交通運輸部門檔案管理探討論文

　　【摘要】在當前我國社會經濟與科學技術的不斷發(fā)展的環(huán)境下，交通運輸部門檔案管理朝著信息化道路發(fā)展成為了當前的主要任務與內容，毋庸置疑，信息化的應用提高了檔案管理的效率，尤其在新時期，積極做好交通運輸部門檔案管理信息化建設成為了最值得思考的問題。文章探究了檔案管理信息化建設的重要性，并對其提出幾點建議與措施。

　　【關鍵詞】交通運輸部門；檔案管理；信息化

　　在交通運輸部門中檔案管理信息化建設可以提高管理效率，保證檔案資料的真實性與可靠性，對推動我國交通運輸部門可持續(xù)發(fā)展具有推動性。從目前發(fā)展趨勢分析，交通運輸部門檔案管理信息化發(fā)展緩慢，呈現出諸多缺陷，為進一步提高其信息化水平，文章從多個方面展開了分析與討論。

　　一、新時期交通運輸部門檔案信息化的重要性

　　時代在發(fā)展，科技在進步，在邁入21世紀之后，信息技術已經成為推動各行各業(yè)發(fā)展的主要載體，其中信息化在交通運輸部門的應用主要體現在檔案管理方面�？梢哉f，檔案管理的好與壞決定了交通運輸部門的發(fā)展，尤其在信息化條件下，檔案管理管理利用科學技術，不僅減輕了勞動力，并且也提高了檔案管理的有序性。所以積極做好信息化條件下檔案管理工作符合時代發(fā)展的要求，也是提高檔案管理可行性的主要方法與渠道。其中檔案管理信息化主要是指檔案管理模式從傳統的實體保管方式轉變?yōu)橐钥茖W技術與計算機技術為主的方式，檔案管理的信息化可以實現對檔案信息資源的有效分類、加工與處理，可以在潛移默化中提高檔案管理的效率。尤其與傳統檔案管理方式相比較，電子檔案便于保存、查詢，其效率得以提升，且檔案管理成本得到降低。

　　二、交通運輸部門檔案管理信息化的內容

　　從整體角度分析，交通運輸部門檔案管理信息化成了時代發(fā)展的主要趨勢，在應用與發(fā)展過程中，需要根據實際的發(fā)展情況，制定切實有效的周密計劃，真正發(fā)揮信息化的作用與價值。其中內容主要包括以下幾點：其一是檔案基礎建設，從某層含義分析，在檔案基礎建設中需要保證硬件、軟件的有效，需要利用計算機進行計算，做好網絡資源的傳輸與儲備，真正實現資源共享。還有一點是我國交通部門需要根據當前的發(fā)展模式，做好局域網建設，在信息化檔案管理中積極推廣計算機技術。其二是做好檔案信息數字化進程，在科技快速發(fā)展的時代，交通運輸單位檔案管理信息化涉及的內容比較多，主要是將傳統模式下紙質的檔案與文件轉換為電子檔案，嚴格按照相關的順序構建檔案信息庫。與此同時，檔案信息數字化主要涉及兩個方面的內容，分別是檔案信息的數字化、檔案文件的目錄數字化。其三是構建檔案信息安全保障體制。積極構建檔案信息化安全保障體制能夠推動檔案信息化管理的有效性，還可以真正保證各項數據的真實性與可靠性，筆者認為需要采取管理與技術相互結合的方式，如此不僅可以提高管理人員水平，還可以起到抵御病毒的作用。

　　三、新時期交通運輸部門檔案管理信息化建設的對策

　　（一）制定完善的檔案信息網站。在新時期我國交通部門在信息化建設的過程中需要以網站建設作為發(fā)展基礎，并且要制定有效的信息平臺，如此才能保證用戶打破時空限制，利用網絡客戶端以及瀏覽器對交通運輸資料進行分析。另外，在用戶查詢的過程中，利用其信息平臺，還可以實現對信息的檢索以及歸檔。除此之外，筆者認為，還需要在網站上設置檔案服務咨詢窗口，便于滿足廣大用戶的基本要求，當然在檔案信息網站建設的時候，需要采取國內外先進的硬件與軟件技術，真正制定可靠的網絡平臺，實現交通運輸部門檔案管理信息化建設的有效性。

　�。ǘ�）制定電子文件管理�，F階段我國計算機技術得到快速發(fā)展，越來越多的文件被傳輸到互聯網之中，并且還以電子文件的方式存在，在這一發(fā)展背景下，交通運輸部門的檔案管理人員需要清楚地認識到這一點，并且要深入到文件工作領域之中，對大量的電子文件進行管理。其中對于已經歸檔的文件需要將其設置為只讀文件，并且還要保證這種格式的文件只可以提供閱讀服務，不能對其加以更改。如此一來，便可以真正提高電子文件的可靠性，還可以保障原始文件的結構。

　�。ㄈ�）做好檔案信息的規(guī)范化管理。為進一步提高交通運輸部門檔案管理信息化建設的有效性，需要不斷提升其現代化管理水平，如此才能保證其規(guī)范化與有效性。首先我國交通運輸部門需要嚴格按照國家的相關規(guī)定要求作為依據，還需要結合自身的實際發(fā)展情況，針對性的制定切實有效的標準體系；其次是需要在運行中存在的問題加以分析，并對其不斷完善。在建立檔案目錄數據庫的時候，需要遵循高效的基本原則，不可違反國家的制度。再次是在編寫檔案內容的時候，尤其是設置數據庫格式的時候，要構建具備統一性與規(guī)范性的格式。最后，需要對檔案管理中的硬件、軟件格式加以規(guī)定，只有保證其完善性才能讓用戶在共享文件中更加方便，還可以解決因為格式問題而出現的各類不良現象。

　�。ㄋ模┐蛟旄咚刭|檔案管理團隊。為推動交通運輸部門檔案管理信息化的有效性，需要從人才入手，打造高素質檔案管理團隊，交通運輸部門需要定期或者不定期地對檔案管理人員開展各項培訓工作，要指導檔案管理人員積極學習新的檔案管理知識，加強對計算機技術的認識與應用，在日常檔案管理工作中采取現代化的檔案管理手段。與此同時，還需要在日常工作中提高研究力度，對其中存在的問題進行分析，并及時解決。

　　四、總結語

　　總而言之，信息化時代下我國交通運輸部門檔案管理工作面臨機遇，為滿足時代發(fā)展的要求，需要不斷創(chuàng)新，積極提高對信息化的認識與了解，提升信息化水平，推動交通運輸部門的可持續(xù)發(fā)展與進步。

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