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秘書實務(wù)實訓(xùn)

時間:2024-09-05 14:37:25 秘書工作 我要投稿
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秘書實務(wù)實訓(xùn)

模塊一 辦會

案例一 會前準(zhǔn)備如何做

秘書實務(wù)實訓(xùn)

【職業(yè)情景】

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員?偨(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排,會上要放映資料電影,進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整,而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司,要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。

9日上午,會議開幕前,波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表,呀,已經(jīng)九點五十分了,放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問,對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠,劉小姐心急如焚`````` 思考題:

1、 假如你是劉小姐,對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況,應(yīng)該如何處理?

2、 假如放映機(jī)在十點十分還未送到,你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程? 3、 向總經(jīng)理報告后,你還應(yīng)該做些什么?

4、 召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作,包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排?

案例二 會務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

【職業(yè)情景】

一次某地當(dāng)代表大會的開幕式上,會務(wù)人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌,雖得到補(bǔ)救,但終是一件憾事,并受到批評。

事情發(fā)生的過程是,會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”的一項。大會秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時,擬把此項放在大會閉幕式進(jìn)行,于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時,又把該項圈了回來。會務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序,而對后來又被圈了回來一事,未家注意,因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出,一時形成了冷場。幸好會務(wù)組長急中生智,立即上臺揮拍領(lǐng)唱,這樣才圓了場。會后領(lǐng)導(dǎo)同志捉,這一事故該給予批評,吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時刻能得到即使不久,這是好的,這一點值得表揚(yáng)。 思考題:

本案例中,會務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題?

案例三 “時裝秀”方案

【職業(yè)情景】

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場,擬召開一個服裝展示會,推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案,內(nèi)容如下:

1.會議名稱:“XXxx服裝集團(tuán)夏季時裝秀”。

2.參加會議人員:上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人;行業(yè)協(xié)會代表3人;全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人;主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3.會議主持人: xx集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。 4.會議時間:XX年5月18日上午9點30至11點。

5.會議程序:來賓簽到,發(fā)調(diào)查表。 展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。 時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表,發(fā)紀(jì)念品。

6.會議文件:會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。 服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

7.會 址:服裝集團(tuán)小禮堂。

8.會場布置:藍(lán)色背景帷幕,中心掛服裝品牌標(biāo)識, 上方掛展示會標(biāo)題橫幅。 搭設(shè)t型服裝表演臺,安排來賓圍繞 就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

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