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現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立
摘要：現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立與企業(yè)檔案工作的協(xié)調(diào)運行是一脈相通的，企業(yè)檔案工作運行機制的建立既是一個客觀問題，也是一個主觀問題。我們對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的艱巨性應(yīng)有充分的認(rèn)識。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代 企業(yè)檔案 運行機制 建立
企業(yè)檔案工作運行機制的建立既是一個客觀問題，也是一個主觀問題。其客觀性是指對一個企業(yè)來講，在某一時期內(nèi)企業(yè)檔案工作運行機制的構(gòu)成要素是相對穩(wěn)定的、與企業(yè)運行特征相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運行機制是客觀存在的。但這一運行機制的建立、運行與維護(hù)則又是人的主觀行為，需要人們?nèi)パ芯�、去實踐。我們只有在掌握企業(yè)檔案工作的普遍理論和一般規(guī)律的基礎(chǔ)上，再經(jīng)過對企業(yè)運行特征作一番認(rèn)真研究，才能建立有效實現(xiàn)這兩者有機結(jié)合的企業(yè)檔案工作運行機制，才能找到適合本企業(yè)運行特征的企業(yè)檔案工作運行機制的這一客觀存在。我們對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的艱巨性應(yīng)有充分的認(rèn)識。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立是一項系統(tǒng)的工程
從系統(tǒng)論角度看，在建立企業(yè)檔案工作運行機制中，涉及到方方面面的問題。從企業(yè)檔案工作與社會關(guān)系看，檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會都負(fù)有責(zé)任，并不完全是企業(yè)行為。檔案行政管理部門的職責(zé)是宏觀監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù)，面向企業(yè)檔案工作提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、信息、培訓(xùn)等服務(wù)，其作用一是理順企業(yè)檔案工作宏觀管理體制、指導(dǎo)企業(yè)建立適合的檔案管理模式，總結(jié)與推廣企業(yè)檔案工作經(jīng)驗；二是為企業(yè)檔案工作建立控制機制提供法規(guī)依據(jù)、企業(yè)檔案質(zhì)量依據(jù)、建檔制度依據(jù)。行業(yè)主管部門的作用主要體現(xiàn)在國有或國有控股企業(yè)上及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，對所屬行業(yè)或系統(tǒng)的企業(yè)建立正常的檔案工作運行機制起到不可替代的作用。行業(yè)協(xié)會的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用在某一行業(yè)內(nèi)，尤其是對民營企業(yè)檔案工作的運行可以起到推動、制約的作用。
從企業(yè)檔案工作與企業(yè)的關(guān)系看，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)的具體領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用，對企業(yè)檔案工作運行機制的建立與運行往往起著決定性的作用。從企業(yè)檔案工作與企業(yè)檔案部門或人員的關(guān)系看，企業(yè)檔案部門或人員則是企業(yè)檔案工作運行機制的運作者、維護(hù)者、協(xié)調(diào)者，在其他條件既定情況下，企業(yè)檔案人員的事業(yè)心、業(yè)務(wù)素質(zhì)對企業(yè)檔案工作運行機制的建立、運行起著關(guān)鍵性作用。運行機制的綜合性、動態(tài)性的實現(xiàn)，關(guān)鍵是看檔案人員能否將有關(guān)因素及時轉(zhuǎn)化為推動企業(yè)檔案工作運行的助動力與控制力，能否隨企業(yè)的發(fā)展因勢利導(dǎo)企業(yè)檔案工作。
現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制正是指上述諸因素的相互作用、相互制約、相互協(xié)調(diào)的原璉與運作方式。如果把影響建立企業(yè)檔案工作運行機制的因素分成內(nèi)因與外因兩個方面，檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會的作用屬外因，企業(yè)主管與企業(yè)檔案部門或人員的作用屬內(nèi)因。企業(yè)檔案工作運行機制的建立與運行，關(guān)鍵在企業(yè)內(nèi)部。
在外因作用力度不夠的情況下，內(nèi)部動力同樣不足。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，單獨的企業(yè)檔案機構(gòu)在多數(shù)企業(yè)已不復(fù)存在，企業(yè)檔案人員也多為兼職，檔案人員流動性大、業(yè)務(wù)素質(zhì)低、兼職多的情況具有普遍性。而兼職或?qū)Ｂ殭n案人員面對這一系統(tǒng)工程僅靠個人努力，往往感到勢單力薄、難以應(yīng)對。企業(yè)檔案工作運行機制的建立，不僅是檔案人員的事，也不僅是企業(yè)的事，需要有關(guān)部門各司其職、齊抓共管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案人員有責(zé)任， 檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會也有不可推卸的責(zé)任，不能過于強調(diào)企業(yè)建檔因?qū)倨髽I(yè)行為而放任自流。因此，企業(yè)檔案工作運行機制的建立是一項系統(tǒng)工程。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立是一項變革工程
我國目前的所謂現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)，有的是由國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而來，有的是借助民間資本發(fā)展而來。鑒于現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)的基本職能是相同的，檔案工作亦應(yīng)具有共性，因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作不完全是白手起家�，F(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立也同樣如此，應(yīng)是借鑒與創(chuàng)新的關(guān)系，在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制中弄清其與傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行機制的異同是十分有益的。
從兩者的相同點來看，首先兩者構(gòu)成大體相同，他們都由動力機制、控制機制和評價機制構(gòu)成，且每機制的構(gòu)成要素也大體相似。其次是運行條件相似，兩種運行機制的建立與運行都需要內(nèi)外因條件的支撐，例如都需要納入企業(yè)科技管理制度。但我們必須認(rèn)識到，這種相同只是形似，更重要的是認(rèn)識其區(qū)別，否則我們就會沿用老一套的管理理念與方式來對待現(xiàn)代企業(yè)檔案工作，就不能建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運行機制。兩者的區(qū)別主要體現(xiàn)在：
1.運行理念不同
構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運行機制中需要借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行的歷史經(jīng)驗，但不能把兩者混為一談，它們最重要的區(qū)別是理念的不同。一是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的運行環(huán)境是計劃經(jīng)濟體制，是建立在清一色的國有企業(yè)的基礎(chǔ)上的；現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運作環(huán)境是市場經(jīng)濟體制，建立在企業(yè)多元所有制基礎(chǔ)上的。二是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行的經(jīng)驗彼此是孤立的，尚沒有自覺提到運行機制的高度上予以研究；而現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的研究，則是把這些個體因素有機的聯(lián)系起來，有目的地將其作為整體與部分的關(guān)系加以系統(tǒng)研究，重在其相互作用的研究。三是推動傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的運行中成本觀念淡薄，較少考慮企業(yè)檔案工作的投人產(chǎn)出，而現(xiàn)代企業(yè)在推動企業(yè)檔案工作運行的同時更注重成本觀念，較少有形式主義的成分。
2.驅(qū)動力不同
從整體上看，企業(yè)檔案工作運行機制的動力都來自外因與內(nèi)因的協(xié)同作用，但在不同體制背景下，兩種因素作用程度有較大差別。在計劃經(jīng)濟體制下，在國家各級檔案行政管理部門與專業(yè)主管機關(guān)的強有力作用下，行政力量往往構(gòu)成了推動企業(yè)檔案工作動力的主導(dǎo)因素，通過有計劃有組織地發(fā)布文件、制定計劃、檢查評比、升級達(dá)標(biāo)、人員培訓(xùn)、經(jīng)驗推廣等推動企業(yè)檔案工作的開展。在市場經(jīng)濟體制下，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作雖然也需要外部力量的推動，但由于檔案行政管理部門與專業(yè)主管機關(guān)職能轉(zhuǎn)變、企業(yè)自主性增強，他們對企業(yè)的監(jiān)督、指導(dǎo)作用已大大減弱，企業(yè)內(nèi)部需求往往構(gòu)成了推動企業(yè)檔案工作的主導(dǎo)因素，重在內(nèi)需動力的構(gòu)建。 3.運行形態(tài)不同
傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行的形態(tài)是比較單一的，運作模式雷同現(xiàn)象明顯，例如在管理機構(gòu)設(shè)置上設(shè)立有獨立的檔案機構(gòu)，在管理形式上對檔案實行集中統(tǒng)一管理，在管理制度上強調(diào)建立統(tǒng)一的檔案管理制度。應(yīng)該說這種運行機制對國有企業(yè)是適合的，對現(xiàn)代企業(yè)也是有借鑒意義的。但由于現(xiàn)代企業(yè)特征所決定，產(chǎn)權(quán)的多元化決定了企業(yè)檔案所有權(quán)的多元性，企業(yè)在規(guī)模形態(tài)、技術(shù)形態(tài)、經(jīng)營形態(tài)等方面也發(fā)生了重大變化，不能再照搬傳統(tǒng)國有企業(yè)檔案工作運行的那一套單一模式。事實上目前在企業(yè)檔案工作中也出現(xiàn)了多元化的現(xiàn)象。兩者的區(qū)別不僅局限上述幾個方面，由上述不難看出現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立，不是傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行的翻版或重現(xiàn)，而是一項深刻的變革工程，它涉及到管理觀念、管理體制、管理模式、資源建設(shè)等方面的變革等，只有在變革和創(chuàng)新中，才能建立起與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運行機制。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的建立是一個動態(tài)工程
現(xiàn)代企業(yè)檔案工作與社會、企業(yè)有著十分密切的聯(lián)系，社會與企業(yè)的發(fā)展對企業(yè)檔案工作運行機制具有規(guī)定與制約作用，社會與企業(yè)的動態(tài)性決定了企業(yè)檔案工作運行機制的動態(tài)性。在當(dāng)今社會，社會信息化與企業(yè)信息化發(fā)展正一日千里，經(jīng)濟全球一體化催動著社會與企業(yè)的變革，企業(yè)產(chǎn)權(quán)重組與外向型趨勢不斷引發(fā)企業(yè)形態(tài)的變革，現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善將引發(fā)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)與信息需求的變化�，F(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運行機制沒有固定模式可言，其基本內(nèi)涵是指與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的、各構(gòu)成要素相互作用、相互協(xié)調(diào)的、使企業(yè)檔案工作能自主、高效、持久運行的方式。在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制過程中，我們追求的是功效，但注重的應(yīng)是過程，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制的過程，實際上是一項系統(tǒng)工程，是一項變革工程，同時也是一個動態(tài)過程。
總之，我們的理想目標(biāo)是以建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制為抓手，通過理順管理體制和創(chuàng)新管理模式，建立起與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度；以企業(yè)信息需求為導(dǎo)向，依法加強檔案信息資源建設(shè)，通過深化服務(wù)凸現(xiàn)出企業(yè)檔案應(yīng)有的價值；伴隨企業(yè)信息化建設(shè)與時俱進(jìn)地不斷提升檔案信息化管理水平，最終達(dá)到推動企業(yè)檔案工作自主、持久、協(xié)調(diào)運行的目的。
參考文獻(xiàn)
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[2]馮惠玲、張輯哲主編.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，2001
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