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企業(yè)合同管理制度
第一章總則
第一條目的
為規(guī)范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。
公司各部門及下屬企業(yè)對外簽訂的各類經(jīng)濟合同一律適用本制度。
第三條公司總經(jīng)理負責(zé)公司銷售、采購合同及其他經(jīng)濟合同的審批。
第四條公司法律顧問室負責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)是：
(一)負責(zé)除銷售、采購合同以外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂合同;
(二)負責(zé)制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本;
(三)負責(zé)對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理;
(四)負責(zé)各部門提交的各類合同的合法性、可行性審查;
(五)負責(zé)經(jīng)濟合同糾紛的處理;
(六)負責(zé)經(jīng)濟合同的檔案管理;
(七)負責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
第二章合同的簽訂
第五條合同的主體
(一)訂立合同的主體必須是公司，其他部門不得以部門名義擅自簽訂合同。
(二)訂立合同前，應(yīng)當(dāng)針對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
(三)公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。
第六條合同的形式
訂立合同，除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經(jīng)濟業(yè)務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。
第三章合同的內(nèi)容規(guī)定
第七條當(dāng)事人的名稱、住所：
合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。
第八條合同標的：
合同標的應(yīng)具有唯一性、準確性，買賣合同應(yīng)詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容;服務(wù)合同應(yīng)約定詳細的服務(wù)內(nèi)容及要求;
對合同標的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。
第九條數(shù)量條款：
合同應(yīng)采用國家標準的計量單位，一般應(yīng)約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發(fā)票等)
第十條質(zhì)量條款：
有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應(yīng)約定所采用標準的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。
第十一條價款或報酬條款：
(一)價款或者報酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款;
(二)價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯)信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確;
(三)價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。
第十二條履行期限、地點和方式
(一)履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式;
(二)合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級;
(三)買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如運單、倉庫保管員簽單等。
第十三條合同的擔(dān)保條款
合同中對方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準、法律顧問室審核后結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。
第十四條合同的解釋條款
合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。
第十五條保密條款
對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。
第十六條合同聯(lián)系制度
履行期限1年以上的重大經(jīng)濟合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。
第十七條違約責(zé)任
根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。
第十八條解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。
簽訂經(jīng)濟合同，除合同履行地在公司所在地外，簽約時應(yīng)力爭合同糾紛由公司所在地人民法院管轄。
第四章簽訂合同的工作程序
第十九條簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度第五條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進行審查，并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及其他行政許可證明留存。
第二十條銷售、采購合同，由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由法律顧問室編寫合同編號并加蓋合同專用章，必要時，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對合同進行合法性審查。
第二十一條除銷售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責(zé)任人員會同相關(guān)部門與對方當(dāng)事人進行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經(jīng)理審批，由法律顧問室加蓋合同專用章。
第二十二條法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準登記手續(xù)的合同，合同成立后由法律顧問室依法及時辦理。
第二十三條合同正式簽訂后，合同文本除經(jīng)辦人自行保管外，應(yīng)當(dāng)隨合同會審表交存公司法律顧問室一份備案。
第五章合同的變更、解除
第二十四條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。
第二十五條存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同
(一)因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的;
(二)在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);
(三)對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行;
(四)對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的;
(五)法律規(guī)定的其他情形。
第二十六條變更或解除經(jīng)濟的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式(包括書信、電報);
第二十七條變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理;
第六章合同的履行
第二十八條公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其義務(wù)。
第二十九條在合同履行過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認。履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。履行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。
第三十條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時書面上報公司法律顧問室處理，并報總經(jīng)理。
(一)經(jīng)營狀況嚴重惡化;
(二)轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù);
(三)喪失商業(yè)信譽;
(四)有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形;
第三十一條債權(quán)債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認。
(一)在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認雙方債權(quán)債務(wù);
(二)在對方當(dāng)事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。
第七章經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟
第三十二條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。
第三十三條合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見，報總經(jīng)理決定。對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報告公司法律顧問室和總經(jīng)理。
第三十四條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司法律顧問室。
第八章合同的日常管理
第三十五條本公司實行二級合同管理，公司法律顧問室全面負責(zé)公司的合同管理;銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員負責(zé)所在部門的合同管理。
第三十六條公司的合同專用章專人管理，公司財務(wù)部負責(zé)保管。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、已簽訂的合同等遺失的，應(yīng)及時向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)報案，并登報聲明。
第三十七條已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好;重要資料應(yīng)將原件交公司法律顧問室隨合同保管。
第三十八條合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司法律顧問室和有關(guān)部門確認后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司法律顧問室應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。
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