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商務(wù)英語(yǔ)郵件怎么寫(xiě)最好呢？
工作中，每天可能需要處理十幾封甚至上百封的電子郵件，身處外資企業(yè)或外貿(mào)公司收發(fā)英語(yǔ)商務(wù)郵件更是日常工作。做好工作與完成工作完全是兩回事，如何應(yīng)用既專(zhuān)業(yè)又得體的商務(wù)英語(yǔ)向商務(wù)客戶(hù)發(fā)送郵件，既可以節(jié)約雙方很多時(shí)間，也可以為自己贏得更多的印象加分。線話英語(yǔ)商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)部門(mén)的老師給出一下幾點(diǎn)建議，以幫助大家將商務(wù)英語(yǔ)郵件寫(xiě)的更“漂亮”。
1.Check the tone. 注意措辭
郵件開(kāi)頭稱(chēng)呼要恰當(dāng)，有些人寫(xiě)郵件不喜歡加稱(chēng)呼，甚至連簡(jiǎn)單的“你好”都忽略，直接開(kāi)始正文內(nèi)容。孰不知就像在傳統(tǒng)的信件上一樣，寫(xiě)上稱(chēng)呼是一種禮貌的象征，而且稱(chēng)呼必須使用恰當(dāng)。商務(wù)英語(yǔ)郵件按照溝通對(duì)象身份地位的不同可以分為垂直溝通和平級(jí)溝通。垂直溝通多為上級(jí)對(duì)下級(jí)的溝通，平級(jí)溝通多為同事之間的溝通。垂直溝通通常比較簡(jiǎn)短直接，平級(jí)溝通通常要更加禮貌一些。
2. Make good use of subject lines. 郵件主題要小心
商務(wù)英語(yǔ)郵件主題的寫(xiě)作要求和技巧在之前的文章中談過(guò)很多，其核心的要求就是要簡(jiǎn)潔且有總結(jié)性。成功的郵件主題可以讓收件人在打開(kāi)郵件之前就知道你要說(shuō)什么事，并且決定是否要打開(kāi)你的郵件。直奔主題直奔主題意味著郵件內(nèi)容的第一行應(yīng)該是這樣：“我想和你談?wù)勑抻喌氖隆＿@周二下午兩點(diǎn)您有空嗎?昨天會(huì)議上您要求的文件已附上，請(qǐng)查收�！比魧⑸虅�(wù)郵件重點(diǎn)放到內(nèi)容的開(kāi)頭，將會(huì)收到更加及時(shí)的回復(fù)信息。
3. Keep messages clear and brief 表達(dá)清晰簡(jiǎn)潔
和傳統(tǒng)的商務(wù)信函一樣，商務(wù)英語(yǔ)郵件也需要做到邏輯清晰、表述清晰準(zhǔn)確。一般來(lái)說(shuō)，郵件的正文一般包含三大部分：背景信息交換、行動(dòng)說(shuō)明和訴求。商務(wù)英語(yǔ)郵件內(nèi)容同時(shí)要求要做到言簡(jiǎn)意賅，盡可能將商務(wù)郵件內(nèi)容寫(xiě)得簡(jiǎn)單明了。
4. Don’t overcommunicate by email. 不是所有事情都只能通過(guò)郵件解決
太多的商務(wù)郵件往來(lái)容易給職場(chǎng)人士帶來(lái)不必要的壓力。所以在寫(xiě)郵件之前，可以先問(wèn)問(wèn)自己：非得用寫(xiě)郵件嗎?如果事情需要和對(duì)方多次來(lái)回才能解決，那么不妨先用電話溝通。其次，如果是要告訴對(duì)方不好的消息，那就盡量別使用email。
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