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文檔管理與機(jī)關(guān)文秘人員素養(yǎng)之我見論文
摘要：本文從機(jī)關(guān)文秘人員的政治素養(yǎng)以及文字、寫作等方面，闡述了提高機(jī)關(guān)文秘人員的素養(yǎng)與文書檔案管理的重要性。機(jī)關(guān)秘書是黨政部門和企、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員，機(jī)關(guān)秘書的工作不僅僅局限于抄、寫、收、發(fā)，而且還應(yīng)通過文書整理以及各種具體事務(wù)性工作的處理，為領(lǐng)導(dǎo)收集提供準(zhǔn)確有用信息，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手的重要作用。因此，從某方面說辦公室的文秘人員既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，優(yōu)勢(shì)文書檔案的管理者。所以辦公室文秘人員要想勝任自己所從事的工作，必須從強(qiáng)化自身素質(zhì)入手，才能提高檔案管理的質(zhì)量，才能更好更多更及時(shí)準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)提供具有參考價(jià)值的信息，從而成為一名合格的領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和檔案管理人員。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文秘人員 素養(yǎng) 文書檔案管理
在我國(guó)很多黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，一般不設(shè)立專門的文書檔案館，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理。因此，機(jī)關(guān)文秘人員的工作要求不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還承擔(dān)著做好文書檔案管理的重任。文書檔案是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，文書檔案管理是一個(gè)單位各級(jí)黨組織、行政實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。因此，做好文書檔案管理工作是辦公室文秘的基本功。但是，怎樣才能做好文書檔案管理工作呢？為此，本文作者結(jié)合自己多年以來的工作實(shí)踐，從辦公室文秘人員自己應(yīng)具備的素質(zhì)等方面談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
一、較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德
機(jī)關(guān)秘書是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公室的主要人員之一，文秘工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、協(xié)調(diào)性、政策性很強(qiáng)的工作，作為秘書人員他是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和參謀，因此具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)是文秘人員做好文秘工作和文書檔案管理的保障。秘書的政治素質(zhì)是關(guān)于秘書的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治鑒別力和政治敏銳度的總和。政治素質(zhì)是機(jī)關(guān)秘書素質(zhì)的核心，是衡量秘書是否合格的先決條件。在我國(guó)無論是在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是私人企業(yè)，文秘人員具備較高的政治素質(zhì)都非常重要。秘書的職業(yè)道德，是秘書在職業(yè)活動(dòng)中必須遵守的法律、法規(guī)或規(guī)章制度，它是社會(huì)主義道德在秘書職業(yè)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動(dòng)長(zhǎng)期形成的產(chǎn)物。文秘人員工作的特殊性，要求文秘人員必須具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)，必須注重實(shí)事求是，必須做到忠心、守密，否則，是難以勝任機(jī)關(guān)文秘工作的。所以，文秘人員在從事職業(yè)活動(dòng)過程中，首先要具備良好的政治素質(zhì)，其次應(yīng)時(shí)刻遵守職業(yè)道德，努力成為一名高尚合格的辦公室文秘人員。
二、較好文學(xué)修養(yǎng)和文字功底
較好的文字功底是文秘人員的看家本領(lǐng)，既是文秘人員搞好文秘工作的基礎(chǔ)又是做好文書檔案管理的重要條件。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手主要體現(xiàn)在：一是記錄和抄寫；二是文字材料的草擬方面。記錄，包括領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄、會(huì)議記錄、電話記錄等；抄寫，就是在文件起草過程中或文件傳閱、傳簽、修改過程中較潦草的字或經(jīng)反復(fù)推敲或多次修改和勾畫的文稿進(jìn)行謄寫以便于繼續(xù)修改或交付印制，幫助領(lǐng)導(dǎo)謄寫文稿或修改文稿時(shí)秘書人員的職責(zé)。草擬文稿是文秘人員的主要工作，文稿的起草常常是由秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的提供的大綱性材料進(jìn)行的。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)親自動(dòng)手進(jìn)行文稿的起草工作，文秘人員只需進(jìn)行用詞造句的修改或提出建議，以及做出一些收集、補(bǔ)充與核實(shí)的工作。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口述需要草擬文稿的的主要內(nèi)容，或者同文秘人員進(jìn)行討論形成主要論點(diǎn)，然后再由秘書人員進(jìn)行收集材料形成初稿。最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是給秘書人員一個(gè)題目和幾項(xiàng)要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人員自己獨(dú)自完成，最后交由領(lǐng)導(dǎo)提出意見和審核決斷。
要達(dá)到上面的要求，文秘人員就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)該具備文秘職業(yè)應(yīng)該具備的特殊的文學(xué)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)和政治以及作風(fēng)修養(yǎng)。文學(xué)修養(yǎng)和技能修養(yǎng)的高低直接決定著文秘人員的稱職與否，政治修養(yǎng)和作風(fēng)修養(yǎng)是決定文秘人員的合格問題。所以文秘人員不僅要提高文學(xué)修養(yǎng)和技能而且還要努力提高自己政治素養(yǎng)和作風(fēng)素養(yǎng)。否則文字水平再高技能再好，只要是作風(fēng)不好或政治素質(zhì)不過硬，那都是非常危險(xiǎn)的，就像被稱為河北省第一秘的李密一樣，早晚都會(huì)起相反作用的。文秘人員不僅僅只是通過謄寫、抄寫，記錄、起草文件等等形式體現(xiàn)出做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，同時(shí)由其經(jīng)手處理的較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了較為準(zhǔn)確、詳實(shí)的具有較高存儲(chǔ)價(jià)值的原始檔案材料。因此，綜合素質(zhì)較高的文秘人員，是做好文書檔案管理的基礎(chǔ)。
三、提高文秘人員的綜合素養(yǎng)，促進(jìn)文檔管理
在我國(guó)大部分黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位因?yàn)槲臅鴻n案的特殊性，一般不設(shè)置專門的文書檔案管理專職人員，而是由文秘人員兼職的。按照檔案管理規(guī)定，文書檔案管理應(yīng)歸屬當(dāng)?shù)貦n案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，因此，機(jī)關(guān)部室文秘人員必須在堅(jiān)持黨性、科學(xué)性與合理性的前提下，按照檔案管理的相關(guān)制度和原則，努力提高自身修養(yǎng)做好文書檔案管理工作。
文秘人員兼職文書檔案管理者，主要負(fù)責(zé)做好其所在單位文書的收集、分類、整理、鑒定、立卷、保護(hù)、信息統(tǒng)計(jì)等工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約是一個(gè)不可分割的整體，一個(gè)完善、科學(xué)、合理的文書檔案管理，能夠起到積極的參謀作用。同時(shí)，由于機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是通過機(jī)關(guān)部門內(nèi)設(shè)的機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對(duì)機(jī)關(guān)來說具有綜合性，它不僅是管理文書檔案的同時(shí)也統(tǒng)管合同、協(xié)議以及科技、人事等檔案，門類更多、內(nèi)容更豐富，對(duì)文秘人員的要求也就更高，為單位的發(fā)展提供的價(jià)值也就更大。因此，機(jī)關(guān)文秘人員在加強(qiáng)文秘修養(yǎng)的同時(shí)，必須提高自身作為文書檔案管理者身份的有關(guān)理論、技能等方面的素養(yǎng)，努力做一名合格的現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)秘書和文書檔案管理者，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手。
四、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文秘和文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
目前，在我國(guó)大多數(shù)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的文書管理工作都是由機(jī)關(guān)文秘人員兼任，因而文秘人員的自身修養(yǎng)的高低直接決定著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文秘工作和文檔管理工作雖然從形式上說有著很大區(qū)別，但在業(yè)務(wù)上有著很大的聯(lián)系，更重要的是兩者的工作卻常常存在于同一個(gè)載體上。因此，文秘人員自身素質(zhì)的高低決定著文檔材料的價(jià)值，若要搞好文檔管理，必須加強(qiáng)對(duì)文秘人員的教育與培訓(xùn)力度。但是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理不太重視，只注重技能培訓(xùn)，而對(duì)于文書人員的培訓(xùn)力度不夠，特別是文書檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)更加的缺乏，突出表現(xiàn)：一是在能勝任機(jī)關(guān)文字秘書又兼任文書檔案管理的兼職人員少之又少，而且崗位還很不穩(wěn)定，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是儲(chǔ)存文件和材料，秘書的工作就是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，有的甚至把秘書以及文書檔案管理人員作為自己的親信、隨從，來去要以符合自己的口味標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，這就導(dǎo)致秘書和檔案管理人員的聘任往往是任人唯親的現(xiàn)象發(fā)生。其次，不關(guān)心對(duì)秘書和文書檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，專業(yè)和知識(shí)水平得不到提高。
綜合以上因素，筆者認(rèn)為針對(duì)秘書人員和文書檔案管理人員重要性和在實(shí)際工作中存在的問題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一是提高文秘人員和文書檔案管理人員進(jìn)入的門檻，以國(guó)家公務(wù)員基本素質(zhì)為基本條件。因?yàn)槲拿厝藛T工作的特殊性和重要性的特點(diǎn)，在配備秘書時(shí)不但要嚴(yán)格挑選而且還要提高門檻，要以選國(guó)家公務(wù)員的素質(zhì)條件來考核和選聘文秘人員，以便更好的起到參謀助手的作用；二是加強(qiáng)對(duì)在崗文秘人員和文書檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，更新他們的知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)和現(xiàn)代信息化時(shí)代的要求。當(dāng)今社會(huì)知識(shí)更新較快可以說是日新月異，機(jī)關(guān)秘書人員要想更好的文領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手的作用，就必須不斷更新自己的知識(shí)，把握時(shí)代發(fā)展的潮流，站在時(shí)代發(fā)展的最前沿，只有這樣才能把握準(zhǔn)時(shí)代發(fā)展的脈搏，才能為領(lǐng)導(dǎo)制定出符合時(shí)代發(fā)展的上策良謀；三是加強(qiáng)對(duì)文秘人員和檔案管理人員的管理考核力度，激發(fā)他們工作的積極性。文秘人員和文書檔案管理人員的工作創(chuàng)新性和技能性不太強(qiáng)，大多是有固定模式的管理工作，同一樣工作同一個(gè)動(dòng)作干的時(shí)間長(zhǎng)了人會(huì)出現(xiàn)厭倦心理，失去工作的激情。因此，要想激發(fā)機(jī)關(guān)秘書和檔案管理人員工作激情和創(chuàng)新意識(shí)，必須在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)機(jī)關(guān)秘書兼檔案管理人員按照業(yè)績(jī)定期進(jìn)行考核，合格和優(yōu)秀的，要給予一定的津貼和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他們更好的工作。
機(jī)關(guān)文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手起到耳聽八方眼觀六路的重要作用，同時(shí)又是文書檔案管理者。因此，文秘人員要想既干好文秘工作又干好檔案管理工作，就必須先從增強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)入手，方能提高自身的文書和檔案管理水平，成為一名優(yōu)秀的文秘人員和文書檔案管理人員。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興，檔案管理學(xué)，中國(guó)人民大學(xué)出版社；
[2]傅瑞娟，機(jī)關(guān)檔案管理，中國(guó)檔案出版社出版，1953年3月。
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