用word寫論文的幾點建議
于各方面的原因,大家主要還是用MicrosoftWord(以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足,但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能,可能經(jīng)常要為不斷地調整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結一下,拋塊磚。
原則:內容與表現(xiàn)分離
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一篇論文應該包括兩個層次的含義:內容與表現(xiàn),前者是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結構等,而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現(xiàn),例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn);而不同的內容可以使用相同的表現(xiàn),例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關系不言自明。在排版軟件普及之前,作者只需關心文章的內容,文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成,當然他們之間會有一定交互。Word倡導一種所見即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起,使得作者在處理內容的同時就可以設置并立即看到其表現(xiàn)?上У氖呛芏嘧髡邽E用WYSIWYG,將內容與表現(xiàn)混雜在一起,花費了大量的時間在人工排版上,然而效率和效果都很差。
本文所強調的“內容與表現(xiàn)分離”的原則就是說文章作者只要關心文章的內容,所有與內容無關的排版工作都交給Word去完成,作者只需將自己的排版意圖以適當?shù)姆绞礁嬖VWord。因為Word不僅僅是一個編輯器,還是一個排版軟件,不要只拿它當記事本或寫字板用。主要建議如下。
1.一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的',一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會,如果要對排版格式(文檔表現(xiàn))做調整,只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word自動生成各種目錄和索引。
2.一定不要自己敲編號,一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號,一定要小心,這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現(xiàn),表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時,不要自己敲編號,應使用交叉引用。這樣做以后,當插入或刪除新的內容時,所有的編號和引用都將自動更新,無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成,但我另有建議,見5。
3.一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格,一定要謹慎,想想是否可以通過其他方法來避免。同理,一定不要敲回車來調整段落的間距。
4.繪圖。統(tǒng)計圖建議使用Execel生成,框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象復制到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖,最好以插入Word圖片的方式,并適當使用組合。
5.編輯數(shù)學公式建議使用MathType5.0,其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType后,Word會增加一個菜單項,其功能一目了然。一定要使用MathType的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊,還可以自動更新編號。Word正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過固定行距來修正。
6.參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻,已經(jīng)太遲了,但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的,而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能,用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用ReferenceManager,它與Word集成得非常好,提供即寫即引用(Citewhileyouwrite,簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記,它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻列表,并且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范,減少出錯機會外,更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從長遠來說,本次輸入的參考文獻信息可以在今后重復利用,從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和Bi
blioscape。Endnote優(yōu)點在于可以將文獻列表導出到BibTeX格式,但功能沒有ReferenceManager強大。可惜這兩個軟件都不支持中文,據(jù)說Biblioscape對中文支持的很好,我沒有用過,就不加評論了。
7.使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節(jié)符,并設置當前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。
上述7點都是關于排版的建議,還是要強調一遍,作者關心的重點是文的內容,文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作,一定要停下來學一下Word的幫助,因為Word早已提供了足夠強大的功能。
我不懷疑Word的功能,但不相信其可靠性和穩(wěn)定性,經(jīng)常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習慣,這些情況也可以盡量避免,即使遇上,也可以將損失降低到最低限度。建議如下:
8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里,打開、保存、關閉都需要很長的時間,且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔,而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創(chuàng)建子文檔,個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。
9.及時保存,設置自動保存,還有一有空就ctrl+s。
10.多做備份,不但Word不可靠,windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。注意分清版本,不要搞混了。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件里,并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了,而且一個文件損壞后所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧
11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。
其他建議:
12.使用大綱視圖寫文章的提綱,調整章節(jié)順序比較方便
13.使用文檔結構圖讓你方便的定位章節(jié)
14.使用文檔保護,便文章的審閱和修改
15.Word表格的排序、公式和轉換的功能也是很值得學習的
上面的建議并不全面,但相信比較管用。如果還有疑問,自己花些時間研究一下Word的幫助,相信會有事半功倍的效果。
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