內(nèi)部采購管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的內(nèi)部采購管理制度，歡迎大家分享。
第一章總則
第一條為了規(guī)范公司的采購業(yè)務(wù),制定詢價(jià)、議價(jià)流程,降低采購成本,確保公司各項(xiàng)物料供應(yīng),加強(qiáng)公司物料采購的監(jiān)督管理,制定本辦法。
第二條本辦法所稱采購包括原輔材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等采購及勞務(wù)采購。
第三條公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購,貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標(biāo)。
第二章采購流程
第四條請(qǐng)購的提出
1、生產(chǎn)研發(fā)部物控員依物料需求狀況、庫存數(shù)量、請(qǐng)購前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料《請(qǐng)購單》,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動(dòng)保護(hù)用品、各種日常耗材等;
2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合部負(fù)責(zé)開立《請(qǐng)購單》;
3、《請(qǐng)購單》應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng),經(jīng)主管審核,并依請(qǐng)購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn);
4、《請(qǐng)購單》一聯(lián)自存,二聯(lián)送交供應(yīng)鏈(生產(chǎn)物料)、綜合部(辦公用品),三聯(lián)交財(cái)務(wù)部;
5、交期相同的同屬一個(gè)供應(yīng)廠商的物料,請(qǐng)購部門應(yīng)填具在同一份《請(qǐng)購單》內(nèi);
6、緊急請(qǐng)購時(shí),請(qǐng)購部門應(yīng)于《請(qǐng)購單》備注欄注明“緊急”字樣。
第五條請(qǐng)購核準(zhǔn)權(quán)限
1、生產(chǎn)研發(fā)所需原材料由生產(chǎn)或研發(fā)部經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn);
2、車間需購買的機(jī)修配件、零件,價(jià)值在20xx元以下的由車間主任審核后,報(bào)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn);價(jià)值在20xx元以上的車間主任簽字確認(rèn)后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核,報(bào)分管副總核準(zhǔn),總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請(qǐng)購,由綜合部填報(bào)《請(qǐng)購單》,綜合部經(jīng)理批準(zhǔn);空調(diào)、熱水器、高級(jí)家具及單件物品價(jià)值在20xx元以上的由綜合部經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。
第六條請(qǐng)購的撤消
1、已開具《請(qǐng)購單》需撤銷請(qǐng)購時(shí),由請(qǐng)購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人,并轉(zhuǎn)送供應(yīng)鏈或綜合部,必要時(shí)應(yīng)先口頭通知。
2、采購有關(guān)部門接到通知后,立即停止采購。
3、如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購時(shí),采購部門應(yīng)商原請(qǐng)購部門并妥善處理善后事宜。
第七條采購方式
根據(jù)本公司實(shí)際情況,公司物料采購采用以下三種方式:
1、集中采購公司通用性大宗物料(鋼材等),以集中采購較為有利,依定時(shí)或定量計(jì)劃進(jìn)行采購;
2、合約采購公司經(jīng)常使用物料,采購部門應(yīng)事先選擇供應(yīng)商,確定供應(yīng)價(jià)格及交易條件,辦理合約采購,依定時(shí)或定量的方式進(jìn)行采購;
3、一般采購除1、2以外的零星物料,采用按需采購的方式。
第八條詢價(jià)、議價(jià)
1、采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)收到經(jīng)核準(zhǔn)的《請(qǐng)購單》后,除集中采購方式外,采購人員應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià);
2、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況,不受前款所限;
3、如向特約供應(yīng)商采購時(shí),應(yīng)附其報(bào)價(jià)明細(xì)表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時(shí)索要報(bào)價(jià)明細(xì)表;
4、選擇詢價(jià)或采購的對(duì)象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇;
5、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的物料規(guī)格與請(qǐng)購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí),采購人員應(yīng)商請(qǐng)購部門確認(rèn);
6、專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目,采購部門應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià);
7、詢價(jià)后,如有必要,采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價(jià);議價(jià)應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。
第九條議價(jià)原則
有以下情況時(shí),采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商議價(jià):
1、市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢(shì)時(shí);
2、采購頻率明顯增加時(shí);
3、本次采購數(shù)量大于前次時(shí);
4、本次報(bào)價(jià)偏高時(shí);
5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)的供應(yīng)商提供更低價(jià)格時(shí);
6、其他有利于公司條件時(shí)
第十條定價(jià)核準(zhǔn)
1、采購人員詢價(jià)、議價(jià)完成后,填寫《采購詢價(jià)、議價(jià)單》(對(duì)內(nèi)使用),隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價(jià)單》(對(duì)外使用),必要時(shí)附上書面說明,呈采購部門負(fù)責(zé)人審核;采購部門負(fù)責(zé)人審核時(shí),認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí),退回采購人員重新議價(jià),或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)。
2、單筆采購金額在五千元以下的采購訂單,價(jià)格由采購部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn),確定供應(yīng)商;超過五千元的采購訂單,其價(jià)格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。
3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定,必須呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。
第十一條訂購作業(yè)
1、供應(yīng)商經(jīng)核準(zhǔn)后,采購人員應(yīng)以本公司出具《購銷合同》或供貨商出具《購銷合同》形式與供應(yīng)商訂立合同,訂購物料。
2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。
3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。
第十二條驗(yàn)收與付款
1、依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。
2、依合同約定的付款方式,辦理供應(yīng)商付款工作。
第三章采購質(zhì)量管理
第十三條采購質(zhì)量文件資料要求
訂購前,應(yīng)提供下列文件資料,或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:
1、訂購產(chǎn)品規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。
2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級(jí)要求。
3、各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
4、所需產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求。
第十四條合格供應(yīng)商選擇
除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,應(yīng)向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:
1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。
2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。
3、以往采購的良好記錄。
第十五條質(zhì)量保證約定
物料采購,應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)量保證責(zé)任,并在訂購前明確。本公司要求供應(yīng)商承諾下列質(zhì)量保證:
1、供應(yīng)商質(zhì)量管理體系符合本公司指定的質(zhì)量保證系統(tǒng)、如iso9000等。
2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測(cè)。
3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其質(zhì)量檢驗(yàn)合格記錄。
4、接受本公司必要的供應(yīng)商調(diào)查。
5、保證對(duì)提供的產(chǎn)品在使用或銷售中因供應(yīng)商責(zé)任所致?lián)p失的承擔(dān)與賠付。
第十六條進(jìn)貨驗(yàn)收規(guī)定
供應(yīng)商提供的物料,必須經(jīng)過本公司倉庫、質(zhì)檢、采購等部門人員相關(guān)驗(yàn)收工作,主要包括下列幾項(xiàng):
1、品質(zhì)檢驗(yàn)質(zhì)檢部按進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn),以確定交貨質(zhì)量符合質(zhì)量要求。
2、處理短損根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果,對(duì)發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時(shí)向供應(yīng)商索賠;
3、退還不合格品對(duì)檢驗(yàn)不合格物料,退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理,由此造成的損失,向供應(yīng)商進(jìn)行索賠;
第十七條質(zhì)量糾紛處理
采購物料發(fā)生規(guī)格不符、質(zhì)量不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況的處理流程統(tǒng)稱為質(zhì)量糾紛處理。具體規(guī)定如下:
1、處理依據(jù)以雙方事先約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為處理依據(jù),并在《購銷合同》上詳細(xì)說明,其中涉及交貨時(shí)間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等,原則上以本公司的要求為依據(jù)。
2、采購物料退貨與索賠
(1)擬退回采購物料應(yīng)由倉管員清點(diǎn)整理后,通知采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)。
(2)采購部門經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。
(3)現(xiàn)貨供應(yīng)退貨,要求供應(yīng)商更換合格物料。
(4)訂制品退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。
(5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時(shí),可取消訂單,更換供應(yīng)商。
(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。
(7)雙方事前沒有明確訂購合約時(shí),以實(shí)際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。
3、其它索賠規(guī)定
(1)供應(yīng)商原因造成交貨延遲,以實(shí)際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。
(2)破損短少情形,由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料,若由此造成本公司損失,依實(shí)際發(fā)生情況索賠。
(3)因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司損失,依實(shí)際發(fā)生情況索賠。
(4)其他原因?qū)е卤竟緭p失,依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。
第四章采購交期管理
第十八條采購交期管理是采購的重點(diǎn)之一,確保交期的目的,是在必要的時(shí)間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)且生產(chǎn)成本合理。
第十九條按供應(yīng)商評(píng)價(jià)辦法進(jìn)行考核,將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。
第二十條對(duì)托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人,盡快查實(shí)情況。
第五章付款方式
第二十一條付款方式
1、由采購部門根據(jù)《請(qǐng)購單》、《采購詢價(jià)、議價(jià)單》、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收單、《入庫單》,向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。
2、財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定的付款方式,與廠商結(jié)款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第六章采購人員工作職責(zé)
第二十二條對(duì)短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。
第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運(yùn)作,對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲(chǔ)積壓,損失由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
第二十四條采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí),應(yīng)及早報(bào)告采購部經(jīng)理說明原因,提出相應(yīng)意見方案,采購部應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通,擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策,特別重大事項(xiàng),應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。
第二十五條采購人員必須牢固樹立主人翁思想,盡職盡責(zé),堅(jiān)持原則,秉公辦事,切實(shí)維護(hù)公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。
第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購,任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。
第二十七條采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。
第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí),急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。
第二十九條為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)商品信息,采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)工作能力,以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。
第三十條售后服務(wù):對(duì)于采購物資,采購部在簽訂購買合同時(shí),要明確服務(wù)約定。
1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的,由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。
2、對(duì)于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由采購部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。
本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
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