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公文寫作常見錯誤辨析
盡管國務(wù)院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒有好好學(xué)習(xí)，基本上是個門外漢；②對最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法；③寫作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做；④文字表達(dá)能力較差，又沒有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。
下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：
一、文種不明
即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標(biāo)題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”；而《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)�！庇秩纭皡R報(bào)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××（發(fā)文單位）關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報(bào)告”，或者改為事務(wù)類的“××××（發(fā)文單位）電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。
二、生造文種
一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請示報(bào)告”；另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當(dāng)作機(jī)關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計(jì)劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。
第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：
�。�1）規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。（又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國電內(nèi)規(guī)’
字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號�！睋�(jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。）
（2）事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文（上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報(bào)的則用“批轉(zhuǎn)”）。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計(jì)劃的通知》，將《1999年工作計(jì)劃》作為通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“報(bào)告”行文，把要報(bào)送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。
三、錯用文種
錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：
�。�1）把“請示”誤為“報(bào)告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項(xiàng)的報(bào)告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進(jìn)行評估立項(xiàng)，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報(bào)告”。
�。�2）濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報(bào)”的誤為“通知”。
�。�3）濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準(zhǔn)或辦理的事項(xiàng)時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。
�。�4）“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知（或函）》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。
�。�5）“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項(xiàng)時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××（單位）×××（事項(xiàng)）的批復(fù)》。
�。�6）誤用處分事項(xiàng)公文文種�！皼Q定”和“通報(bào)”均可用于處分事項(xiàng)。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案；批評性“通報(bào)”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報(bào)”可以帶附件（即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報(bào)告），處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可；批評性“通報(bào)”要
發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項(xiàng)具體情況正確選用，以避免誤用文種。
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