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2歸檔文件整理細則
歸檔文件整理細則
一、整理原則
（一）原則。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分
不同價值，便于保管和利用。
（二）歸檔文件整理。將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、
排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
（三）“件”。歸檔文件的整理單位。
二、整理方法
歸檔文件以"件"為單位進行整理。一般以每份文件為一件，文件正本
與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)
發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。
三、文件歸檔時間
（一）公司所有員工經(jīng)辦事項所形成、取得的部門級檔案，要在取得
后當日向部門檔案管理人員移交存檔；公司級檔案，要在取得后二日內(nèi)向
公司辦公室檔案管理員移交存檔；
（二）各類合同、協(xié)議等文件加蓋印章后，應(yīng)留存一份原件交辦公室
存檔；如遇特殊情況（合同對方要求我方首先加蓋印章、加蓋印章后還須
粘貼印花稅發(fā)票等），不能立即交辦公室存檔的，辦公室檔案管理員需預留
復印件，經(jīng)辦人三日內(nèi)將該文件原件移交辦公室歸檔；
（三）檔案交接必須履行交接手續(xù)。交接雙方在各自的《檔案交接表》
同時簽字，分別保存�！稒n案交接表》寫明移交日期、文件標題、內(nèi)容、原
/復印件/份數(shù)/每份頁數(shù)、移交時間、交接雙方簽字；
（四）部門與辦公室進行檔案移交時，如有電子文檔，應(yīng)同時移交。
辦公室對電子文檔進行整理保存；
（五）各部門檔案管理人員發(fā)生變更時，要將檔案進行完整的交接，
檔案交接清單交公司辦公室存檔一份，以備查閱。
四、文件修整
為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對不符合要
求的歸檔文件材料進行必要的修整。文件修整一般包括對破損文件進行修
裱，對字跡模糊或易退變的文件進行復制，去除文件上易銹蝕的金屬物，
對過大的文件進行折疊等。
（一）修裱破損文件。歸檔文件材料由于使用不當，可能產(chǎn)生文件材
料破損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進行修裱。
（二）復制字跡模糊或易退變的文件。對字跡模糊或易退變的文件，
采用復印的方式進行復制。比如傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔。
（三）超大紙張折疊。折疊的操作要求：注意盡量減少折疊次數(shù)，同
時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁數(shù)較多時，宜單張
折疊、以方便歸檔后的查閱利用。
（四）文件整理歸檔時需去除易銹蝕的金屬物（如訂書釘、曲別針、
大頭針等），以避免對檔案潛在的危害。
五、文件裝訂
歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新
加以大學網(wǎng)裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管
和利用的作用。
六、文件的文類
根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國家檔案局1991年7月4日印
發(fā)）及公司實際情況，把歸檔文件劃為8個一級類目，具體分類見附1
七、文件排序
公司歸檔文件采用“年度——問題——件號”的方法進行綜合分類管
理。
（一）一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（落款日期）判定文件所屬年度。
（二）跨年度形成的文件，歸入辦結(jié)年度。
（三）幾份文件作為一“件”時，件的日期應(yīng)以排在最后面的文件的
日期為準。
（四）文件沒有標注日期時，需要分析文件內(nèi)容等手段確定歸檔日期。
歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按其形成時間排列。會議文
件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。歸檔文件應(yīng)在確定分類方案之后
安排列順序逐件編號（編號示例見附1）。
歸檔文件應(yīng)按年度順序編制歸檔文件目錄。（附2）歸檔文件應(yīng)逐件編
目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、
責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。當文件本身標注保密等
級為“機密”以上時，可將密級填入備注項。幾份文件作為一“件”時，
以密級最高的文件密級為準。
（一）件號：文件的排列順序號。
（二）責任者：制作或承辦文件的部門或個人。填寫責任者項時一般
應(yīng)使用全稱或通用簡稱，勿使用"本處"等含義不明、難以判斷的簡稱；未
署責任者的歸檔文件，編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填
寫。
（三）文號。文件的發(fā)文字號。
（四）題名。文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。有副題名或并列題名的歸
檔文件在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。并列題名，
即以其它語言文字書寫的題名，需要時可與正題名一并抄錄；題名中反映
發(fā)文機關(guān)名稱的，抄錄題名時，可省略發(fā)文機關(guān)名稱；沒有題名，或題名
含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)
容重新擬寫或補充標題，外加"[ ]"號；有些歸檔文件獨立性強，如正文僅
有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補充和說
明，可在正件題名后抄錄附件題名，外加"（）"號。
（五）日期。文件的形成時間，即文件的簽發(fā)時間（落款時間），以8
位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，月、日不足兩位時前面加"0"，如20100608。
（六）頁數(shù)。每一“件”歸檔文件的實際頁數(shù)，并填寫原件、復印件
及份數(shù)。
（七）備注。用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、
缺損、修改、補充、移出、銷毀等。其中文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，
需在備注中注明；有重復的文件需在備注中說明；傳真件需在備注中注明；
文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；文件密級應(yīng)在備注中注
明；只有請示沒有批復的，注明缺批復；只有復印件缺原件的，注明缺原
件。需要說明的內(nèi)容較多，在備注欄加注“*”，具體內(nèi)容填在盒內(nèi)備考表
中。
（八）歸檔文件目錄及封面用紙采用國際標準A4型（長、寬分別為
297mm、210mm）。
（九）歸檔文件目錄（加封面）的裝訂，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的目錄夾。
歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表（附3）、檔案盒封
面及盒脊項目（附4）。
（一）不同形成年度的“件”不應(yīng)放入同一檔案盒。
（二）檔案盒封面標明“東北亞物流”。
（三）檔案盒盒脊設(shè)置機構(gòu)、年度、起止件號和類目號。
1、年度。盒內(nèi)文件的形成年度，如2010。
2、起止件號。盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號，其間用"－"號
連接，如"12－89"。
3、類目號。分類后類目編號。
4、備考表。置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必
要的注釋說明。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
部門級檔案分類、編號
（一）部門級檔案編號規(guī)則
1、一級類目標識采用部門名稱漢語拼音的首字母，如“GL”即“Guan
Li”（管理部）的簡稱。
2、二級類目標識采用“雙位制”，由英文字母組成，英文字母為二級
類目名稱主詞的漢語拼音首字母，如“JL”即“Ji Lu”（記錄、報表類）
的簡稱；
3、二級類目標識后的檔案序號按存檔順序編制，首位數(shù)字不能為“0”，
如1號文件不能為“01”。
4、公司暫不設(shè)三級類目。
5、編號示例：
二級類目編號
一級類目編號
年份后二位縮寫
（二）部門級檔案分類、編號明細表（附5）
附1 檔案分類方案及編號樣本
6
7
8
附2 歸檔文件目錄樣式
9
附3 備考表樣式
附4檔案盒脊樣式
2011
類別編號，如NW，指內(nèi)部發(fā)文
附5 部門級檔案分類、編號明細表
一級類目劃分
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