工程檔案管理制度集錦（15篇）
在充滿活力，日益開放的今天，制度使用的頻率越來越高，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編收集整理的工程檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
工程檔案管理制度1
一、總則
第一條為了加強管理，完善文書檔案管理工作，使其更好地為公司的各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及省建設廳的有關規(guī)定，結合公司實際，在堅持集中統(tǒng)一管理的原則基礎上，特制定本辦法。
第二條文書檔案工作是企業(yè)管理工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作，必須高度重視。
二、文書的管理
第三條文件的傳送和借閱
1、上下級及平行單位對我公司發(fā)、送、報的文件，統(tǒng)一由綜合辦公室編號、登記、簽批送閱意見。各部門收到的文件也要送綜合辦公室編號、登記。
2、傳閱的文件由文書負責傳遞，一般文件要在三天內傳閱完畢，急件要在一天內傳閱完畢。
3、凡領導批辦的文件，承辦單位和承辦人應按期辦理完畢，將辦理結果填寫后及時歸還。
4、因工作需要借閱的`文件，辦理借閱手續(xù)后一周內歸還，閱文時不得在文件上涂抹、寫字、作標記。查閱有關秘密文件，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，否則不外借。
三、檔案的管理
第四條由綜合辦公室設專人負責文件、資料的歸檔、管理及利用。
第五條文件、資料的歸檔范圍：上級文件、公司所發(fā)文件、業(yè)務報表、財務報表、原始憑證、各類合同、協(xié)議、預決算成果報告書、照片、圖像、聲像、證書、實物、公司人員外出考察、學習、開會的材料及其它有保存價值的資料。
第六條對接收的檔案資料，管理人員應及時進行加工、整理、選冊、分類、排架等科學化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，統(tǒng)一建檔。
第七條按公司檔案形成規(guī)律編制總賬、分類目錄、底圖目錄和其它必須的檢索工具，加蓋檔案專用章。檔案分為短期（五年）、中期（十五年）、長期三種。
第八條各部門應積極協(xié)助檔案管理人員做好相關檔案的收集、整理工作，將簽訂項目的合同、協(xié)議書及成果報告書等資料交綜合辦公室檔案管理人員歸檔，任何部門或個人不得長期保存應歸檔材料，因拒絕交檔案給公司造成直接或間接經(jīng)濟損失的，由所在部門或個人承擔相應責任。同時，各部門應建立項目檔案光盤管理制度，便于查閱。
第九條檔案管理應符合檔案保護技術要求，認真做好防盜、防火、防塵等預防工作。
第十條檔案管理人員職責：
1、樹立良好的職業(yè)道德，忠于職守，不斷提高專業(yè)知識及業(yè)務水平，認真負責的做好檔案管理工作。
2、積極主動的為公司各部門提供服務，充分實現(xiàn)檔案的實用價值，提高檔案的利用率。
3、嚴格遵守保密制度及檔案管理有關規(guī)定，嚴格查（借）閱手續(xù)，提高警惕，嚴防檔案泄密或丟失。
四、檔案的形成與歸還時間
第十條文件材料的歸檔要求：
1、必須完整準確。
2、所用紙張必須符合國標、部標規(guī)定。
3、字跡工整、嚴禁草體、錯別字。
4、必須按一定的程序進行審批。
第十一條文件材料的歸檔時間：
1、當年的外來文件及公司制發(fā)文件，在該年底整理歸檔。
2、財務憑證材料，每年整理歸檔一次。
3、各類合同、協(xié)議、預、決算成果報告書，在合同執(zhí)行結束后即整理歸檔。合同、協(xié)議、委托方提供的技術資料裝訂成冊；成果文件保存書面資料一套，電子版文件刻錄光盤一套，計算書手稿裝訂成冊，計算、校對、審核人員簽字齊全。
4、照片、圖像、聲像、證書、實物及中心人員外出考察、學習、開會帶回的材料應及時整理歸檔。
第十二條檔案借閱的規(guī)定：
1、凡公司員工均可借閱本人職責范圍內的檔案材料，如超越本人職責范圍，需經(jīng)總經(jīng)理批準。
2、查閱檔案必須登記，由分管綜合辦公室主任簽字，寫明要查閱的檔案卷號名稱及用途。
3、查檔人員與檔案員應對所查閱的檔案進行認真清點，當面核對，歸還時也應認真清點，發(fā)現(xiàn)破損或缺頁時，要落實責任，報告領導，及時處理。
4、查檔人需長期使用檔案時，需經(jīng)總經(jīng)理批準后，予以復印。
五、附則
第十二條本管理制度在執(zhí)行過程中可根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，通過股東會議予以修訂。
第十三條本管理制度自頒布之日起執(zhí)行。
六、保密制度措施
第1條為保證本公司執(zhí)業(yè)信譽，在公眾中樹立良好的職業(yè)形象，維護客戶和本公司的利益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關法律、行政規(guī)章、部門規(guī)章、規(guī)范化文件，結合我公司實際情況，制定如下制度。
第2條本公司工程造價咨詢人員均應遵守執(zhí)行本制度。
第3條工程造價咨詢項目的清查、核實、審計、估算階段完成以后，各工程造價咨詢成員的工作底稿、有關的數(shù)據(jù)資料，應無保留地交與報告復核人。報告復核人應將工程造價咨詢報告及咨詢業(yè)務中產生的所有原始資料整理后，交與項目負責人。工程造價咨詢報告及所有工作底稿經(jīng)項目負責人審查后，再由報告復核人整理歸檔，未歸檔的資料及時銷毀。
第4條工程造價咨詢人員除非得到客戶的書面許可或依法律、法規(guī)要求公布的，不得將任何資料和情況提供或泄露給第三者。
第5條工程造價咨詢人員不得在公共場所和家屬、子女、親友及任何第三者面前談論與工程造價咨詢項目有關的情況。
第6條工程造價咨詢人員不得攜帶工程造價相關資料游覽、參觀、探親、訪友，不得在公共場所展示客戶資料。
第7條工程造價咨詢人員不得在不利于保密的地方存放和使用有關工程造價咨詢資料。
第8條工程造價咨詢人員不得泄露本公司的工作方針、經(jīng)營原則、發(fā)展規(guī)劃及有關經(jīng)濟活動和內部掌握的政策和策略。
第9條工程造價咨詢人員未經(jīng)同意不得將未完成的工程造價咨詢工作帶回家作業(yè)。
第10條工程造價咨詢人員不得擅自將本公司工程造價咨詢依據(jù)資料外借。
第11條工程造價咨詢人員查閱有關的工程造價咨詢檔案，須經(jīng)本公司業(yè)務負責人同意辦理相關手續(xù)后方可查閱。
第12條工程造價咨詢人員不得泄露本公司開發(fā)重要社會活動的情況。
第13條工程造價咨詢人員除非接受有關主管部門或協(xié)會檢查不得將本公司的造價管理制度、操作規(guī)范、工作底稿范本等科研成果提供或泄露給本公司以外的單位或個人；在與同行經(jīng)驗交流，或向公開媒體投稿時應就披露的內容事先征得負責人書面同意，除工作需要，不得將上述資料私自帶出公司，不得擅自復制、抄錄。
工程檔案管理制度2
1.由內業(yè)員負責，對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進行收集、分類、保管、歸存至單機檔案。
2.拆裝資料的填寫應保證真實可靠，對拆裝過程中建立的各類安全、技術以及施工資料，統(tǒng)一交由物機部收存保管。
3.機械設備管理員對塔吊的拆裝資料的管理，應做到如下幾點:
①按單機收集、整理、保管每次安拆的.各種資料;
�、谧龊貌鹧b檔案的編目工作，需要時及時提供各種安拆資料，切實對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;
③保證資料完好不遺失;
�、芨嬷黝愒假Y料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時歸還。
工程檔案管理制度3
1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟方面的`設計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。
7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。
9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
工程檔案管理制度4
第一章總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經(jīng)營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規(guī)范檔案管理，結合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現(xiàn)場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的'生產、建設活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經(jīng)相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據(jù)性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進行審批，經(jīng)更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章附則
5.1本制度由項目部負責解釋。
5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。
工程檔案管理制度5
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。
3、各項目的.職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。
2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準人批準，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。
4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。
5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。
7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
工程檔案管理制度6
一、物業(yè)管理企業(yè)檔案管理規(guī)定：
1．企業(yè)各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理企業(yè)主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文獻存檔、注記工作。
2．有關物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務匯報、員工人事資料等檔案規(guī)定集中存檔，文獻柜規(guī)定上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料必須按企業(yè)規(guī)定規(guī)定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報類文獻編目錄索引，檔案類文獻有存檔文獻清單及編號目錄。
4．物業(yè)管理企業(yè)檔案目錄及存檔文獻清單每季度上報企業(yè)立案。
5．物業(yè)管理企業(yè)檔案在歷任主管調職、任職時應向企業(yè)或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6．物業(yè)管理企業(yè)檔案平常需常常使用部分應復印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。
7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8．企業(yè)將定期巡查上述規(guī)定所提及之規(guī)定貫徹狀況，對不符規(guī)定的保管負責人將作合適處分。
9．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料因保管不妥而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理企業(yè)有重大影響及損害物業(yè)管理企業(yè)企業(yè)利益的，企業(yè)將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理企業(yè)管理保密規(guī)定：
1．在工作范圍獲有關的企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)內部資料，業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)絡 、購/租合約及金額、尤其條款、物業(yè)管理企業(yè)及企業(yè)內部狀況、業(yè)主及顧客個人狀況等均屬工作保密范圍。
2．業(yè)主、顧客及員工資料統(tǒng)一寄存在辦公室文獻柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理企業(yè)主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可嚴禁查閱。
3．物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)管理處文獻柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務
4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)絡 、員工個人聯(lián)絡 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5．企業(yè)制定的各類物業(yè)管理企業(yè)規(guī)章制度及工作指導，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級他人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指導員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6．公布的'各類告知通告，應限定期效，過時收回。
7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，積極為企業(yè)及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向企業(yè)匯報。
8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不妥，致使企業(yè)、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，企業(yè)將按員工守則有關規(guī)定從重懲罰，并由當事人個人承擔導致的所有法律責任。
三．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料：
1、物業(yè)管理企業(yè)驗收檔案：
1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；
2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文獻；
3）機電設備保養(yǎng)合約；
4）公共區(qū)域設施設備驗收記錄（管理企業(yè)）；
5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理企業(yè)）；
6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理企業(yè)）；
2、物業(yè)管理企業(yè)二次裝修檔案：
1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；
2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；
3、業(yè)戶資料：
1）入伙狀況記錄；
2）業(yè)主（租戶）狀況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)絡人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；
4、物業(yè)管理企業(yè)管理文本匯編：
1）管理協(xié)議、管理公約、顧客手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；
2）物業(yè)管理企業(yè)各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；
3）物業(yè)管理企業(yè)各項管理分包合約；
5、物業(yè)管理企業(yè)設備維修保養(yǎng)類：
1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施；
2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；
3）重要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；
4）物業(yè)管理處有顧客維修保修單，維修后應有回訪記錄；
6、物業(yè)管理企業(yè)設施設備檢測類：
1）變配電間要有供電部門定期電氣測試匯報記錄；
2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢匯報；
3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測匯報，清洗工
工程檔案管理制度7
1、工程部應由專人負責，從工程設計招標開始到施工，竣工的各種資料收集，整理報批，登記。
2、未經(jīng)部門經(jīng)理許可，不得將文件和資料借與外單位人員。
3、本部門人員借閱應注意愛護使用，并不得向外單位人員借閱。
4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5、有關工程文件不經(jīng)允許不得復印。
6、檔案管理人員根據(jù)文件保存期限，經(jīng)部門經(jīng)理認可可定期銷毀。
工程檔案管理制度8
�。薄⒖倓t
1.１為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(ＧＢT／50328—２014）的要求,特制定本制度。
�。�.２基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財富,是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據(jù)《人民檔案法》，xx級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是xx自的義務和崗位職責，xx級人員應對自己負責的項目所的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。
2、工程檔案管理制度
�。�.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2、1．2為了便于xx個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
2、１.3工程建設中，xx種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，xx有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。
2．1.4購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請,經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù).
2、2歸檔文件的質量規(guī)定
2.2.１凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有xx方代表符合規(guī)定的.親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）.
2．2．2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改單（含工程聯(lián)系單)等表格和數(shù)據(jù)均應用70ｇ以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件,數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件;驗收簽證單中的xx方人員必須簽名齊全,不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
2.２.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件,不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.２.４主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。
2.2.5書寫規(guī)定
A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應為碳素墨水,嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫.Ｃ)文件書寫格式應用橫行排列,文件段落，編排，按有關文件編寫要求;漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。
2.2．6書寫材料的大小尺寸應規(guī)范，裝訂邊空白間距應為２5mｍ，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息.
３、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為工程文件收發(fā)管理，理順關系,并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
�。�.1工程文件接收
3.1.1xx單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；
�。�.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交檔案資料室。
3.１.3檔案資料室對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時寄發(fā)單位補發(fā)。
�。�.1.4檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳(簿式臺帳和電子臺帳）,并能利用計算機進行xx類工程文件的檢索。
3.1．6登記完畢的工程文件，應及時予以處理,在保證歸檔份數(shù)后，應按工程部領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門.
3.１.７對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定.
3.1．8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳;對分發(fā)xx部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。
3．2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理.
3.２．２呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。
3．２.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數(shù)有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數(shù)量;設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章.
3．2.4分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳,資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?/p>
�。�.2.５為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面檔案資料室;檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。
3.3設計修改單、工程聯(lián)系單、及管理規(guī)定
3.３.１設計修改單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時并建立簽收記錄。
3．3.２設計修改單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存,工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院XX竣工圖。
3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙上加蓋設計修改印章,并將變更單復印件及時放入卷冊內。
4、檔案部門職責
4.1參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應按xx自的職責,將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。
4.2項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從到XX的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導.并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由xx承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
4.3建設單位xx機構:負責對或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理.設計單位：負責對的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。
工程檔案管理制度9
為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定，結合我司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的.立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm；頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替�！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號；“文件題名”填寫文件標題的名稱�！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇Ｎ窗匆缶幠康�，每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號如：第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如：基建類1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
工程檔案管理制度10
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。
(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。
(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發(fā)出和返回的'維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據(jù)，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。
工程檔案管理制度11
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù)，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。 3、項目文件設置應與上一級文件目錄設置一致。二、工程檔案管理程序
1、工程檔案管理責任
(1)工程經(jīng)理職責:設立秘書檔案員；確定文件目錄；設置文件安全級別；檢查文件。
(2)工程部職責:配合工程部經(jīng)理。
(3)秘書檔案員的職責:檔案建立；文件修改；歸檔；銷毀更新；檔案數(shù)據(jù)分析報告；接受經(jīng)理和上一級檔案管理員的檢查；檢查工程部各級人員的檔案工作。
�。�4）員工責任：認真進行原始資料的'記錄；
接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程序
（1）工程檔案的建立
文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號，并在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。
（2）工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。
�。�3）工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽；若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。
�。�4）工程檔案的更改清理和銷毀
原始文件通常不可修改；經(jīng)工程經(jīng)理同意，可以修改工程部門的工作文件。工程部檔案應定期清理，工藝工作檔案到期后應及時銷毀，但應保留銷毀記錄。
（5）上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
（6）保密等級設置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
�。�7）計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
�。�8）圖書檔案管理辦法
工程部購買的技術圖書由文秘檔案員登記歸檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按照管理辦法借閱。
工程檔案管理制度12
1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;
設備新技術信息及資料;
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。
借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據(jù),每一臺設備都應設立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊。
現(xiàn)代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的'調查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據(jù),也是設備技術改造、報廢的主要依據(jù)。
設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。
3用戶設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。
這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》
工程檔案管理制度13
第一節(jié)目的
為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關方均能及時獲得，順利進行工作，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度。第二節(jié)適用范圍
本管理制度適用于房地產開發(fā)項目的全過程（前期、中期、后期）。
第二節(jié)職責
1.負責本部門文件和工程圖紙的歸檔管理。
2.負責項目施工組織設計、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、監(jiān)督實施及相關文件的歸檔管理。
3.負責項目施工的收集、積累、完整、準確的掌握，負責項目施工過程中竣工資料的收集和整理。
4、管理工程文件的領用、回收、整理、移交文件。
5、負責施工單位、監(jiān)理公司、質檢單位等的相關工程文件，進行回復、收集、歸檔。
6、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集、傳遞、回復、歸檔。
第三節(jié)管理內容及要求
一、文件資料的接收、分發(fā)
1、對施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。
2、將整理完畢的圖紙資料，經(jīng)有關主管領導批準后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關單位，并做好發(fā)放記錄。二、標識、版本更新、設計變更
1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態(tài)標識，以確認是否為有效版本。
2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。
3.工程部對發(fā)給工程部的.設計變更通知進行分類、編號和登記。原始文件應按相關要求歸檔并發(fā)放到相關單位，并保存收發(fā)記錄。
三、圖紙資料的補遺和索賠
1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認等問題時，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換。
2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關部門，督促落實。
四、圖紙不符的處理
1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應注明原因，及時將圖紙資料送還總工辦。
2.如果問題涉及甲方提供的材料和設備的制造商..工程部及時督促總工辦材料采購人員協(xié)調解決，并負責聯(lián)系材料設備廠家處理。
五、對單位、分部（分項）工程的有關要求
1.工程部所有文件按單位工程或分部(子項目)工程進行分類，并在項目施工組織過程中不斷補充和完善。單位分部(分項)工程竣工驗收，應在分部試運前編制，并作為竣工試運的必要條件，凡不符合要求的不予驗收。
2、文件應齊全、規(guī)范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。
3、完成后移交給相關單位和部門�？⒐べY料的編制、整理、審查、移交和驗收，有關人員合格，檔案管理人員逐項檢查。所有資料合格后，由工程部保管，歸檔文件應為原件。
六、施工、調試文件的審查。
當施工方、調試方的施工專業(yè)文件資料、資質文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方、調試方單位負責人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。
七、工程文件資料的借閱、復印
1、工程文件資料需要借閱時，應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，工程文件資料借閱“即借即還”不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。
2、工程文件資料原則上不允許復印，因工程需要必須復印時，由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，方可復印。復印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。
八、工程技術檔案資料編制要求
1、工程技術資料主要劃分為五類：
�、俟こ藤|量保證資料；
�、诠こ谭植糠猪棧ㄓ^感質量評定）評定資料；
③工程技術資料；
�、苁┕す芾碣Y料；
�、菘⒐べY料（竣工圖）。
2、工程技術資料的編制，應隨施工進度反映工程質量。新工藝的實施，新結構的試驗，地基檢測，現(xiàn)場安全，文明施工，工程相關的照片，音像資料，能夠反映工程的實施情況。資料應按有關規(guī)定裝訂，每冊資料應有名稱、目錄、頁碼、說明，以便查找核實。凡引用復印資料必須有復印時間，日期，復印人簽字，復印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。
3.工程技術資料的編制過程:工程技術資料應采用全國統(tǒng)一的格式和形式。
對于工程質量保證資料、工程分部分項評定資料和工程技術資料，施工單位應先按有關規(guī)定編制和填寫，然后報監(jiān)理單位審核。根據(jù)現(xiàn)場實際情況，由監(jiān)理公司審核確認相關資料，然后由監(jiān)理公司向建設單位工程部申報。施工單位對監(jiān)理單位上報的工程技術資料進一步審核，按資料類型交相關負責人，包括綜合辦公室(材料部、造價部)專業(yè)工程師審核簽字，并存檔備查，再回復監(jiān)理單位。施工單位不需要確認的工程資料，可由工程部歸檔后歸還。
施工管理資料和工程竣工資料由施工單位向監(jiān)理單位申報，經(jīng)監(jiān)理單位審核后，報施工單位審核、歸檔并移交社會檔案管理中心。
4、工程技術資料應隨施工進度同步收集、整理、整編，應做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負責。
九、工程部檔案資料入檔序目
1、工程招投標資料
a、招標文件；
b、招標答疑；
c、標外文件；
d、商務標；
e、技術標；
f、中標通知書
2、工程竣工資料由施工單位按當?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄（原件）、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表（原件）等。
3、竣工圖（有竣工圖章內容齊全）
4、竣工工程結算書（造價咨詢單位審查三家蓋章）入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便于查詢、有條件利用的原則進行保管。十、工程部檔案資料的銷毀
工程部接收建設單位提交的竣工工程檔案，并在本部門保存3年(自工程竣工備案之日起)。期滿后，工程部綜合業(yè)務主辦單位辦理相關手續(xù)，并負責向辦公室檔案室移交。
工程部向綜合辦公室移交的檔案按檔案管理規(guī)定管理50年。需要銷毀時，應當辦理銷毀手續(xù)，逐級審批，并監(jiān)督銷毀。
工程檔案管理制度14
為了規(guī)范公司的工程檔案管理，根據(jù)國家和地方工程檔案管理的有關規(guī)定及我公司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
�。ㄒ唬┕こ虣n案的歸檔范圍
對于與工程建設有關的重要活動，記錄工程建設主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價值的各種載體，應收集齊全，整理歸檔。
�。ǘw檔文件的要求
1.歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、格式整齊。
3、工程文件不得用鉛筆、圓珠筆等非耐用書寫工具簽署。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計。
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成負責人(經(jīng)辦人)必須在當天向資料員提交一份原件，資料員收到文件后當天在箱內登記。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的`時間先后順序進行分類排列。
�。ㄈ┕こ虣n案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、項目準備階段文件按建設程序編制。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
�。ㄋ模┕こ虣n案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm；頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號；“文件題名”填寫文件標題的名稱�！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌�。未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。
�。ㄎ澹┕こ虣n案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
�。┕こ虣n案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
�。ㄆ撸┕こ炭⒐n案移交
工程竣工驗收合格后60天內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交城建檔案館，一份移交工程檔案館。如未及時辦理交接，將處罰部門資料員5元。
（八）工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號如：第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如：基建類1為1.1.1
工程代號如xx花園首期為1.1
樓盤代號如xx花園代號為1
�。ň牛┕こ虣n案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3.短期:指工程檔案的保存期限少于20年。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
分類分為機密和秘密。同一案卷中具有不同安全級別的文件應歸類為高密度文件。
項目準備階段文件保密，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖紙、竣工驗收文件保密。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
在這個體系中，部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理處檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
工程檔案管理制度15
1、學校營養(yǎng)餐工作文件，由負責此項工作的老師管理。
2、上級部門下發(fā)的關于營養(yǎng)餐的`文件、通知、通告、講話、檢查記錄、整改意見、措施等必須存檔備查。
3、學校制定的各種營養(yǎng)餐管理制度、突發(fā)安全事故應急預案及組織領導機構等材料應裝訂成冊并歸檔。
4、學校接收、發(fā)放營養(yǎng)餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。
5、對于突發(fā)事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
6、學校營養(yǎng)餐工作檔案實行登記制度，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
7、管理人員隨時做好營養(yǎng)餐工作檔案的保管工作，注意防盜、防火、防丟失。
8、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實情況提供詳實的資料依據(jù)。
10、借閱檔案須經(jīng)學校領導同意，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要愛護檔案原件，用后及時歸還。
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