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內(nèi)部控制在企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的作用論文
【摘 要】會(huì)計(jì)在企業(yè)中尤為重要，隨著經(jīng)濟(jì)和科技的雙重發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化，但電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)具有特殊性，對(duì)其實(shí)施內(nèi)部控制十分重要。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中建立內(nèi)部控制措施必須采用輪換崗位、內(nèi)審?fù)鈱徬嘟Y(jié)合等多種方案，才能為企業(yè)財(cái)產(chǎn)的保值增值提供保障，為企業(yè)盈獲更大的效益。
【關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部控制;電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng);作用
企業(yè)內(nèi)部控制為其物資的完整、財(cái)產(chǎn)安全提供了有力的保障，決定著電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策有效性、可靠性以及正確性。企業(yè)必須建立相應(yīng)的內(nèi)部控制體系，并認(rèn)真貫徹落實(shí)，長(zhǎng)期執(zhí)行下去才能為企業(yè)的良性發(fā)展提供保障，繼而保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)的預(yù)期目標(biāo)得以達(dá)成。
隨著經(jīng)濟(jì)和科技的雙重發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化，使企業(yè)會(huì)計(jì)管理及其核算環(huán)境發(fā)生了巨大變化。使用計(jì)算機(jī)有效的提升了數(shù)據(jù)處理速度，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式相比，電算化會(huì)計(jì)降低或避免了人為原因造成的錯(cuò)誤，具有很高的核算準(zhǔn)確度和可靠性。但是，電算化較為抽象使企業(yè)內(nèi)部控制面臨新的難題，抑制著內(nèi)部控制的有效發(fā)展。從而，較現(xiàn)行的形勢(shì)而言，企業(yè)內(nèi)部控制相對(duì)落后，不適應(yīng)時(shí)代需求。同時(shí)，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)具有特殊性，因此建立能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制十分重要。
基于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和使用過(guò)程之上，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度主要分為三部分，包括有對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和實(shí)施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)部門(mén)間的管理控制以及對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)日常使用過(guò)程的日常控制等。對(duì)此，本文內(nèi)部控制在企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的作用。
一、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制
電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)前后以及發(fā)展控制都需要進(jìn)行可行性分析、資金預(yù)算以及效益評(píng)估等工作;開(kāi)發(fā)過(guò)程中需要進(jìn)行系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)等;同是對(duì)現(xiàn)行的系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估、系統(tǒng)更新可行性等。總之，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)發(fā)展控制中主要包括有如下幾點(diǎn)：
(一)認(rèn)可與授權(quán)：電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與研究需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與授權(quán)，它決定著電算化會(huì)計(jì)的成敗;電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)需要發(fā)展和更新，必定波及企業(yè)管理機(jī)制，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與授權(quán)能為電算化系統(tǒng)提供基本的物質(zhì)和資金保障。
(二)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：企業(yè)的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)不論是自行開(kāi)發(fā)還是購(gòu)買(mǎi)，都必須嚴(yán)格遵守相關(guān)部門(mén)指定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，例如《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》。唯有此，電算化管理系統(tǒng)才更為健全與可靠，更利于系統(tǒng)的更新與發(fā)展。
(三)人員的培訓(xùn)：電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)加以控制，就需對(duì)系統(tǒng)使用者進(jìn)行培訓(xùn)，提升相關(guān)操作者對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知和理解，使系統(tǒng)運(yùn)行出錯(cuò)的可能性得以降低。
(四)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換：新的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)在代替原有的會(huì)計(jì)體系之前，必須經(jīng)過(guò)一系列的轉(zhuǎn)換程序。而在這個(gè)時(shí)期，加以內(nèi)部控制采取有效的控制措施，做好轉(zhuǎn)換工作，使新舊系統(tǒng)得以并行運(yùn)行，能對(duì)新的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)的檢驗(yàn)。值得注意的是并行運(yùn)行進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)間最少為三個(gè)月。
(五)程序的完善：隨著經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或環(huán)境的變化，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)的進(jìn)行修改，而且系統(tǒng)用久了必然會(huì)發(fā)現(xiàn)弊端進(jìn)行修改，因此，系統(tǒng)不可避免的需要進(jìn)行修改。利用內(nèi)部控制，需要將修改進(jìn)行周密的規(guī)劃與記錄，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)加以控制，并對(duì)原因和性質(zhì)梳理成書(shū)面報(bào)告經(jīng)批準(zhǔn)后才能修改，同時(shí)內(nèi)部控制規(guī)定相關(guān)人員不得參與修改過(guò)程。所以，加強(qiáng)內(nèi)部控制有利于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的完善。
二、部門(mén)管理控制
企業(yè)為對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)相關(guān)的部門(mén)和人員的管理和控制進(jìn)行加強(qiáng)和完善，而建立的一系列內(nèi)部控制制度就是部門(mén)管理制度，它包括有如下幾點(diǎn)：
(一)設(shè)置機(jī)構(gòu)：根據(jù)不同形態(tài)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，企業(yè)可以將電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)化分為輸入組、處理組和分析組等組別;也可以按工作職能分為主管、操作、維護(hù)、審查、分析等崗位。運(yùn)用內(nèi)部控制，可根據(jù)企業(yè)的自身規(guī)模，按精簡(jiǎn)、科學(xué)的原則設(shè)置符合自身經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的組織機(jī)構(gòu)，有利于分析成本效益。
(二)劃分職能：內(nèi)部控制的主要作用就是分離不相容的職務(wù)，和傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)體系一樣，電算化會(huì)計(jì)也會(huì)引發(fā)舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。因此，進(jìn)行內(nèi)部控制，將那些不相容的職務(wù)進(jìn)行分離，明確劃分所有職務(wù)的根本職責(zé)，并能建立職務(wù)輪換制度，能避免惡劣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
(三)上機(jī)管理：電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)多必須的計(jì)算機(jī)大多是專用的，加以內(nèi)部控制明確管理制度，能使職工與計(jì)算機(jī)相匹配，從而約束職工各司其職、各盡其責(zé)。
(四)管理檔案：對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制，能建立完善的檔案制度，對(duì)相關(guān)資料能及時(shí)存檔，繼而有利于進(jìn)行檔案管理，而完善的檔案制度包括有優(yōu)秀的檔案管理者、健全的資料借還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方案以及安全可靠的儲(chǔ)存設(shè)備等。同時(shí)，內(nèi)部控制能約束相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行定期備份，能制定應(yīng)急處理措施和恢復(fù)手段，避免檔案被破壞。
(五)管理設(shè)備：內(nèi)部控制能保證企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的各項(xiàng)硬件設(shè)備完好無(wú)損，使其能夠正常使用。一般地，設(shè)備管理控制范圍包括有溫度、濕度、防火、防靜電等各類設(shè)備所處環(huán)境以及人文環(huán)境。
三、日常控制
所謂的日�？刂凭褪菍�(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的使用過(guò)程中的經(jīng)常性控制，它主要包括有以下幾點(diǎn)：
(一)業(yè)務(wù)發(fā)生控制：又稱程序檢查，旨在利用控制程序?qū)o(wú)效的、不科學(xué)的以及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行甄別和拒納。操作口令是進(jìn)入系統(tǒng)的鑰匙，時(shí)常修改，因此內(nèi)部控制能讓會(huì)計(jì)人員不泄露操作口令，從而避免非法分子的攻擊。
(二)數(shù)據(jù)錄入控制：內(nèi)部控制能?chē)?yán)格控制電算化系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)，從而為數(shù)據(jù)錄入的正確性提供保障。數(shù)據(jù)錄入控制首先規(guī)定錄入數(shù)據(jù)必須經(jīng)過(guò)手軟才能進(jìn)行錄入，同時(shí)相關(guān)內(nèi)部控制部門(mén)要進(jìn)行審核;其次利用技術(shù)手段對(duì)錄入數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行識(shí)別。
(三)數(shù)據(jù)通訊控制：采取內(nèi)部控制能防止在進(jìn)行數(shù)據(jù)通訊時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤、泄密或丟失等事故。
(四)數(shù)據(jù)處理控制：內(nèi)部控制能對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，其數(shù)字進(jìn)行核對(duì)、字段和記錄長(zhǎng)度進(jìn)行檢查、代碼和數(shù)字的有效范圍進(jìn)行檢查以及記錄總數(shù)進(jìn)行檢查;同時(shí)還能對(duì)文件長(zhǎng)度、標(biāo)識(shí)以及是否感染病毒等進(jìn)行檢查，從而為數(shù)據(jù)處理的有效性、可靠性和安全性提供保障。
除此之外，內(nèi)部控制還能保證電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的輸出信息的準(zhǔn)確性，為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)提供保障，從而使其調(diào)用、更新和檢索更為方便。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在企業(yè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部控制的作用十分廣泛。因此，企業(yè)在趨于現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，要提升電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制水平，從而提升企業(yè)自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，在如今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下得以生存并良性的發(fā)展下去。
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