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企業(yè)檔案室工作模式調(diào)研思考工作心得
[內(nèi)容摘要] 影響企業(yè)檔案工作模式的原因是復(fù)雜多樣的，本文闡述了七種現(xiàn)代管理理念對企業(yè)檔案室工作模式的影響，領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代管理理念越全面，即這些理念的綜合作用愈強，檔案工作就會愈全面、愈深入、定位層次愈高，在企業(yè)全局工作中發(fā)揮的作用也就愈大。
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案室 工作模式 思考
企業(yè)檔案工作在企業(yè)是否受到應(yīng)有的重視，企業(yè)檔案工作模式或定位層次如何，固然與所處的經(jīng)濟環(huán)境有關(guān)，但在相似的物質(zhì)能力下，還更大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)者的管理理念及由此導(dǎo)致的積極抑或消極的檔案觀。檔案觀的積極消極與否，檔案工作模式的形成，直接受以下7個方面的現(xiàn)代管理理念的影響：
一、追求效益的理念
在社會主義市場經(jīng)濟中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實現(xiàn)科學(xué)管理的一項重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場競爭中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟效益和物質(zhì)財富，要求科學(xué)的管理、正確的決策和建立科學(xué)的組織管理機制，這些都離不開對企業(yè)檔案的依賴。
企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業(yè)的發(fā)展過程，對維護企業(yè)經(jīng)濟利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供必要的參考；在實施技術(shù)改造時，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財力，給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業(yè)的經(jīng)濟效益和合法權(quán)益；在進行企業(yè)資產(chǎn)評估時，它是必不可少的重要依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資源和知識寶庫，是企業(yè)的寶貴財富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開發(fā)檔案這一重要信息資源提供了客觀依據(jù)。
二、權(quán)益保護的理念
社會的進步在一定程度上體現(xiàn)為法制的進步，市場經(jīng)濟在一定意義上可以理解為法制經(jīng)濟。社會競爭的加劇，使我們必須增強法的意識和自我權(quán)益的保護意識。具有這種意識的領(lǐng)導(dǎo)者，自然懂得維權(quán)或執(zhí)法必須以具有法律意義的原始證據(jù)為憑。
受這種理念的影響，所屬的企業(yè)檔案工作一般會受到特別的重視，他們懂得對有關(guān)資格、合同、專利、著作權(quán)、商標(biāo)等方面的文件悉心管理。當(dāng)自身權(quán)益受到侵害時，他們能夠首先想到依靠具有法律證據(jù)意義的檔案來加以維護。在這里，檔案室或檔案館充當(dāng)保護原始證據(jù)的保險箱。
三、超前控制的理念
在現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)和管理理論中，控制被理解為保證各項活動達到預(yù)期效果的職能。控制的過程是否有效，依賴于能否找到問題的真實癥結(jié)。一般的控制是在出現(xiàn)偏差之后，通過分析偏差產(chǎn)生的原因，追溯個人責(zé)任，這是事后控制或間接控制。直接控制或超前控制則強調(diào)提高人員素質(zhì)，尤其是他們的自覺規(guī)范，使行為盡可能不出偏差。比如為了保證基建質(zhì)量，需要工程監(jiān)理作全程跟蹤的真實記錄。一筆經(jīng)費從獲得到開支都要帳目清楚。一項工作從議事到執(zhí)行都要有案可查。這些都是為了實現(xiàn)控制。當(dāng)工程的質(zhì)量發(fā)現(xiàn)問題，我們可以通過監(jiān)理的真實記錄找到原因，訂出解決方案。當(dāng)財務(wù)出現(xiàn)疑點，我們可以根據(jù)帳薄核查漏洞。這里，我們可以清楚地看到檔案在管理的控制功能中所發(fā)揮的重要作用。因此，懂得控制原理的領(lǐng)導(dǎo)一定懂得檔案的重要。檔案的控制功能不僅表現(xiàn)為事后的糾偏和責(zé)任控制，還表現(xiàn)為事先的規(guī)范作用和超前控制。
在控制意識的作用下，領(lǐng)導(dǎo)者往往更多地關(guān)注會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案和其它涉及責(zé)任控制的檔案。他們特別注意文書處理的程序、歸檔的及時完整和系統(tǒng)以及檔案保管的安全，體現(xiàn)為以保管為重心的工作特色。
四、科學(xué)決策的理念
現(xiàn)代管理的理論告訴我們，科學(xué)管理的核心是決策。要想獲得迅速、合理而科學(xué)的決策，必須懂得決策離不開事實前提和決策環(huán)境，而企業(yè)檔案室正是獲得相關(guān)事實和環(huán)境認識的必到之處。具有這種科學(xué)決策理念的領(lǐng)導(dǎo)者，怎么可能不想到檔案的重要呢？
在這種科學(xué)決策意識的支配下，領(lǐng)導(dǎo)者往往會對檔案工作有較高的期望值，他們希望檔案工作者不僅能夠管好檔案，而且還能為科學(xué)決策搜集整理盡可能多的原料。在這種熱望之中，檔案工作往往會形成以咨詢利用為軸心的特點。除了日常的雙向式服務(wù)以外，各種《年鑒》、《文件匯編》、《數(shù)據(jù)匯編》、《大事記》等深加工的檔案產(chǎn)品，成為科學(xué)決策的重要依據(jù)。
五、追求效率的理念
21世紀(jì)是管理的世紀(jì)，有效管理的一個重要標(biāo)志便是效率的提高。要想獲得工作的高效，就必須避免迂回的道路和重復(fù)的勞動，這要靠科學(xué)有序的管理系統(tǒng)來支持，從這個意義上講，文書檔案是科學(xué)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。作為檔案前身的文書負載著政令的內(nèi)容和決策意志，其傳達和反饋的速度，直接影響到效率的高低。由于文書和檔案工作內(nèi)在的連鎖關(guān)系，這使人們對文書的關(guān)注延伸到它的檔案階段。無論是在行政事業(yè)單位還是在企業(yè)單位，文件傳遞的渠道是否暢通，文書檔案工作狀況是否處于有序的管理而方便傳遞、查檢，這對講求效率的領(lǐng)導(dǎo)者來說是不難注意到的。
在講求效率的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)影響下，檔案工作的重心會更多地偏向文書處理的階段，文書檔案工作制度的嚴(yán)格和規(guī)范、查檢檔案手續(xù)的簡化和文書檔案工作技術(shù)上的連鎖性成為其主要特點。
六、信息與人才優(yōu)勢的理念
當(dāng)人們都在討論信息是與物質(zhì)和能源并列的3大社會支柱，信息就是財富的時候，領(lǐng)導(dǎo)者是否真正懂得信息的涵義和作用？是否真正了解“信息成為資源的一個必要條件是對信息的管理”是否考慮過實力的競爭會愈來愈演變?yōu)樾畔⒑腿瞬艃?yōu)勢的競爭呢？是否知道檔案工作是信息系統(tǒng)工程中必不可少的一個方面軍呢？只有具備這樣的認識，只有懂得知己知彼，懂得信息的贏家往往就是市場和事業(yè)的贏家，他們才可能在工作中不僅著眼于現(xiàn)實，還能從戰(zhàn)略的高度自覺地注意到文獻信息的存貯、加工、序化和利用，檔案工作也才可能因此受到其重視。
在信息和人才理念的作用下，領(lǐng)導(dǎo)者能夠感到未來經(jīng)濟的變化，能夠懂得檔案是一種重要的無形資產(chǎn)，可以在管理、創(chuàng)新和競爭中發(fā)揮巨大潛能。因此，在這樣的部門和單位，檔案工作往往會被納入信息一體化管理的模式，檔案工作在由檔案、圖書和情報共同構(gòu)成的一個信息系統(tǒng)中動態(tài)地發(fā)揮作用。在這里，檔案工作充滿濃郁的現(xiàn)代信息化色彩。在不少企事業(yè)單位，檔案室或檔案館成為情報信息中心的核心組成部分，那里不僅擁有代表本單位信息管理最高水平的先進設(shè)施，而且實際地在科學(xué)決策、技術(shù)創(chuàng)新和人才激勵等方面發(fā)揮重要作用。這些部門和單位除了注意自身檔案的完整，還十分注意外部相關(guān)信息的檔案化貯存和加工。檔案工作者會在文書與檔案工作中更多地注意人才檔案、科技檔案、電子文件的管理和保護、管理軟件的應(yīng)用和研制、檔案信息的數(shù)據(jù)化處理和網(wǎng)上傳輸?shù)确矫妗?/p>
七、公共文化的理念
現(xiàn)代社會，人們對公共文化事業(yè)的建設(shè)寄予越來越大的希望。在公共文化理念的牽引下，領(lǐng)導(dǎo)者往往會將檔案室或檔案館的建設(shè)納入整個文化事業(yè)投入的框架，這種情形下的檔案工作，在史料的組織、廠和部門史志的研究、特色展示、愛廠愛崗教育和營造文化氛圍等方面發(fā)揮重要作用，體現(xiàn)出以史料工作為主和兼容、開放共享的特征，這在企業(yè)綜合性檔案館、室比較典型。
現(xiàn)代管理理念并不僅限于上述7個方面，影響企業(yè)檔案工作模式的原因是復(fù)雜多樣的，我們顯然不能認為企業(yè)實踐會與以上所談情形絕然對應(yīng)。上述現(xiàn)代管理理念的哪個方面占主導(dǎo)，檔案工作就會呈現(xiàn)相對偏重的傾向，形成不同類型的企業(yè)檔案工作模式。領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代管理意識越全面，即這些意識的綜合作用愈強，檔案工作就會愈全面、愈深入、定位層次愈高，在企業(yè)全局工作中發(fā)揮的作用也就愈大。
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