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圖書館與資料室的建立論文
[摘要]以廣西師范大學為例，闡述了高校圖書館與院系資料室聯(lián)合目錄數(shù)據庫建設的意義，并對實施細節(jié)進行了探討。
[關鍵詞]高校圖書館；資料室；書目數(shù)據庫；聯(lián)合目錄
1前言
自1998年11月國家高等教育文獻保障系統(tǒng)CALIS(ChinaAcademicLibrary&Informationsystem)項目正式立項以來，成效斐然。目前CALIS三級保障系統(tǒng)(全國文獻信息服務中心、地區(qū)分中心、各圖書館)主干網的基本框架已經完成，成員發(fā)展迅速，“截止到2006年12月31日聯(lián)合目錄成員館總數(shù)已達604家”。CALIS在第一期建設階段已取得顯著成效：共建共知共享的觀念得到了普遍的認同；越來越多的高校圖書館積極參與CALIS的建設，相同地區(qū)內高校圖書館的合作活動越來越多；館際互借活動在方式方法上、服務內容上日益豐富；促進了一批高校圖書館的現(xiàn)代化建設及一批省市的文獻信息保障體系建設，增加了對用戶文獻信息需求的保障力度。
然而就在我們?yōu)楦咝ｐ^之間實現(xiàn)文獻資源共建共享而不懈努力并取得可喜成就時，往往忽略了眼前的一個事實：我們自己校內文獻資源的共建和共享工作由于種種原因卻停滯不前。以CALIS為中心的文獻信息共享網絡主要只是在各高校圖書館之間運行，而作為高校內部圖書館的組成部分的各院系資料室大多被拋棄在發(fā)展軌道之外。作為CALIS的一個組成部分——高校內部文獻信息系統(tǒng)也包括高校各院系資料室，缺少了院系資料室的參與，高校內部自身的文獻保障體系就是不完整的，從而影響了CALIS整體的文獻保障。所以CALIS強調各高校要大力加強自身的文獻保障體系的建設，以促進CALIS全面化的文獻資源建設，因此作為CALIS成員館的各高校其自身的文獻保障體系的建設就顯得異常緊迫。高校內文獻資源共建共享不僅是促進高校教學、科研發(fā)展的重要組成部分，同時也是CALIS賦予我們各高校的職責。
我館是CALIS的成員館，我校的文獻資源保障系統(tǒng)從醞釀到論證到現(xiàn)在具體實施已經過了較為充分的準備。它的建設目標是一方面建立起校內的文獻保障體系，建立本校的文獻資源共享網絡，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個嶄新的水平，為重點學科建設及總體目標的實現(xiàn)提供有力的保障；另一方面CALIS賦予我們建設各自子系統(tǒng)的責任，進一步鞏固和完善CALIS三級文獻保障體系，對提高CALIS綜合服務水平，擴大CALIS服務范圍做出有力推動。
高校文獻保障體系的一項非常重要的工作就是校內聯(lián)合目錄數(shù)據庫的建設，它是共知共享的基礎。只有建成一個全校統(tǒng)一的聯(lián)合目錄數(shù)據庫，才談得上校內文獻信息資源共享。由于各種原因很多高校內都沒有進行聯(lián)合書目數(shù)據庫建設，或者是書目數(shù)據庫建設得不完整，這樣的書目數(shù)據庫對全校文獻信息資源保障來說是不完整的。聯(lián)機公共查詢是實現(xiàn)共知的最佳途徑，館際互借和文獻傳遞是實現(xiàn)館際共享，互惠互利的真正體現(xiàn)，而這一切都是建立在聯(lián)合目錄數(shù)據庫之上的。我校聯(lián)合目錄數(shù)據庫就是在這樣的背景之下作為2006年全校文獻信息建設的頭等大事開始了全面建設。
2聯(lián)合目錄數(shù)據庫建設內容及目標
廣西師范大學聯(lián)合目錄數(shù)據庫是廣西師范大學文獻保障體系重點建設的數(shù)據庫之一。該項目計劃在一年內以建設全校范圍(圖書館與各院系資料室)聯(lián)合目錄數(shù)據庫為基礎，建立以聯(lián)機合作編目、書目資源公共查詢和校內互借三大服務系統(tǒng)為主要目的的文獻資源共享系統(tǒng)。其建設內容為利用現(xiàn)代信息技術手段，建立全校的資源共享網絡，為全校教學科研人員提供書、刊及其他文獻資源的網絡公共查詢，支持高校文獻資源系統(tǒng)的聯(lián)機編目，實現(xiàn)全校甚至國內、國際館際互借和文獻傳遞，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個全新高度，為重點學科建設及學校總體目標的實現(xiàn)提供有力保障。
項目的目標是：在一年內以建設聯(lián)合目錄數(shù)據庫為基礎，建立起以聯(lián)機合作編目、書目資源公共查詢和校內互借三大服務系統(tǒng)為主要目的的資源共享系統(tǒng)。為全校教學科研人員提供書、刊及其他文獻資源的網絡公共查詢，支持圖書館及全校各院系資料室聯(lián)機合作編目，實現(xiàn)全校各院系之間院際互借及文獻傳遞。
上述三大服務子系統(tǒng)是以聯(lián)合目錄數(shù)據庫為基礎的。多語種、多文獻類型和采用不同MARC格式的書目記錄集成在同一個書目數(shù)據庫。它包括中外文書刊目錄，以及多媒體、電子資源等非書資源的目錄。項目在操作上依托校園網，統(tǒng)一采用匯文文獻信息服務系統(tǒng)，遵循CALIS編目規(guī)則，計劃在一年內完成全校所有書、刊、光盤等大約60萬條書目數(shù)據的回溯工作，提供全校范圍內的公共查詢服務，實現(xiàn)全校聯(lián)機合作編目和院系之間文獻互借和傳遞，為全校文獻保障體系的全面實施、滾動發(fā)展打下良好的基礎。
作為CALIS的成員館，我校的聯(lián)合目錄數(shù)據庫在建設目標及建設方案的總體思路上遵循與CALIS聯(lián)合目錄項目一致的建設原則。只是CALLS聯(lián)合目錄子項目作為一個全國性的建設項目，服務的對象遍及全國范圍乃至全世界所有有需求的用戶，項目在宏觀規(guī)劃以及微觀把握上它可能更多要側重于宏觀的考慮。而我們作為其子系統(tǒng)的一個成員，在本校聯(lián)合目錄數(shù)據庫的建設上結合本校的實際，尤其是在校文獻保障體系建設初級階段，更多側重具體實施的各個環(huán)節(jié)。
3聯(lián)合目錄數(shù)據庫建設前期準備工作
我校圖書館內文獻資源機讀目錄數(shù)據已于2004年前全部回溯完成，但各院系只有少數(shù)幾個資料室由圖書館陸續(xù)派人利用假期回溯了總數(shù)大約3萬條的機讀目錄數(shù)據。聯(lián)合目錄數(shù)據庫建設工作首先要對全校各院系資料室所藏文獻全部進行數(shù)據回溯，這是一項流程較復雜、耗時費力的工作，必須對工作對象做詳細調查，才能制定具體實施方案。通過深入到各院系，調查結果如下。
(1)設備嚴重不足。18個院系中只有文學院有工作機2臺、檢索機5臺，并且于2000年購買ILAS文獻信息服務系統(tǒng)，其他院系自身的設備多是各院系實驗室淘汰下來的舊電腦，功能差，無法完全支持現(xiàn)代化的文獻信息服務系統(tǒng)的正常運行。
(2)人員緊缺。調查顯示，18個院系中有5個院系資料室分別只有1名專職人員，另有5個院系資料室分別僅有半個工作人員(資料室的工作人員還另兼財務、辦公室秘書等雜務)，大多數(shù)院系資料室工作人員身兼數(shù)職，人員非常緊張。
(3)工作方式落后。都是手工服務。文學院雖然購買ILAS文獻信息服務系統(tǒng)，但由于人員緊張，并且現(xiàn)有的工作人員都不具有現(xiàn)代化文獻信息管理與服務的技能，因而ILAS的各項功能未能得到有效的應用。
(4)書目數(shù)據缺失。大部分院系資料室的書刊都是既無機讀目錄數(shù)據也無完整的卡片目錄，只是按大致的學科歸屬放置架上，憑經驗查找。
(5)文獻回溯尚未完成。全校18個院、系、附屬機構共有總藏量為269941種657001冊文獻資料。除文旅學院、社科部、化學化工學院、附屬外國語學校已由我館有關人員從2001年起采用假期加班方式，陸續(xù)完成約30000種、80000冊中文圖書回溯建庫外，仍有240000余種、577000余冊書刊需要進行機讀目錄數(shù)據回溯。
調查顯示，完全由圖書館派自身人員完成此項工作，事實證明那將是一個漫長的工程。而由各院系資料室自己的工作人員親自實施更不現(xiàn)實，恰學校此時為了迎接普通高等學校本科教學評估，對圖書館的建設非常重視，借此機會圖書館以項目的形式進行專門立項，向學校申請專項經費，獲得學校批準。該項目規(guī)定要在一年內突擊完成。此前，該項目已陸續(xù)開展了5年的工作。
4確立數(shù)據庫建庫方案
聯(lián)合目錄數(shù)據庫建設考慮到我們學校具體的情況：時間緊、條件差、人員缺等，我們決定采用逐一完成的方式來進行，即由學校統(tǒng)一動員，圖書館具體負責，成立專門項目小組，由圖書館統(tǒng)一調度，各院系大力配合。實施分三個階段。
4．1第一階段：項目籌備階段
4．1．1在圖書館設立項目組，作為聯(lián)合目錄數(shù)據庫項目建設和實施的執(zhí)行機構，全面負責該項目的設計、建設和管理工作。
4．1．2使用設備進行統(tǒng)一招標。每個院系配備2臺以上的計算機，一臺作為工作機，另一臺提供用戶檢索。
4．1．3各院系與圖書館一致全部采用匯文文獻信息服務系統(tǒng)，全校所有書目數(shù)據都建在同一個中央數(shù)據庫內，文學院原有的ILAS系統(tǒng)不再使用。
4．1．4對各院系資料室人員進行第一階段的業(yè)務培訓。
4．2第二階段：項目運行階段
4．2．1組建專門隊伍。向社會進行招聘成立專門編目隊伍，并對招聘人員進行編目培訓。培訓內容有：中國圖書分類法第四版、文獻著錄總則、普通圖書著錄規(guī)則、CALLS聯(lián)機合作編目手冊等。
4．2．2制定建庫標準。建立健全數(shù)據庫建設的標準、規(guī)范和條例，數(shù)據庫建設執(zhí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標準。
4.2．3制定編目細則。以文獻著錄總則、普通圖書著錄規(guī)則、中國機讀目錄格式、CALIS聯(lián)機合作編目手冊為標準，與采編部圖書編目細則保持一致，制定回溯建庫工作分類排架號的選取規(guī)則，數(shù)據錄入字段的選取規(guī)則等。
4．2．4確定數(shù)據回溯模式。書目數(shù)據回溯大多采用以卡錄入數(shù)據或以文獻實物錄入數(shù)據2種方法。過去我館館內書目數(shù)據回溯時采取的是利用原有卡片目錄與書一一核對，之后用卡片回溯數(shù)據的方式。由于圖書館的圖書分藏在不同庫室，很容易造成漏核現(xiàn)象，再加上錯架的書與丟失的書、未還圖書等原因，在花費了較大的人力后得到的卡片記錄仍與實際庫藏有不小的誤差，依據卡片回溯的數(shù)據庫所造成的一些數(shù)據錯誤、數(shù)據遺漏等問題到現(xiàn)在還未完全解決。故此我們這一次工作決定采取利用實物直接回溯的方式。
4．2．5制定工作流程。合理的工作流程是高質量與高效率的保證。
(1)數(shù)據加工流程。
1)期刊。凡我館數(shù)據庫已有MARC記錄的只添加卷期號等館藏信息。我館沒有MARC數(shù)據的期刊由項目小組人員做好MARC數(shù)據并分配好索取號后再由負責期刊編目組的人員添加具體信息。
2)圖書。通過查重確定在圖書館中央數(shù)據庫中已有書目數(shù)據的圖書只添加復本，注明具體館藏地；中央數(shù)據庫中無數(shù)據的圖書從CALIS下載數(shù)據，參照690字段增加索書號、增加復本信息注明具體館藏地；如受編圖書通過多途徑查重不能在中央數(shù)據庫中查找到相應數(shù)據的，也無CALIS數(shù)據可下載，則需進行原始編目。加工流程如圖1所示。(2)人員工作流程。
借鑒工廠流水作業(yè)的高效工作經驗，對招聘的13個人員進行專項分工：4人專做添加復本、下載數(shù)據的工作(A組)，4人做原始編目(B組)，2人做外文圖書數(shù)據(C組)，3個人負責回溯期刊數(shù)據(D組)。
由于中央數(shù)據庫已有數(shù)據的書以及能從CALIS下載數(shù)據的書占大多數(shù)，而需要進行原始編目的書就抽出來交與B組，所以這4個小組里A組總是最先完成，他們完成第1個院系后最先進入下一個院系，緊跟著是做原始編目的或是外文組的人相繼跟進，形成一種滾動前進的工作流程，使各個工作環(huán)節(jié)銜接緊密。工作流程見圖2。
大部分院系資料室場地都很緊張，根本無法提供一個同時容納十幾個人的工作場地。我們把人員分為不同幾個小組一方面是借鑒流水作業(yè)的高效率，專做一項工作會使速度最大限度的提升，再加上按量計酬的薪金結算方式，使我們的工作效率大大提高；另一方面能有效實行人員分流但又能保證各工作環(huán)節(jié)緊密銜接。我們從一個場地條件最好的院系開始，隨著不同小組相繼進入下一個院系，從而實行人員分流。
事實證明我們采取的這種工作方式是一種高效率的工作方式，我們項目小組3名工作成員(負責工作管理，培訓及數(shù)據抽查等工作)和招聘的13名編目人員，在8個月的時間里一共完成44萬多冊(張)書刊、光盤等書目數(shù)據的回溯工作。
4．2．6全面建設，初步完成建設目標。我們采取邊建設邊開通的方式，建成一個系開放一個系。并且為了減少對讀者利用產生的影響，在數(shù)據回溯期間照常接待讀者，如果讀者需借閱圖書仍采用手工登記的方法借出，讀者還回的圖書則先進行數(shù)據錄入再上架盡量不影響讀者的利用。最后一個院系建設完成，就進入全面開通運行階段。
4．3第三階段：進一步優(yōu)化、完善和維護建成的數(shù)據庫，并發(fā)揮其各項功能、
4．3．1運行文獻信息服務系統(tǒng)的各項功能。對各院系資料室人員進行進一步的業(yè)務培訓，內容包括匯文文獻信息服務系統(tǒng)的各項功能的操作與應用。并加強聯(lián)機編目工作的進行，開展編目工作考核，制定考核標準，只有考核通過的人員才能由圖書館開通編目權限，然后對院系所新購圖書進行聯(lián)機編目。
4．3．2進行數(shù)據修改及維護。大范圍的數(shù)據回溯不可避免會出現(xiàn)一些問題數(shù)據，項目小組安排專門人員長期進行數(shù)據維護及修改，以保證數(shù)據質量。
4．3．3制定共享的規(guī)則。高校文獻信息保障體系的建設目標就是要走整體發(fā)展的道路，為全校培養(yǎng)高層次人才和進行學科研究提供文獻信息保障。制定全校文獻信息共享規(guī)則是共建、共享的保證。在原則上所有的文獻資源都應在共享的范圍內，但考慮到資料室藏書特點、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務，條件還欠成熟，可以有個逐步實現(xiàn)的過程。第一步由學校統(tǒng)一發(fā)放一卡通的借閱證，圖書館與各院系通用。同時采取有限借閱的方法，即資料室文獻以閱覽、提供復印為主，一些院系的圖書可以提供外借，但期限可比圖書館的短以便提高流通速度。在取得一定程度的共享經驗后再開通多方面、較高層次的共享服務。圖書館作為中心館在服務上要切實起到主導作用，并責無旁貸做好技術指導工作。
5結束語
由于是在迎接評估這個機遇下開展的此項工作，全校在思想認識上高度統(tǒng)一，并且學校落實了專項經費，人力財力都有較充分的保障，工作進行得比較順利，原訂一年完成的工作最后只用了8個月就提前完成。初步運行后反應很好，圖書館在學校的地位有了較大的提升，其意義是深遠的。
(1)實現(xiàn)文獻的共知共享。校內聯(lián)合目錄數(shù)據庫的建設實現(xiàn)了全校文獻信息聯(lián)網的目標，用戶可以通過圖書館的書目查詢系統(tǒng)查詢到數(shù)據庫內所有的數(shù)據，并根據目錄提供的館藏地址，請求借閱，充分發(fā)揮文獻資源的作用。
(2)實現(xiàn)文獻資源最大利用。文獻只有在利用的過程中其價值才能得到體現(xiàn)，從這個角度，利用的人越多，其價值越大。校聯(lián)合目錄建成后師生反響非常好，利用率大為提高。
(3)加強協(xié)作建設：在將近一年與各院系的合作中，圖書館一方負責文獻機讀目錄數(shù)據的回溯，院系人員組織學生負責貼條碼、上架等，配合默契，為今后的協(xié)作發(fā)展奠定了良好的基礎。進一步的工作是開展協(xié)調采購，拓寬現(xiàn)有經費的購書品種，并根據本校重點學科建設的需要進行資源采購分工與合理布局，達到經費的合理使用。從而從整體上減少人力和財力的投入。
(4)極大地改善我校信息服務設施和條件，給傳統(tǒng)的服務方式和運行機制帶來深刻的變革，為推動我校文獻資源建設向數(shù)字化、網絡化發(fā)展打下堅實基礎。
通過進一步的完善編目規(guī)則和各項管理制度，舉辦有關培訓班，擬在近年內初步實現(xiàn)項目提供的全部功能，發(fā)揮預期效益。
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