最新郵件結(jié)尾禮貌用語

　　(1)稱呼：寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說。

　　(2)問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。

　　(3)正文：正文一般分為連接語、主體文、總括語三個局部。每一個局部開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落落筆。

　　(4)祝頌語：祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致〞、“祝〞等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致〞和“祝〞相配套的“敬禮〞、“健康〞一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫。

　　(5)署名：寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上稱謂。

　　(6)日期：發(fā)信的日期可也可以另起一行，寫在具名的下邊。

　　一、主題

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

　　4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收〞。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!〞或是“收著!〞

　　5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

　　6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“* !〞等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急〞之類的字眼。

　　二、稱呼與問候

　　1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理〞;如果不清楚職務(wù)，那么應(yīng)按通常的“x先生〞、“x小姐〞稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx〞，顯得很熟絡(luò)。

　　2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

　　俗話說得好，“禮多人不怪〞，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

　　三、正文

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　假設(shè)對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須

　　通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要

　　功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰

　　還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中說明。

　　Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，

　　然后單獨寫個文件作為附件進行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的

　　語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

　　2. 注意Email的論述語氣

　　根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰

　　當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別

　　人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門〞就是深刻的教訓(xùn)! 3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段

　　落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。 4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么

　　“補充〞或者“更正〞之類的郵件，這會讓人很反感。 5. 盡可能防止拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的表達(dá)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打

　　開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提

　　示。合理的提示是必要的，但過多的提示那么會讓人抓不住重點，影響閱度。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合

　　圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。 四、 附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明翻開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，

　　另外需要注意的地方：

　　一、語言的選擇和漢字編碼

　　1. 只在必要的時候才使用英文郵件 2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件

　　3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收

　　件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4. 選擇便于閱度的字號和字體

　　中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字

　　即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 不要用稀奇乖僻的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

　　不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費心又

　　傷眼睛。

　　二、結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從

　　發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。 1. 簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、 、傳

　　真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，

　　對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。 2. 不要只用一個簽名檔

　　對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽

　　名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般

　　應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　最后，不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。 郵件結(jié)尾禮貌用語3篇

　　在發(fā)郵件是一定不要最先收件人地址，收件人地址一定最后再寫 如果是給多個重要客戶發(fā)送郵件，一定要密件抄送!!!!!，即把收件人地址填成自己的郵箱地址，客戶地址用密件抄送添加。 如果郵件有附件，一定要在郵件正文提及，“請查看附件1、2、3、........〞

　　如果發(fā)送的是不希望對方更改的文件，比方需求確認(rèn)書、報價等，可轉(zhuǎn)換為PDF格式

　　一定仔細(xì)、仔細(xì)、再仔細(xì)!!

　　共勉

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