辦公室主任工作內容

辦公室內部管理工作

一、 人員管理工作

a. 與新增加人員進行談話，讓其了解公司對他們的的要求和達到的標準，能夠迅速成長。（例如：1、讓他在周例會或月例會上做自我介紹，讓大家都認識他，同時對他的加入表示歡迎2、按排生活起居，安排工位等事宜3、跟進師傅了解其表現情況，針對出現的問題及時幫助其解決4、及時組織相應的轉正、獨立考試）。

b. 關注員工思想情況，采取不同方式多關心員工，如思想壓力過大或是有特殊情況者，要及時將情況反饋給辦事處經理或是總公司，及時談話溝通，了解情況，幫助解決問題。

c. 關注員工工作表現狀態(tài)，通過產值、萬元成本情況分析員工目前狀態(tài)，及時地給于指導和幫助。對于持續(xù)產值較低，成本較高的員工，要及時與辦事處經理溝通，調整工作方向，不能因持續(xù)低產值而影響員工積極性。

d. 關注員工成長，要定期跟進員工學習進步情況，并及時進行談話溝通，自己能幫助解決的問題及時幫助解決，自己不能幫助解決的情況要積極將情況反饋給辦事處經理或是總公司。針對新員工不同階段的學習、考核要積極、主動地進行組織和跟進。 e. 了解員工的心聲，了解員工的需求，更好的為一線人員服務。 f. 及時更新人員檔案，掌握人員資料。整理員工照片、身份證復印件、畢業(yè)證及學位證復印件等資料，健全檔案。

a．認真核對票據，注意核對時間、金額與票據是否一致。 b．于每月28日前將財務報表發(fā)至財務部郵箱。（與主管會計聯系）報表包括內容：1、現金、銀行 2、當月費用3、收支計劃 4、產值表、5、應收賬款 6、現金流水賬，準確的統計數據，真實的反應當月成本費用。

c．定期給辦事處經理提供可靠的數據，幫助分析辦事處成本及

個人成本原因，并提出改進意見。

d．關注開票、回款情況， 每月10-15日及時給工程主管及工作站負責人打電話溝通，確定本月需開票與回款的項目，及時按排月底開票事宜，確定下月回款計劃，對于未回款項目要了解原因，及時溝通，確保款項順利到賬。

e．每月底與經理溝通，確定下月費用計劃，與財務溝通及時撥款。 f．準確統計人員借款，還款是要提供收據，沖賬是要標注，做到處處有痕跡，有據可查。

g．每天盤庫現金賬，做好每天流水賬的登記。

h．對于外出設計員不能及時報賬，要督促設計員在每月25日前將票據寄回辦事處，盡量做到當月成本當月統計，增強當月成本分析的準確性。

i. 每月26日前督促設計員填寫流程卡，及時上報當月產值，做好產值統計，準確計算工資。

a. 出版人員管理工作。

接到出版任務時，合理安排時間、人員，分配工作量，有組織的完成出版任務。

b.針對工作出現的問題，如：怠慢、懶散、不認真、細致、沒有服務意識等情況，要及時指出并加以糾正。

c.在畫圖、出版任務較少的情況下，及時與設計處長聯系，是否有

可以幫忙畫的圖紙，減少設計人員工作量。

d.做好出版用紙登記、流程卡發(fā)放登記及設計出版登記。

e.做好出版設備的定期維護和保養(yǎng)工作，針對出版設備出現的簡單問題要能加以維修，使其正常運轉，不影響出版進度。

f.要加強大家的成本意識工作，如：半廢紙的二次利用等。

四、內勤日常管理工作

a. 不定期瀏覽當地建設廳網站或通信管理局網站，做好每年職稱考試報名、職稱評定及外省企業(yè)的備案工作。

b. 及時收集上報總公司轉正員工的社保資料并積極組織簽訂勞動合同。

c. 幫助完善全公司人力資源數據庫人員資料的收集工作。 每月月底前上報優(yōu)秀員工電子版照片。

d. 每周盡可能組織召開好本周周例會，召開前要準分準 備會議內容（要與經理溝通）。

e. 配合經理、市場部每周五提前做好周報報表，更新本周開票、

回款數據，給經理建議辦事處下周的主要工作情況，供經理參考。

f. 每月必須組織召開一次辦事處月例會。要求:會議要有簡單流程、主持人，做好會前準備，以保證會議的效果，并將會議紀 要及時上傳OA。

g． 組織學習總公司下發(fā)的各種規(guī)定文件。

h. 做好每月月例會資料，及時更新OA。要求：月底徹底更新，尤

其是及時更新花名冊，新員工跟進表等，員工休息統計表等。 i． 每季度可能條件下組織員工集體活動，要做好組織籌劃，并

及時將活動寫成稿件交綜合部審核后上傳OA公司新聞，豐富員工活動。

j. 做好員工請銷假登記，嚴格按公司文件制度，需要上級批準的

要及時將請假條（公司制式）發(fā)至綜合部郵箱，及時請示，上班后及時銷假。

k. 配合總公司五大部門工作，做好其他各種日常行政突發(fā)工作處

理，做好經理助手。

L．每月整理項目審計表，核對發(fā)票金額。

m．及時更新員工通訊錄。

n. 要求、督促、統計自審設計的審核結論，每套設計根據審核結

論修改后方可出版，以提高本辦事處設計質量。

o. 每周收集設計項目統計表及電子存檔，及時反饋給總工辦。 p. 每月組織學習2次以上，若辦事處設計人員少，可在工作站督

促他們共同學習。

q. 認真、完整的統計處每月培訓內容、課時及對外交流的內容，

應與公司內聘工程師考核表中每月所填的培訓、交流內容保持一致。

r. 對試用期、實習期設計人員嚴格執(zhí)行筆試、宣講考核流程。 s. 瀏覽知識管理平臺，可將有助于設計人員的文章下載發(fā)于他們

學習，調動本單位人員上知識管理平臺的積極性，可在周例會等會議上共同上知識管理平臺瀏覽。

t. 協助經理做好招標資料。

五、 后勤管理工作

a. 組織出版室人員服務好一線的工作人員。幫助設計人員整理宿舍衛(wèi)生，清洗被罩、床單等床上用品，讓辛苦在一線的設計人員，能感覺到家的溫暖。

b. 管理伙食方面。根據季節(jié)的差異，定時與炊事員商議伙食的花樣、口味、營養(yǎng)搭配等，能用低的成本，做出營養(yǎng)搭配最好的飯菜。

c. 做好后勤保障，及時購買辦公用品及宿舍用品，合理分發(fā)，登記。做好房水電等各項工作并及時繳納相關費用，發(fā)現辦公室或者宿舍需要維修的地方要及時處理，消除隱患。

d. 司機的管理、教育工作。每月統計行駛車程，統計當月車輛費，了解車的保養(yǎng)和維修工作，提醒司機要愛車、護車、安全駕駛，節(jié)約成本等。

e. 關心員工、服務員工，如：遇到人員加班情況，要提前準備好加班食品，組織人員做好服務工作。

六、 內外部協調工作

1. 內部協調工作

a.經理與員工之間的協調，起到上傳下達的作用。

b員工與員工之間的協調，起到鏈接的作用。

c不同崗位之間的協調（設計員與出版員之間），起到橋梁的作用。

2. 外部協調工作

a. 對總公司各個部門協調（如：協助市場部回款工作等）。 b. 對稅務局、銀行及耗材采購供應商的協調。

c. 對建設單位人員的配合工作.給公司員工強調對客戶的服務意識，服務決定市場，與建設單位相關人員建立朋友關系，搞好服務。

重點時間安排：

每周6協助經理上報周報表給綜合部

每周6收集設計項目統計表給總工辦

每月5日 發(fā)上月工資

每月20-25日 各地市開票

每月25日 收集全員票據，審核、簽字、報賬。 每月26日 收集流程卡，統計產值

每月28日 給財務上報財務報表

每月月底前 給各部門上報月例會資料，更新OA平臺

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