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建筑企業(yè)檔案管理制度（通用11篇）
在現(xiàn)在社會(huì)，制度起到的作用越來(lái)越大，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編精心整理的建筑企業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
建筑企業(yè)檔案管理制度 1
檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的'，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
建筑企業(yè)檔案管理制度 2
第一章總則
第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國(guó)境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項(xiàng)目部、辦事機(jī)構(gòu)等(以下統(tǒng)稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項(xiàng)目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國(guó)家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。
第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時(shí)應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項(xiàng)，確保中方權(quán)益。
第二章管理職責(zé)與人員
第六條各級(jí)檔案行政管理部門(mén)根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實(shí)際情況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國(guó)家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項(xiàng)目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國(guó)家檔案局會(huì)同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。
第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的`分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護(hù)境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國(guó)家、地區(qū)及中華人民共和國(guó)法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報(bào)投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。
(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
第十六條管理、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、人事等各類(lèi)文件材料，參照國(guó)內(nèi)同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內(nèi)報(bào)投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
建筑企業(yè)檔案管理制度 3
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國(guó)檔案法>(以下簡(jiǎn)稱(chēng)<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé)：
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的`管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按<國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
建筑企業(yè)檔案管理制度 4
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來(lái)，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
�。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級(jí)召開(kāi)的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)本單位的重要講話(huà)、指示等。
2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟(jì)）、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng)，重大事件以及專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書(shū)、實(shí)物等。
�。ǘw檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。
對(duì)于專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)門(mén)文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當(dāng)延長(zhǎng)收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
�。ㄈn的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫(xiě)內(nèi)容齊全準(zhǔn)確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打��；案卷裝訂整齊美觀(guān)，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”；機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷(xiāo)單位的檔案都要按照國(guó)家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，為維護(hù)檔案的完整與安全，制定本制度。
�。ㄒ唬└鶕�(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設(shè)置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房、檔案柜和檔案用具。庫(kù)房要堅(jiān)固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。
（二）注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備，上等級(jí)和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，努力延長(zhǎng)檔案的.使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
�。ㄈ┙邮諜n案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，對(duì)接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。
�。ㄋ模┳龊脵n案庫(kù)房管理工作，保證庫(kù)房?jī)?nèi)檔案柜架和檔案排放、編號(hào)合理有序，便于保管和利用，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
�。⿲�(duì)保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并積極采取措施予以處理。
（七）要定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳務(wù)相符，對(duì)損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保黨和國(guó)家的安全，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的方針政策，增強(qiáng)黨性觀(guān)念，在政治上與黨中央保持高度一致。
（二）嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國(guó)家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
�。ㄈ﹪�(yán)格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對(duì)不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
（四）工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫(kù)房。
�。ㄎ澹┕ぷ魅藛T閱卷要堅(jiān)持隨用隨提，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。
�。⿲�(duì)違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時(shí)確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
�。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開(kāi)放的檔案，持身份證即可。
�。ǘ┎殚啓C(jī)密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
�。ㄈn案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過(guò)三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
�。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應(yīng)填寫(xiě)和效果記錄。
�。ㄎ澹┎殚啓n案的人員，要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁(yè)和拆卷，對(duì)損壞檔案者，要追究其責(zé)任。
�。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等），經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，蓋章生效。
�。ㄆ撸┎闄n人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛(ài)護(hù)公共財(cái)物。
（八）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
�。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護(hù)工作，確保檔案的完整與安全。
建筑企業(yè)檔案管理制度 5
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級(jí)和局檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的'發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專(zhuān)（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專(zhuān)（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
建筑企業(yè)檔案管理制度 6
一、必須設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房或?qū)９駥?duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行保管。
二、檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。
三、庫(kù)房要保持清潔和相對(duì)溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫(kù)房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據(jù)檔案庫(kù)房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專(zhuān)用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫(kù)房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。
六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫(kù)房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的`場(chǎng)所。
七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。
八、檔案庫(kù)房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。
建筑企業(yè)檔案管理制度 7
一、目的
加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。
2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。
4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置；
2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的.合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存；
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；
�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷(xiāo)毀
⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。
�、茍�(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦�(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；
�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；
�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；
�、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財(cái)務(wù)檔案資料；
⒁各種實(shí)物檔案；
⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、入娮游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接
�、挪块T(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。
c)結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結(jié)論在前，依據(jù)在后。
d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號(hào)
a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。
建筑企業(yè)檔案管理制度 8
一、總則
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。
二、文件材料的收集
第一條收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集起來(lái)。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)或重要參考價(jià)值的文件材料作為保存的重點(diǎn)，具體包括以下各項(xiàng)：
�。ㄒ唬┥霞�(jí)來(lái)文
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
�。ǘ┕疚募牧�
1、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿等；
2、公司頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的'各種正式文件的簽發(fā)搞、印制稿、重要
文件的修改稿；
3、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要往來(lái)函件、談判記錄、會(huì)議記錄、協(xié)議等文件；
4、公司與各級(jí)行政部門(mén)往來(lái)公文，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；
5、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；
6、反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料；
7、公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料；
9、公司黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話(huà)記錄；從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料；
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、圖紙文件、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；
12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改、注冊(cè)登記資料、人員編制等文件材料；
13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；
14、公司的歷史沿革、大事紀(jì)、年鑒，反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、干部、工人名冊(cè)以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、調(diào)動(dòng)等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；
16、公司員工調(diào)動(dòng)、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根；
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；
18、公司訴訟的各類(lèi)證據(jù)、記錄、協(xié)議、判決等文件。
19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
20、公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考查總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；
21、各種普查工作中形成的文件材料；
22、公司訴訟的各類(lèi)證據(jù)、記錄、協(xié)議、裁決等文件。
第二條收集應(yīng)注意的問(wèn)題
�。ㄒ唬┪募暮透郊瑫r(shí)收集。
�。ǘ┮话阄募淮嬗”竞屯旮澹渌赘宀槐卮鏅n，但特別重要的文件例外。
�。ㄈ┳髡摺r(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
（四）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
（五）有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書(shū)面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
�。┯勉U筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
�。ㄆ撸┙�(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱(chēng)，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
三、立卷歸檔
公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
第三條文件材料的分類(lèi)
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類(lèi)目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。
第四條立卷分工
�。ㄒ唬└鲉挝恍纬傻奈募�，自行立卷；
�。ǘ┥霞�(jí)黨委文件，由黨委辦公室立卷；
�。ㄈ┫录�(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦部門(mén)立卷；
�。ㄋ模┥霞�(jí)單位頒發(fā)的專(zhuān)業(yè)性文件，由承辦部門(mén)立卷；非專(zhuān)業(yè)性文件，由辦公室立卷；
第五條歸檔
�。ㄒ唬└鲉挝挥�4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理）。
�。ǘ└鞣N文件、資料，按性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。
�。ㄈ┚哂胁煌瑑r(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷注明。
（四）案卷必須整齊排序，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
四、檔案保管
第六條檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
第七條膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片的拷貝要分別存放，必要時(shí)采用專(zhuān)用廚具進(jìn)行保存。
第八條底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
第九條庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
五、檔案借閱
第十條借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
第十二條借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，確因工作需要不能到期歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
第十三條歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)清楚，并在借閱登記薄上及時(shí)注銷(xiāo)。
第十四條凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
第十五條底圖一般不予外借。
六、檔案銷(xiāo)毀
第十六條對(duì)已過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。
七、檔案統(tǒng)計(jì)
第十七條銷(xiāo)毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
第十八條要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十九條除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
第二十條統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
第二十一條對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。
八、檔案保密
第二十二條檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
第二十三條不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。第二十四條檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
建筑企業(yè)檔案管理制度 9
�。ㄒ唬┛倓t：
一、本管理制度旨在確保公司文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，促進(jìn)部門(mén)內(nèi)部及部門(mén)和上級(jí)部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以部門(mén)名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見(jiàn)及規(guī)定等等，上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報(bào)的各類(lèi)文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。
�。ǘ┦瘴闹贫龋�
1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時(shí)將文件送達(dá)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無(wú)缺，并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。
4、分團(tuán)委各部門(mén)每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng)，應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的.有關(guān)規(guī)定扣分。
5、各部門(mén)上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。
6、上交上來(lái)的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。
7、分團(tuán)委所屬各部門(mén)可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。
�。ㄈ┌l(fā)文制度：
1、部門(mén)各類(lèi)文件指在公司內(nèi)部統(tǒng)一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。
2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，部門(mén)任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋部門(mén)相應(yīng)的公章。
5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
建筑企業(yè)檔案管理制度 10
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
第二條財(cái)務(wù)部門(mén)是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門(mén)，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類(lèi)，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)。
第二章會(huì)計(jì)檔案管理
第三條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。
具體包括：
1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其它類(lèi)：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料。
第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專(zhuān)人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，檔案依據(jù)分類(lèi)，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專(zhuān)人負(fù)責(zé)分類(lèi)整理，檔案柜鑰匙由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。
第七條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門(mén)、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi)。
第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的`第一天算起。
第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。
第十一條保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：
1.編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長(zhǎng)辦公室人員共同監(jiān)銷(xiāo)。
4.監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總裁。
第十二條保管期滿(mǎn)但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。
第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。
第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
第三章年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理
第十八條年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類(lèi)別分別由專(zhuān)人保管。
第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別裝訂，注明名稱(chēng)、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，
第二十條年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門(mén)、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。
第四章資金類(lèi)檔案管理
第二十一條資金類(lèi)檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條資金類(lèi)檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類(lèi)保管。
第二十三條融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條資金類(lèi)檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章預(yù)算檔案管理
第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。
第二十六條預(yù)算檔案按年度分類(lèi)保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
第六章日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理
第二十七條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類(lèi)。其中內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件包括各子公司、各部門(mén)之間以及部門(mén)內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”“股東會(huì)決議”“董事會(huì)決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)、內(nèi)外往來(lái)文件。
第二十八條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來(lái)文件等等;外部往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類(lèi)存檔。
第二十九條公司內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。
第七章合同檔案管理
第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。
第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借�？稍谪�(cái)務(wù)部門(mén)查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。
第三十三條合同文檔須指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
第八章附則
第三十四條本辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第三十五條本辦法經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開(kāi)始實(shí)施。
建筑企業(yè)檔案管理制度 11
�。�、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中超多的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過(guò)程及其一般規(guī)律性的工作。
２、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開(kāi)展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，帶給科學(xué)的依據(jù)。
�。�、統(tǒng)計(jì)資料。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等狀況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專(zhuān)門(mén)統(tǒng)計(jì)。
４、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、帶給資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。
５、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。
�。�、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，務(wù)必把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。
�。�、按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)務(wù)必用心收集資料，做好單項(xiàng)的'統(tǒng)計(jì)；半年務(wù)必做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終務(wù)必進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。
�。浮�(zhuān)人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。
檔案庫(kù)房管理制度
�。�、檔案保管工作，是采用必須的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。
２、按專(zhuān)業(yè)類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。
�。�、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
�。�、加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。
５、庫(kù)房要持續(xù)溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對(duì)濕度在４５－６０％之內(nèi)；持續(xù)清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。
�。�、庫(kù)房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。
�。贰⒔咏贿M(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外；在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙。
檔案銷(xiāo)毀制度
�。薄n案的銷(xiāo)毀，是指對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿(mǎn)無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
２、檔案銷(xiāo)毀，務(wù)必按照國(guó)家規(guī)定檔案銷(xiāo)毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。
�。�、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，務(wù)必寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案資料分析報(bào)告，列出檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
�。�、檔案銷(xiāo)毀，務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。
�。�、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠(chǎng)化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上寫(xiě)明某曰已銷(xiāo)毀并簽名蓋章。
６、檔案的銷(xiāo)毀，務(wù)必在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷(xiāo)毀”。
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