文秘的基礎知識

   人類在創(chuàng)造了文字的同時,就開始用文字(書面語言)進行交流,用書面語言來記錄事件、發(fā)表議論、抒發(fā)情懷。隨著時代的不斷進步和人類的探索和總結,逐步形成了幾種相對固定的書面語言表達方法,即記敘、議論、說明、和抒情(描寫),古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開這幾種基本表達方法。在我國,無論是古代的先秦文學如諸子散文、詩經、楚辭,還是唐詩、宋詞、元曲、明清小說或其他文化現象中的各種文體,也無論是近代還是現代文化現象中的各種文體,都離不開以上幾種表達方法。當然,并非所有的文體都用這幾種方法,在文秘工作中占重要部分的公文,就只是多用記敘、說明和議論,甚至連議論也用得很少,抒情和描寫兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長、博大精深的文化領域中,雖然文秘涉及的.范圍很廣:黨政機關、軍隊、企事業(yè)單位、人民團體等凡是有人群的地方都無處不在,但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地,在人們的書面語言交流中起著舉足輕重的作用。我們在座的都是從事企業(yè)管理的,雖不是專職文秘工作人員,但所做的工作中,有相當一部分涉及文秘工作,因此學習和探討文秘工作十分必要。我今天講的,有的教科書上有,有的教科書上沒有,是根據本人從事多年文字和新聞工作積累的點滴經驗,并且,也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發(fā),注重于實用性和可操作性。因時間倉促,準備不充分,如有謬誤,以教科書為準。

    在一個企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯(lián)絡等等,都會在文秘工作中體現出來。換句話說,企業(yè)文秘工作對內,在一定程度上可證明企業(yè)的實力,尤其是體現企業(yè)的文化底蘊,規(guī)范化運作程度;對外,可以擴大企業(yè)知名度,展示企業(yè)形象。為什么這樣說呢?以文秘工作中最基本的部分——公文為例,一份好的公文,對受文單位來說影響重大,如果是質量較高的報告或請示類上行公文,可引起上級的高度重視,如果是通知、規(guī)定之內的下行公文,可發(fā)揮較好的指導監(jiān)督作用;如果是公函、倡議、挑戰(zhàn)書之類的平行公文,受文者一定不會等閑視之,而會慎重對待。當然,好的公文不僅是內容,形式也很重要。形式即格式,一般說來,公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規(guī)范,內容再好也會影響到受文單位或個人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發(fā)文單位不正規(guī),其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規(guī)范的公文,也許上級領導連看都不會看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰還愿為你解決問題和矛盾?由此可見,企業(yè)文秘工作對于企業(yè)的發(fā)展和壯大息息相關。

    文秘工作范圍較廣,包括公文寫作、公文處理、檔案管理等等。這里的學問很深,大學里有專門的學科,我們沒有時間和精力、也沒有必要去深究,從我們的工作實際出發(fā),只膚淺地探討一下我們平時所涉及的文秘工作。

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