商務談判的準備工作

商務談判的準備工作1

　　搜集與分析情報

　　搜集與分析情報是談判的第一要務，也是許多談判者容易忽略的地方。談判者很多時候都是在談判桌上跟著感覺走，感覺對方需要什么、目的是什么，有時候感覺是對的，更多的時候感覺是錯的。為了提高談判準確率，必須搜集與分析情報。

　　在國內一些招投標項目中，搜集與分析情報至關重要。招標方對于這次招標是如何定義的，是尋求標的物的性價比，還是僅僅要求價格最低，或者是為了照顧關系戶，自己不過是陪太子讀書的角色;招標方對標的物最在意的是質量、工藝，還是價格……這些都需要對情報進行搜集分析。這也是為什么招投標前，許多公司會把關鍵人物集中起來，封閉在某一個酒店內，嚴禁與外部聯(lián)系。

　　迪吧諾公司是紐約有名的面包公司，但其附近一家大型飯店卻一直沒有向他們訂購面包，這種局面長達四年。迪吧諾先生每周都去拜訪這家大飯店的經(jīng)理，甚至以客人的身份入住該飯店，一次又一次地與他們進行推銷談判，但無論采用什么手段，就是不能促成談判成功。

　　此后，迪吧諾一改過去的推銷策略和談判技巧，開始對這家飯店的經(jīng)理所關心和愛好的問題進行調查。通過長時間詳盡細致的調查，迪吧諾發(fā)現(xiàn)，飯店的經(jīng)理是美國飯店協(xié)會的`會員，熱衷于協(xié)會事業(yè)，還擔任會長一職。當他再一次去拜會飯店經(jīng)理時，就以飯店協(xié)會為話題，圍繞協(xié)會的創(chuàng)立和發(fā)展以及有關事項與飯店經(jīng)理交談。這一話題引起了飯店經(jīng)理的極大興趣，他眼里閃著興奮的光，還邀請迪吧諾參加這個協(xié)會。

　　幾天以后，飯店的采購部門突然給迪吧諾打來電話，讓他立刻把面包的樣品以及價格表送去。飯店的采購組負責人在雙方的談判過程中笑著對迪吧諾說：“我真猜不出您究竟使用了什么樣的絕招，使我們的經(jīng)理那么賞識你，并且決定與你們公司進行長期的業(yè)務合作。”過去4年里進行了若干次推銷談判，一塊面包都沒銷售出去，如今迪吧諾對對方關心的事表示了關注，事情卻發(fā)生了180度的轉變。

　　談判的實質結構

　　談判可以分為五個結構：權力結構、議題結構、成員結構、陣營結構、實質結構。談判之前，我們尤其需要對談判的實質結構加以了解，例如本次談判參加者是誰、頭銜分別是什么、性格特點是什么;是在自己地盤談判，還是在對方地盤談判，或者是在第三方地點談判。

　　談判的參加者與地點都是談判中的結構，會直接影響到談判的結果。比如，在自家地盤談判，自己比較熟悉情況，可以隨時與上層領導商談匯報，還能掌握時間上的主動，這些都是對自己有利的因素;如果去對方地盤談判，可能需要長途跋涉，時間上無法把控，對自己反而不利。

　　另一方面，利用談判的人員與地點結構安排，也可以改變談判的局勢。1992年，上海甲公司引進外墻防水涂料生產(chǎn)技術，日本乙公司與香港丙公司報價分別為22萬美元和18萬美元。

　　經(jīng)調查了解，兩家公司技術與服務條件大致相當，甲有意與丙公司成交。在終局談判中，甲公司安排總經(jīng)理與總工程師同乙公司談判，而全權委托技術科長與丙公司談判。丙公司得知此消息后，主動大幅度降價至10萬美元與甲簽約。這正是通過談判結構的安排，讓談判的局勢發(fā)生改變。

　　標的物的目標與底線

　　在談判中，談判的標的物哪些是我們必須要的(Must)，哪些是可以要的(Want)，哪些是可以放棄給別人(Give)做交換的。這些優(yōu)先次序，需要我們提前做好判斷。

　　了解對方的禮儀習俗

　　這一點在國際商務談判中體現(xiàn)得尤為明顯。不同國家的生活習慣、商業(yè)習慣、社會文化、商務禮節(jié)、禮儀禁忌等不同，會導致雙方對某種行為的認知不同。如果在商務談判中觸及到對方的禮儀禁忌，會導致對方難以接受，談判也因此無法繼續(xù)進行。

　　除了了解對方所處的社會文化、禮儀禁忌等大環(huán)境外，我們還需要了解談判對手的個性與愛好，可以根據(jù)其特點有的放矢。我在從事渠道開拓工作崗位時，曾經(jīng)與北京某一家企業(yè)進行進場談判。我事先了解到，負責談判的對手是陜西人，32歲，性格內向，喜歡收集郵票，便約他到一家靜謐的陜西餐館用餐，并購買了市面上最新發(fā)行的一套生肖郵票集送給他。他看到后十分高興，后面的談判也進行得十分順利。

　　提前準備必要的東西

　　如果去對方地盤談判，你不知道談判中會發(fā)生什么。曾經(jīng)有一家臺灣公司前往日本參加談判，一下飛機就直接被對方接去公司，一連談判幾個小時，人困馬乏，饑腸轆轆，精神萎靡，無法集中注意力聽對方講什么。在這種情況下，很容易在談判中做出讓步，必須及時中止談判，“對不起，山本先生，我們現(xiàn)在剛到貴地，人困馬乏，想先安頓休息一下，再開始談判，可否?”面對這種請求，對手也不好意思再執(zhí)意要求。

　　但有時候，你不能預料對方會有什么樣的策略出來，比如告知：總經(jīng)理有事要出差，所以才不得不匆忙談判。在這種情況下，需要提前準備必要的東西，比如食品、飲料，在談判前及時補充能量，養(yǎng)足精神，才開始談判。另外，還需要準備錄音筆、記錄本、記錄筆等，當自己能夠記錄別人的言語時，其實就是自己冷靜思考的過程，也方便自己整理思路。

　　凡事預則立，不預則廢。商務談判前做足充分準備，雖無法保證一定達成目的，但可以讓自己處于有利的處境，保證談判順利進行。

商務談判的準備工作2

　　商務談判前的準備工作：.根據(jù)談判對象確定組織規(guī)模

　　商務談判涉及面廣，需要大量的資料和專業(yè)知識，因此談判隊伍由多方面人員組成，至于談判小組人數(shù)多少適宜，也沒有一個明確的定論，主要根據(jù)談判的性質、對象、內容、目標等方面綜合決定。

　　根據(jù)國內外商務談判經(jīng)驗，從一般管理幅度原理出發(fā)，一個管理者能夠有效領導3-5人。在這種規(guī)模下，最容易發(fā)揮小組成員的力量，同時容易取得一致意見，并易控制。

　　商務談判前的準備工作：談判人員層次分明、分工明確

　　由于商務談判往往會涉及到許多專業(yè)知識，僅靠一個談判組長是難以勝任的，因此在選擇談判人員時，既要有掌握全面情況的企業(yè)經(jīng)營者，又要有一定的具備專業(yè)知識的人員。

　　談判班子每一個人都要有明確的分工，擔任不同的角色。當然，分工明確的同時要注意大家都要為一個共同的目標而通力合作，協(xié)同作戰(zhàn)。

　　商務談判前的準備工作：.談判人員應有法定或授權的代表人資格

　　商務談判時一種手段，最終目的要達成協(xié)議，因此談判人員應有法定或授權的代表人資格，擁有法人所具有的權利能力和行為能力，有權處理談判活動中的一切事務。

　　商務談判前的準備工作：談判組織人員構成及優(yōu)化

　　談判群體構成沒有一個固定模式和唯一的標準，一般情況下，談判班子的人員應包括三個部分：

　　(1)談判小組的領導人或主談人，他們對談判負有領導責任，應該是富有經(jīng)驗的談判高手。出了具備一般談判人員的素養(yǎng)外，還應閱歷豐富，目光遠大，有審時度勢、隨機應變、當機立斷的能力;有較強的學習能力和準確的概括能力;此外還應有善于控制欲協(xié)調談判小組成員的能力。

　　(2)專業(yè)人員。談判小組中應有經(jīng)營人員、財務人員、技術人員和法律人員，他們在小組中分別負責某一方面的專門工作，這樣既有利于準確回答對方提出的各種專業(yè)問題，又便于向主談人提出解決專業(yè)問題的建議。

　　(3)必需的工作人員，如速記員、打字員。他們是談判班子的工作人員，根據(jù)需求從事紀錄、資料收集、數(shù)據(jù)分析、文字打印等。

　　談判人員的優(yōu)化組合是指組建談判班子、分工協(xié)作、有效完成談判任務的組織過程。

　　(1)知識互補。知識互補包含兩層意思：一是談判人員各自具備自己專長的知識，都是處理不同問題的專家，在知識方面相互補充，形成整體的優(yōu)勢。二是談判人員書本知識與工作經(jīng)驗的知識互補。

　　(2)性格協(xié)調。談判隊伍中的談判人員性格要互補協(xié)調，將不同性格的人的優(yōu)勢發(fā)揮出來，互相彌補不足，才能發(fā)揮出整體隊伍的最大優(yōu)勢。

　　商務談判前的準備工作：談判人員的素質和能力

　　商務談判成功的重要因素是人，因此對參與談判的人提出更高的素質和能力要求。對于談判人員的素質，古今中外向來是仁者見仁，智者見智。

　　但是，一些基本的要求卻是共同的，歷來為許多談判者所遵循。這就是：(1)忠于職守，有強烈的`事業(yè)心和高度的責任心;(2)熟悉業(yè)務，有良好的知識結構;(3)具有較高談判能力和技巧，思路開闊，判斷力強;(4)有良好的心理素質和充沛的精力。

　　商務談判人員除了在素質和能力上，有一定的要求外，在個人性格方面也應具備良好品質和修養(yǎng)。

　　一是要誠懇和主動，誠懇是談判中使用的一切方法、技巧的基礎。同時利用合適的時間、場所、語言和表情與對方主動交談，創(chuàng)造良好的氛圍。

　　二是自信與進取，要不怕挫折，樹立信心，克服困難。三是團隊精神，做好分內工作，注意協(xié)調配合。

　　對談判人員的約束主要表現(xiàn)在以下方面

　　一是權限約束，談判人員在談判中享有一定的授權和自由度，但不可擅自越權決策

　　二是法律約束，就是要防止和懲罰商務談判人員的經(jīng)濟犯罪行為

　　三是道德約束，是一種自我內在的約束，具有強烈的自律性和自主性，可以在法律約束不到的灰色地帶進行軟約束。

　　商務談判前的準備工作：商務談判背景調查的內容

　　(1)對談判環(huán)境因素的分析。社會環(huán)境會直接或間接地影響談判，如對政治法律、社會文化、經(jīng)濟建設、自然資源、基礎設施、氣候條件、地理位置等。

　　(2)對談判對手的調查。對談判對手的調查時談判工作的最關鍵環(huán)節(jié)。主要調查分析對方的身份、資信情況、資本、履約能力、參加談判人員的權限、談判目的等情況。

　　(3)對市場調查。

　　第一、市場分布。包括市場容量、地理位置、運輸條件等

　　第二，產(chǎn)品競爭情況。使自己做到“知己知彼”，在談判中占據(jù)主動地位;

　　第三、消費者需求。掌握消費者需求和心理，掌握消費者對本企業(yè)產(chǎn)品的消費意向，預測本單位產(chǎn)品的競爭力，有利于談判。

　　商務談判前的準備工作：背景調查手段

　　商務談判背景調查工作應該堅持長期一貫性，企業(yè)應該不間斷地收集各種信息。調查要尋求多種信息渠道和調查方法，是調查的結果全面真實準確地反映現(xiàn)實情況。

　　(1)背景調查的信息渠道及方法。背景調查的信息可以通過多種渠道，如印刷媒體、電腦網(wǎng)絡、電視媒介、統(tǒng)計資料、各種會議、各種專門機構、知情人士等。背景調查的方法有多種，如訪談法、問卷法、文獻法、電子媒體收集法、觀察法等。

　　(2)背景調查的原則。背景調查首先要具有可靠性，收到的信息要真是可靠，收集的信息要力求真實可靠，要選用通過驗證的結論、經(jīng)過審批的數(shù)據(jù)和經(jīng)過確認的事實;

　　其次要具有全面性，信息要能從整體上反應事物的本質，不能僅僅靠支離破碎的信息來評估某些事物;同時要有可比性，即橫向比較(易于得到正確的結論)和縱向比較(易于分析事務的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的規(guī)律)。

　　商務談判前的準備工作：商務談判信息的處理：

　　1.項目的可行性分析

　　即根據(jù)已有信息對項目是否可行作出判斷。比如技術的引進過程中，選擇技術方針很重要，選擇得當為經(jīng)濟發(fā)展帶來好處，選擇失誤則會作出各種損失。

　　因此引進技術時，既要堅持技術上的先進性和實踐中的可能性，又要考慮到經(jīng)濟上的承受力和技術的匹配度。

　　2.經(jīng)濟效益分析

　　在技術方針選擇明確后，要綜合原材料市場變化、價格、資金需求量、融資條件、匯率風險等各項因素做定性分析，并在此基礎上做定量分析，如投資回收期、內部收益率等。

　　通過定性定量分析得出的最終結論，這樣形成的報告具有科學性和說服力。

　　談判的目標包括：商品的價格，質量、品種、規(guī)格等要求，交貨日期和付款方式。在進行談判之前，應根據(jù)自身利益需求和他人利益的需求制定談判的目標系統(tǒng)和設計目標層次。從總體上確定談判目標實現(xiàn)的程度可分為四個層次：

　　1.最優(yōu)期望目標

　　這是指對商貿(mào)談判最有利的理想目標，即在達到實際需求利益外，再得一個增加值，在必要時可以放棄。最優(yōu)期望值是一個隨機數(shù)值，是談判的起點，是討價還價的籌碼。

　　2.實際需求目標

　　這是指談判雙方根據(jù)主客觀因素，經(jīng)過科學論證、預測及核算后，力求爭取實現(xiàn)的期望值，只有在迫不得已的情況下才能放棄。這個目標是談判者堅守的最后防線，如果達不到這個目標，談判可能會陷入僵局或暫停。

　　3.可接受目標

　　這是指在談判中可努力爭取或作出讓步的范圍。它是滿足商務談判某方部分要求，實現(xiàn)部分經(jīng)濟利益的目標。

　　4.最低目標

　　這是指商務談判各方對交易內容的最低要求，它是商務談判必須達到的目的。如果達不到，不如不交易。

　　實踐中要具體確定某個項目的談判目標要綜合考慮很多因素。首先要對談判雙方各自優(yōu)勢、劣勢進行分析

　　其次，要考慮今后是否會與談判對保持長期的業(yè)務往來;此外，交易本身的性質和重要程度，談判與交易的時間限制等因素，也是必須考慮的。

　　商務談判前的準備工作：規(guī)定談判期限和議程

　　1.談判期限

　　這是指從談判的準備階段到談判的終局階段之間的時長。談判期限直接涉及到談判的效率，而談判的效率也是評價談判成功與否的一個重要標準。

　　2.擬定談判議程

　　談判議程一般包括談判時間安排和談判議題的確定，談判議題可由一方準備，也可以雙方協(xié)商確定。

　　談判前的模擬：

　　所謂模擬談判，是指商務談判前提出各種設想和臆想，進行談判前的聯(lián)系。為了更直觀地預見談判前景，對一些重要的談判、難度較大的談判，可以采取模擬談判的方法來改進和完善談判的準備工作。

　　擬定假設：

　　假設的內容是根據(jù)某些既定事實或常識將某些事物承認(即臆測)為事實。假設的內容可以分為三類：

　　第一，對外界客觀存在事物的假設。包括對環(huán)境、時間、空間的假設。通過這一假設，找出相應對策。

　　第二，對對方的假設。包括：對方在商務談判中意愿冒險的程度;對方對商品價格、商品質量、運輸方式、付款方式等方面的要求等。對對方的準確假設可使己方在談判中占據(jù)主動地位，是商務談判制勝的法寶。

　　第三，對己方的假設。包括：談判者對自身心理素質、談判能力的自測與自我評估，對對方的經(jīng)濟實力、談判實力、談判策略、談判準備等方面的評價。

　　模擬談判的形式主要有兩種：

　　(1)沙龍式。這是指談判者聚合在一起充分討論，自由發(fā)表意見，共同想象商務談判全過程，以充分發(fā)表意見，互相啟發(fā)，共同提高談判水平。這樣可以使談判者充分發(fā)表意見，互相啟發(fā)，共同提高談判水平。

　　(2)戲劇式。指每個談判者都在模擬談判中扮演某一特定角色，根據(jù)擬定的不同假設，安排各種談判場面，進行商務談判全過程的演習。

　　這可使商務談判的準備更加充分、更準確，資料是否晚上得到當場驗證，同時能使談判者選擇自己充當?shù)淖罴呀巧�，減少上午談判的不確定性，并使談判小組成員相互配合，協(xié)調統(tǒng)一，發(fā)揮最佳功能。

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