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機關單位檔案管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編精心整理的機關單位檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
機關單位檔案管理制度 篇1
第一條為進一步加強本局檔案管理工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，特制定本制度。
第一章檔案人員崗位職責
第二條檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。
第三條嚴格執(zhí)行檔案工作各項制度，加強檔案的日常管理和保護、利用工作。
第四條對本局各部門的檔案工作進行業(yè)務指導。
第五條維護本局檔案的完整與安全，對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止，直至拒絕提供利用，并提出處理意見，報本機關領導批準后執(zhí)行。
第六條機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。
第二章檔案歸檔制度
第七條凡是本局在各項活動中形成的，具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學習、考察和參加各種會議帶回的文件材料，均屬歸檔范圍。
第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應齊全、完整。
第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準確。
第十條會計檔案歸檔必須編制移交目錄，交接雙方按移交目錄清點后簽字。
第三章檔案保管制度
第十一條檔案庫房實行專人負責管理，庫房鑰匙應妥善保管。
第十二條要定時做好庫房內溫濕度記錄，庫房溫度保持14—240c之間，濕度保持在50—65%之間。
第十三條庫房內有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，檔案庫房內不得堆放雜物。
第十四條綜合檔案室應建立全宗卷，積累和存儲本局案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。
第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復制和其它技術處理。
第四章檔案保密制度
第十六條嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，查閱、借閱遵守單位的保密制度，確保檔案的安全，嚴防丟失或泄密。
第十七條查閱檔案，原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的`，須經(jīng)分管領導批準同意，并辦理借閱手續(xù)，按期收回。
第十八條檔案人員不得泄露檔案內容，借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管，不得轉借和擅自復制。
第十九條外單位來本局查閱檔案時，須憑單位介紹信、工作證或身份證，經(jīng)有關領導批準后方可調閱。
第二十條機密文件只能查閱，一律不得外借和復制。
第五章檔案利用制度
第二十一條利用檔案必須愛護檔案材料，嚴禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等，確保檔案的完好，如需摘抄復制，須經(jīng)檔案人員審核，確認無誤后加蓋證明章方能有效。
第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個星期，如果需要延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十三條檔案歸還時，檔案人員必須檢查案卷有否缺損，如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象，按有關規(guī)定予以處理。
第二十四條任何人不得把檔案占為已有。
第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員，檔案人員有權拒絕提供利用。
第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表，寫明利用目的和效果。
第六章檔案安全制度
第二十七條本局檔案工作實行統(tǒng)一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全。
第二十八條對本局規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得將檔案據(jù)為已有，也不得擅自銷毀。
第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本系統(tǒng)及有關單位使用，不屬于開放范圍，對外提供利用需嚴格按照本制度第四、五章執(zhí)行。
第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。
第三十一條庫房內設密集架，配備空調、消防器材等設備，積極做好“八防”工作，杜絕事故隱患。
第三十二條工作人員離開檔案室時應切斷電源，關好門窗。
第七章檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度
第三十三條凡按規(guī)定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊，以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。
第三十四條建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計臺帳，做到記錄正確，帳物相符。
第三十五條在各科室檔案進檔案室前，要對準備移交的檔案進行鑒定、審查，對保管期限、密級確定不準的案卷提出升降意見。
第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定，剔除無保存價值的材料，確保檔案的質量。
第三十七條銷毀文件必須慎重，對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間，確實沒有必要保存時，才予銷毀。
第三十八條凡需銷毀的文件，要編造清冊，寫出書面報告，說明銷毀理由，經(jīng)本局領導審查后才能銷毀，銷毀文件時由兩人監(jiān)督，并在銷毀上注明銷毀日期、地點，銷毀人要簽名、蓋章。
第八章會計檔案管理辦法
第三十九條會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和憑證。
第四十條會計檔案是本局的重要檔案之一，應由機關綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四十一條本局各部門應指定專人收集、整理會計檔案，把歸檔工作列入本部門的職責范圍，明確專人負責。
第四十二條會計檔案當年立卷，由所屬部門保管一年后，向綜合檔案室移交。
第四十三條檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，不得自行拆封，對個別需要拆封重新整理的，應當由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
第四十四條檔案室對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度。
第四十五條檔案室對保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要，須報單位領導批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。
第四十六條會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同檔案所屬部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本局領導批準后銷毀。
第四十七條在銷毀會計檔案時，應由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴格把關，并認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。
機關單位檔案管理制度 篇2
一、引言
眾所周知，現(xiàn)在機關單位中的檔案種類已經(jīng)不是過去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時間也就會隨之大大的增加，這就需要機關單位的管理者與員工都應該以一種全新的管理方式來代替過去的服務模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機關單位在平日的工作中，不但會產(chǎn)生許多的紙質版的檔案，而且還會有大量的一些電子類的檔案文件，這就會造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲量會大量的上升�；谝陨蠋c可知，擴大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。
二、目前機關單位檔案管理工作中存在的不足
（一）機關檔案管理工作缺乏一定的實施力度，并不能對其進行充分的利用。
當前的機關單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個正確的認識，而領導也提出了員工要加強對檔案工作管理。但是實際的情況卻因為部門不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認識到檔案管理這項工作的表面作用。認為檔案的管理是為了即在單位的日�，嵤隆⒈９芄ぞ咭约俺瓕懹涗�。
與此同時，對于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強激光檔案的管理工作，不但是當前形勢其發(fā)展的要求，同時也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機關檔案管理這項工作進行了敘述，并指出機關的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎上提出了相對應的解決措施，進而強化其檔案管理服務性工作能夠高效的開展。
�。ǘn案管理人員的素質普遍較低。
檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個專業(yè)的'檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專業(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個專業(yè)的知識與相應的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來說大一些，會對檔案的價值產(chǎn)生一定的負面影響。
三、如何有效的做好機關檔案管理工作
�。ㄒ唬⿲ΜF(xiàn)在的檔案資料做進一步的深入與完善。檔案的管理人員在對檔案進行收集與整理的過程中就應該對文件做一個明確的分類，并進行準確的編號。同時要隊文件的資料做一個科學合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進行分類。也可以依據(jù)不同的屬性與作用而對檔案進行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費的時間，同時還能夠避免了因為借閱資料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務的質量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業(yè)技能。
�。ǘ┮M和充分的利用信息化的技術管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網(wǎng)絡而進行一個在線的服務與信息資源的共享。
首先將紙質版的檔案原件做一個掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對檔案進行了備份，而且還能夠避免其紙質版的檔案在保存的過程中因為天災或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因為過多的借閱以及使用的過程中出現(xiàn)的檔案的損壞等等的一些現(xiàn)象。進行電子檔案的保存不但可以保護了一些貴重檔案的源文件，與此同時也可以為企業(yè)減少了一些沒必要的損失。
其次，機關可以開展一個在線服務的系統(tǒng)。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費隱私的、重要性不是很強的檔案的電子信息，通過使用關鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個科學的分類。也可以將檔案的資料做歸類，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進行分類。
這樣可以在需要一些相關的資料做查找的時候，工作人員能夠及時有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進行歸類與整理之后，完全可以借助網(wǎng)絡的連接，而實現(xiàn)電腦上資源的共享。同時需要對檔案做實時的更新和維護，員工們可以通過自己的計算機而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時間，提高了查找資料與辦理手續(xù)的效率。
�。ㄈC關領導要加強對檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督。
一般情況下，員工在工作中的重點與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對員工的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正的將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。提高報關信息設備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時還能夠提高對信息的保護層級，防治外來不法分子對信息進行竊取。
四、結束語
檔案見證了各個機關單位的成長歷程，與此同時更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對新時代、新的挑戰(zhàn)。機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷的提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，積極創(chuàng)新、努力進取，提升機關檔案管理部們的綜合素質與服務的水平，進而為機關單位未來的發(fā)展而打下堅實的基礎。
參考文獻：
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