電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)與對(duì)策-試談電子文檔的規(guī)范化管理

摘要：1、電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對(duì)電子文檔管理的管理理論體系、人員素質(zhì)和管理技術(shù)等層面帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)。2、解決存在問(wèn)題的思路與對(duì)策。一是對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向，即信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔管理現(xiàn)代化、文檔處理一體化、檔案信息情報(bào)一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復(fù)合型人才資源。

關(guān)鍵詞：電子  文檔  管理  挑戰(zhàn)   對(duì)策

國(guó)務(wù)院及國(guó)務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對(duì)重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對(duì)外權(quán)威發(fā)布。我國(guó)發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創(chuàng)了我國(guó)文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，并按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過(guò)是電子文件的某種輸出形式而已。過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問(wèn)題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵�。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子

[1] [2] [3] 

【電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)與對(duì)策-試談電子文檔的規(guī)范化管理】相關(guān)文章：

電子文件檔案化管理分析與對(duì)策05-02

電子文檔安全管理的研究及應(yīng)用04-28

論電子文件檔案化管理04-28

談我國(guó)電子商務(wù)對(duì)稅收的影響與對(duì)策04-27

電子檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策探析04-29

淺談電子文件歸檔工作05-01

電子文件形成規(guī)律探究04-27

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下影響電子文檔安全管理因素分新05-02

在互聯(lián)網(wǎng)上研究電子文件04-27

如何加強(qiáng)電子文件的歸檔工作04-29