單證管理辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為了規(guī)范業(yè)務單證管理，保障業(yè)務合規(guī)經(jīng)營，防止單證風險，增強公司防風險能力，促進業(yè)務健康發(fā)展，根據(jù)省公司《單證管理辦法》和《單證管理實務》，結(jié)合全市系統(tǒng)業(yè)務單證管理實際，制定本管理辦法。

　　第二條 本辦法所管理的業(yè)務單證，是指印有公司形象標識和名稱的各類空白業(yè)務單證，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。

　　定額保險單是指保險單上印有保險責任、固定的保險金額和保險費，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證號碼等信息的業(yè)務單證，包括保險憑證。

　　有價定額保險單是指在保險單上直接印刷有保險金額和保險費，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險單。

　　第三條 業(yè)務單證管理是指業(yè)務單證的設計、審核、印制、保管、配送、領(lǐng)用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。

　　第四條 業(yè)務單證管理堅持“流程管理、分級負責、規(guī)范設計、計劃印制、應用IT、嚴格管控”的原則。

　　第五條 公司對于在業(yè)務經(jīng)營活動中形成的有效業(yè)務單證，按照公司保險業(yè)務檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

　　第六條 本辦法適用于全市系統(tǒng)保險業(yè)務單證管理工作。

　　第二章 業(yè)務單證管理的職能

　　第七條 各支公司經(jīng)理作為本公司的單證管理第一責任人。單證管理責任人對本公司單證的管理和風險控制負責，定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對單證管理責任事故承擔管理責任。

　　市分公司綜合部是市分公司業(yè)務單證的職能管理部門。系統(tǒng)內(nèi)單證工作實行垂直管理，各支公司單證管理部門（綜合部或財務核算部）為本級公司業(yè)務單證管理的職能部門。 市分公司設立專門的單證管理崗，負責全市系統(tǒng)的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責任心強，懂保險業(yè)務，并保持單證管理人員的相對穩(wěn)定性。支公司單證管理員因工作變動發(fā)生變動時，應及時向市分公司書面報告，并填寫《人員代碼及權(quán)限變更申請表》，按規(guī)定上報各級管理部門批準后支公司留存一份，上交市分公司一份。

　　第八條 市分公司綜合部負責全市系統(tǒng)業(yè)務單證管理實施辦法的制定，負責全市系統(tǒng)業(yè)務單證的保管、配送、銷毀等工作的統(tǒng)一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。 第九條 支公司根據(jù)市分公司業(yè)務單證實施管理辦法,制定相應的管理辦法。負責支公司業(yè)務單證的申請、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收; 負責使用單證的日清日結(jié)，每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況, 核對是否與業(yè)務處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，以嚴格保險單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時上報單證使用的重大事項。

　　第三章 單證發(fā)放與保管

　　第十條 單證征訂由市分公司綜合部實行按季征訂，每季度征訂一次，市分公司各事業(yè)部和支公司單證管理部門按市分公司綜合部規(guī)定的《業(yè)務單證征訂單》、征訂時間的要求上報。因新產(chǎn)品開發(fā)需要增訂業(yè)務單證，由市分公司綜合部按省公司要求統(tǒng)一時間組織征訂。

　　市分公司各事業(yè)部或支公司在征訂業(yè)務單證時, 應根據(jù)險種、數(shù)量進行分類統(tǒng)計，為避免單證浪費，節(jié)約費用，統(tǒng)計的數(shù)量要盡可能地準確，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，報市分公司綜合部。業(yè)務單證印刷費由市分公司財務部門統(tǒng)一向省公司支付后，根據(jù)各支公司實際領(lǐng)用數(shù)量劃賬。

　　第十一條 各支公司之間不得擅自調(diào)劑單證，確需調(diào)劑時，申請調(diào)入支公司和同意調(diào)出支公司向市分公司綜合部提出《業(yè)務單證調(diào)劑申請》,經(jīng)確定系統(tǒng)內(nèi)有被調(diào)劑單證時,由市分公司綜合部單證管理員負責調(diào)劑。

　　第十二條 單證領(lǐng)取登記、發(fā)放和保管。 各支公司單證管理人員負責從市分公司單證管理部門領(lǐng)取業(yè)務單證。各支公司單證員從市分公司領(lǐng)取保險單時，需填寫《業(yè)務單證發(fā)放登記薄》,單證收到后要清點數(shù)量、核對單證號碼，清點無誤后方可簽收。保險單證領(lǐng)回后要及時做好入庫登記，填寫《業(yè)務單證總帳》、《業(yè)務單證明細帳》。支公司應嚴格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，建立《業(yè)務單證發(fā)放登記薄》。 業(yè)務單證的領(lǐng)取與發(fā)放，應遵循循序漸進發(fā)放的原則，既要滿足業(yè)務發(fā)展需求,又要防止風險。支公司單證員發(fā)放業(yè)務單證時，必須認真核對單證管理系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，嚴格控制單證發(fā)放數(shù)量。

　　第十三條 支公司出單員應對已使用的保險單進行日結(jié)日清處理，支公司單證管理員每天檢查當日處理的紙制單證的使用情況，核對與業(yè)務處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，并填寫《業(yè)務單證銷號清單》。 保險業(yè)務單證實行定期盤存。市分公司每季末，對轄內(nèi)業(yè)務單證按《業(yè)務單證明細表》進行一次盤存，詳細清點業(yè)務單證領(lǐng)用、發(fā)放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫存情況。支公司單證員于每月5日前(節(jié)假日順延)，將上月盤存結(jié)果(含盤存表和業(yè)務單證明細表，業(yè)務單證銷號清單)通過新“OA”報市分公司綜合部。每年12月底進行年度盤存，通過盤存，做到“賬單相符,賬表相符,賬賬相符，賬實相符,手工臺賬與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符”。

　　第十四條 對停止使用的重要空白單證，支公司不得擅自銷毀，應按照市分公司有關(guān)通知精神進行清理盤點并上繳市分公司統(tǒng)一銷毀。應特別注意及時清收分散在各代理網(wǎng)點和營銷員手中的單證�；厥盏膯巫C應填定《業(yè)務單證回收清理表》，清理表應標明單證代碼，單證名稱，單證流水號段，并同時在單證系統(tǒng)作好停用處理，上報市公司綜合部。

　　第十五條 各支公司出單員要對已使用的單證按單證流水號的順序號及時進行整理、裝訂。非車險通用全打保單有兩聯(lián)業(yè)務聯(lián)，第一業(yè)務聯(lián)，歸檔時按保單號裝訂，保單附頁、批單等其它附件與此聯(lián)一并裝訂；第二業(yè)務聯(lián)，歸檔時按單證流水號裝訂；對業(yè)務處理中作廢的單證不得擅自銷毀，應在單證各聯(lián)加蓋“作廢”印章，與已使用單證按印刷流水號歸檔，不允許缺號、跳號，同時必須在業(yè)務處理系統(tǒng)進行作廢單證處理，第十六條 支公司要建立單證管理責任追究制，對單證工作管理不善造成遺失、短缺的,要追究相關(guān)人員的責任。

　　支公司發(fā)現(xiàn)單證遺失，應在3日內(nèi)填報《業(yè)務單證遺失報告表》(節(jié)假日順延)，上報市分公司綜合部，并采取相應措施，查明原因，對相關(guān)責任人進行經(jīng)濟處罰，同時在所在地報刊上發(fā)布遺失公告，聲明作廢。支公司在發(fā)布公告后，要保存相關(guān)資料。

　　遺失單證的支公司必須在“單證管理系統(tǒng)”中辦理丟失登記手續(xù)，同時登記相應的手工臺賬，保證電子賬、手工臺賬賬賬相符。

　　庫房被盜造成編號單證遺失的，被盜單位要注意保護現(xiàn)場，立即向當?shù)毓�安機關(guān)報案，并在第一時間內(nèi)上報市分公司綜合部。同時，被盜單位立即清查單證庫存，填制單證遺失報告表，按照遺失單證程序辦理作廢手續(xù)，并作為重大事件逐級上報。

　　第十七條 支公司和出單點應配備業(yè)務單證存放專柜,單證存放專柜應牢實、有防盜鎖, 存放在安全地方,以免單證被盜或丟失。

　　第四章 單證核銷

　　第十八條 單證核銷包括正常單證核銷、作廢單證核銷、遺失單證核銷和停用單證核銷。核銷要求的原則：實物與臺帳相符，實物與系統(tǒng)相符。

　　第十九條 正常單證核銷。重要承保單證使用后，由支公司單證管理人員按支公司出單員提供的業(yè)務單證銷號清單（含作廢單證）在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。 第二十條 作廢單證核銷。作廢的單證，由支公司出單員在單證管理系統(tǒng)進行作廢登記，對單證全部聯(lián)次加蓋作廢章。并由支公司出單員按照流水號順序歸入已使用單證存根聯(lián)裝訂。

　　第二十條 遺失單證核銷。單證遺失人應向所在單位單證管理部門提交書面遺失說明，經(jīng)本級單證管理部門負責人簽字確認后，在地市級及以上正式媒體進行聲明，并將該聲明提交單證管理部門保存?zhèn)浒�。無故遺失單證的，必須由本級單證管理第一責任人簽字確認。

　　遺失單證核銷由省級分公司單證管理崗人員負責。省級單證管理崗人員對下級單證管理部門上報的遺失單證核銷手續(xù)審核確認后，在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。 由監(jiān)管部門或稅務機關(guān)監(jiān)制的單證遺失，應將流水號及數(shù)量向當?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門或稅務機關(guān)報告。

　　第二十一條 停用單證核銷。省級分公司單證管理部門組織和監(jiān)督轄內(nèi)停用單證的銷毀，并在單證管理系統(tǒng)做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用單證。 單證停用銷毀前，應向當?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門（保密局）或機關(guān)機構(gòu)報告。

　　第五章 單證檢查

　　第二十二條單證的檢查工作 實行電子監(jiān)控和實物盤存相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮單證管理系統(tǒng)的作用和功能。市分公司和支公司單證管理崗，應分別按季、月、周對定額保險單進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。

　　單證檢查采取現(xiàn)場檢查與非現(xiàn)場檢查相結(jié)合方式。應重點加強對有價定額保險單的管控，隨時跟蹤檢查使用情況，監(jiān)督是否及時回收、補錄和核銷。主要內(nèi)容包括檢查機構(gòu)設立單證管理崗和配備人員的情況，實行專庫專柜專人保管單證的情況，空白單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發(fā)放和領(lǐng)用手續(xù)的履行情況，是否對單證使用實行日清日結(jié)，單證庫存的盤查情況，是否做到“賬賬相符、賬實相符”，代理人領(lǐng)用單證的管理情況，以及單證管理系統(tǒng)的使用情況等。在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應責成有關(guān)分支機構(gòu)限期整改；對于存在責任事故隱患的的問題，應追究有關(guān)責任人員的責任；在整改限期內(nèi)未進行整改的，以及在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)已發(fā)生單證管理責任事故的，應追究有關(guān)單證管理責任人和其他有關(guān)責任人員的責任。

　　各級單證管理部門負責組織對未使用單證的發(fā)放、核銷和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)開展常規(guī)性檢查。單證管理的統(tǒng)一檢查由市分公司綜合部牽頭，組識各產(chǎn)品線部門、出單管理中心，按照每年不少30%比例對各支公司、部單證管理情況進行檢查。 第二十三條 支公司單證管理員應分別按每月、每季對實物單證進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。市公司單證管理員應及時將盤點結(jié)果以書面形式報上級單證管理部門。

　　第二十四條 單證檢查結(jié)果應及時在全市系統(tǒng)予以通報。對未按照單證管理規(guī)定操作的，應要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關(guān)責任人警告、記過、撤職等處分。

　　第二十五條 對違反本辦法給公司造成損失的，市分公司按以下規(guī)定予以處罰。

　　1、未建立健全業(yè)務單證管理制度，給予單位口頭批評，責令整改；未整改的，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導警告處分。

　　2、未使用《單證管理系統(tǒng)》，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導記過。

　　3、擅自印制業(yè)務單證，或繼續(xù)使用廢止業(yè)務單證，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導記大過。

　　4、對保管不善（不可抗力除外）造成損失的，給予單位通報批評，單位主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、直接責任人分別給予警告、記過、記大過。

　　5、遺失重要業(yè)務單證，對責任人每份單證處以50—200 元的罰款, 并予以記大過。造成嚴重后果的解除勞動合同，移交司法機關(guān)處理。

　　第六章 附則

　　第二十六條 本辦法由市分公司綜合部負責解釋。

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