物料編碼標準化，信息化實施的第一座難關(guān)

    信息化實施面對的行業(yè)和企業(yè)千差萬別，但無一例外其物料編碼的問題是擺在實施前的第一座難關(guān)，而對于裝配制造行業(yè)而言，物料問題更是覆蓋了其從技術(shù)、組織到流程等信息化實施的各個方面，

編碼不是目的，管理才是價值所在 (1)

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    從業(yè)內(nèi)眾多信息化實施的操作來看，信息化實施的效果不好甚至失敗的原因，很大一部分都是因為物料出現(xiàn)了問題：實際運營過程中的物料，無法有效地轉(zhuǎn)變成為計算機系統(tǒng)可識別并有效運行的ITEM;物料檔案及物料清單錯誤迭出;勉強完成了編碼，卻因考慮不周而難以適應復雜的變化，使得在實施的各個環(huán)節(jié)中遇到陷阱直到陷入絕境;缺乏物料管理上的組織與規(guī)范，難以適應系統(tǒng)精確的管理方式……

    裝配制造行業(yè)屬于離散型制造業(yè)，其生產(chǎn)模式主要為按庫存生產(chǎn)和按訂單生產(chǎn)，通常兩種情況同時存在。國內(nèi)眾多的裝配制造企業(yè)由于成長快速、行業(yè)不規(guī)范等原因，均面臨著物料管理粗放的問題，各種不規(guī)范隨處可見，導致物料編碼成為難點。物料管理粗放一般體現(xiàn)在以下幾個方面：產(chǎn)品研發(fā)物料清單不準確，標準化程度低;銷售產(chǎn)品名稱、規(guī)格不統(tǒng)一;采購物料名稱、規(guī)格隨意性大;老舊物料無人識別;庫存積壓;等等。由于現(xiàn)代企業(yè)物料的復雜性，企業(yè)需要進行物料編碼標準化工作，并為提升物料準確性而做出持續(xù)改善的努力。

    物料編碼是裝配制造行業(yè)將實際物料進行整理、標準化的第一步。借助編碼標準化及提升物料準確性，進行相應的管理優(yōu)化，不僅可以成功實施信息系統(tǒng)，還能實現(xiàn)準確的運營管理，以及快速的產(chǎn)品開發(fā)的更高目標。

    物料編碼標準化的方法與階段

    物料編碼雖然難，但也有方法可循。有一點需要提示讀者注意：沒有完美的編碼，只有更好的編碼。編碼的確定需要進行充分的討論(其中肯定有需要做出讓步和犧牲的方面)，選擇較合理的編碼方案，并且輔助以物料屬性、BOM參數(shù)等設(shè)置，這樣才可能較好地解決大部分系統(tǒng)物料問題。

    物料編碼標準化的工作主要可分為四個階段：

    1. 組織工作小組。工作小組并不是一個松散的團體，而應當有相應完備的組織結(jié)構(gòu)、工作任務(wù)和工作計劃。

    工作小組通常應由標準化部門(一般情況下屬于研發(fā)或設(shè)計部門)牽頭，并抽調(diào)相關(guān)部門(如信息化、銷售、采購、工藝、財務(wù)、倉庫及售后等)人員組成，同時分部人員也應參與其中，以便對涉及物料運營等各方面充分地進行了解。小組成立之初，應由專業(yè)人員進行編碼基礎(chǔ)知識培訓，而為了配合信息化項目安排，一般應提前3~6個月啟動編碼工作小組。在不同的階段，小組結(jié)構(gòu)和成員可進行調(diào)整。此外，當企業(yè)存在較多物料問題時，工作小組有必要保持一定的編制，保障系統(tǒng)上線直到運行良好。

    作為一個類似項目操作的小組，工作小組需要制定編碼工作的范圍和目標、設(shè)定工作計劃時間、人員需求，同時建立工作交流匯報機制和獎懲機制。

    2. 物料整理、分類。在這一階段，工作小組要對歷史資料進行收集、清理物料、確定物料的分類原則和層級關(guān)系、識別物料的性質(zhì)。

    借此機會，企業(yè)對物料進行一次清查十分必要，

管理資料

《編碼不是目的，管理才是價值所在 (1)》(http://m.stanzs.com)。不僅需對歷史數(shù)據(jù)理分析，還要對實物進行清查，確定對廢舊物料的處理方式。清查的范圍還可包括供應商供應物料的范圍以及倉庫、貨位等情況。清查完成后，即可著手開始建立物料明細總表和產(chǎn)品型號規(guī)格表(可參考使用企業(yè)之前的庫存物料表)。

    對物料進行整理后即可著手對物料進行分類并確定層級。每一種類別的層級以不超過三層為宜，此種層級是為更好的編碼結(jié)構(gòu)做準備。對于裝配制造企業(yè)而言，大類一般可根據(jù)裝配部件的工程材料特性不同而進行劃分，例如分為電器件、塑件、鐵件、附件等;中類可根據(jù)物料的用途劃分，例如電器件里面分為PCB、充電器、變壓器、電池等;小類中則可進一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三級以內(nèi)有利于容納物料，具有更大的靈活性以適應企業(yè)未來產(chǎn)品的發(fā)展。

    在物料的整理、分類階段，小組成員可充分對物料在各不同部門的使用狀況進行溝通，識別物料的基本屬性，尤其是一些使用方式不同的物料。裝配制造企業(yè)是以離散型物料裝配為主，但也可能涉及到流程型物料，例如烤漆加工等等。對于某些常見問題，有如下處理建議：

    a. 由于物料屬性設(shè)置錯誤，導致系統(tǒng)采購模塊運行不順。需特別注意流程型物料的屬性設(shè)置，例如白胚物料的屬性為采購件，烤漆物料則為委外加工件，同時還要特別注意加工的時間周期屬性。

    b. 有的物料在采購時為批量散件，但領(lǐng)料生產(chǎn)時需要按不同顏色成套出庫。對于此類問題，在物料上必須準備成套物料編碼，按照實際使用情況設(shè)置虛擬件或者套件屬性，同時編制成套物料的BOM;在系統(tǒng)上需準備入庫組套功能，根據(jù)套件BOM自動組套，形成庫存數(shù)據(jù)。在實際管理中，由于運輸和庫存擺放的實際需要，仍然按照批量散件(成堆)擺放，出庫時保證成堆出庫的物料數(shù)量與系統(tǒng)出庫數(shù)量一致。

    c. 設(shè)計部門出具的物料明細表內(nèi)物料過于細分，而有些物料卻是成套采購、領(lǐng)料出庫。此問題實際上涉及到不同種類BOM轉(zhuǎn)化的問題，在裝配制造企業(yè)，有兩種便捷的方法可嘗試：通過恰當?shù)卦O(shè)置物料屬性，將采購的主物料單位設(shè)置為套，其他配套的物料設(shè)置等級，使之不在采購、出入庫等環(huán)節(jié)使用，可以滿足不同部門的需要;第二種方式是制定套件物料和BOM，實現(xiàn)成套管理。然而也要注意在有的情況下并不能成套，例如售后需求要細分供應的配件，則應該要求采購、倉庫轉(zhuǎn)變管理模式，對物料進行明細管理。

    3. 編碼準備。在此關(guān)鍵階段，將對物料名稱、規(guī)格進行標準化，進一步確定物料的細分與組合，最后確定編碼規(guī)則和BOM規(guī)則。

    深入到國內(nèi)裝配制造企業(yè)的實際運營中，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)的平均年齡不足10歲，快速發(fā)展而顯得生機勃勃，然而隱藏在其中的各種問題已經(jīng)開始阻礙企業(yè)進一步發(fā)展。物料名稱、規(guī)格的不統(tǒng)一是一個看似簡單但實際很難處理的問題，有些物料，尤其是定制的塑件，名稱叫法不統(tǒng)一造成入庫困難。確定編碼之前，工作小組需要規(guī)范統(tǒng)一物料名稱，糾正混亂的稱呼。同時規(guī)范物料規(guī)格的描述方法，不能僅從設(shè)計角度，而要從運營角度考慮，使物料的規(guī)格描述能方便所有相關(guān)部門的使用和識別。在工作方法上，最常采用的是在初期制定物料名稱對照表，必要時可輔之以圖片說明，進行充分的培訓;另一方面則要對外部供應商進行溝通，對名稱和規(guī)格描述達成共識，要求送貨規(guī)范。經(jīng)過前期的培訓及后期系統(tǒng)的運行，規(guī)范的名稱將在企業(yè)各部門內(nèi)流動使用，最終達成統(tǒng)一。

    經(jīng)過上面的階段，物料編碼規(guī)則和BOM的規(guī)則已不難確定。物料編碼的分類很多，從不同角度可分為定長編碼和非定長編碼、數(shù)字編碼和混合編碼、順序編碼(無含義編碼)和規(guī)則編碼(賦義編碼)、人工編碼和自動生成編碼。裝配制造企業(yè)通常所采用的是定長、數(shù)字、規(guī)則編碼。其優(yōu)點是定長編碼可較容易發(fā)現(xiàn)手動輸入錯誤，全數(shù)字利于快速輸入提高效率，規(guī)則編碼便于簡單識別物料。當然，有優(yōu)點必然也有缺點，采用哪種編碼方式具體還需要根據(jù)企業(yè)物料特性而定。