建立人事檔案說明書

1 信息查閱更方便、快捷

在Word中，每個(gè)人的10類檔案目錄需要做成10個(gè)Word文檔或1個(gè)至少10頁的Word文檔，這樣無論在查閱、信息更新以及個(gè)人目錄管理等操作上都比較繁瑣；而在Excel中，這個(gè)問題可以大大簡(jiǎn)化。具體做法是：每個(gè)人的檔案目錄以Excel工作簿的形式存在，各工作簿以員工姓名來命名，并統(tǒng)一于1個(gè)文件夾中(見圖1)。

在各工作簿中，各類目錄以Excel工作表的形式存在(見表1)，先設(shè)置好第1類目錄表表式，包括行寬、列寬、頁面設(shè)置等，再以復(fù)制工作表的方式生成其它各類目錄表。工作表標(biāo)簽分別以1～10的數(shù)字來命名，即每1張工作表登記一類檔案目錄信息，各類目錄之間的切換只需點(diǎn)擊各工作表標(biāo)簽即可實(shí)現(xiàn)，在信息查閱上更方便、快捷。

2 信息維護(hù)準(zhǔn)確、高效

人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，它的內(nèi)容需要隨著人員的調(diào)入、調(diào)出、升學(xué)、退休、職務(wù)晉升、工資調(diào)整等內(nèi)容的變化及時(shí)予以更新，以保證檔案材料能夠真實(shí)地反映個(gè)人的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，因此檔案目錄的建立和更新是一項(xiàng)較經(jīng)常性的工作。在Excel中，可以巧妙地利用函數(shù)、數(shù)據(jù)鏈接等功能對(duì)目錄表式進(jìn)行格式化設(shè)計(jì)，從而使這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單化，節(jié)省操作時(shí)間，提高工作效率。具體做法如下：

2.1 數(shù)據(jù)鏈接、自動(dòng)賦值

“姓名”的自動(dòng)賦值：將檔案目錄工作簿(表1)中工作表2N10中的A1處單元格與工作表1中的A1單元格進(jìn)行鏈接，即“A1=1!＄A＄1:＄B＄1，這樣設(shè)置后，在1類目錄中登記或更新姓名時(shí)，其它九類目錄表中的姓名會(huì)自動(dòng)更新。

各類標(biāo)題的自動(dòng)賦值：首先建立檔案目錄代碼表(見表2)，然后將檔案目錄工作簿中各工作表中“類”的名稱(B4單元格)與代碼表通過函數(shù)鏈接，公式為：

if(＄A＄4=

鏈接后，只需在A4中輸入相應(yīng)的類號(hào)，B4單元格會(huì)自動(dòng)返回相應(yīng)類的標(biāo)題內(nèi)容，例如，在表1中A4單元格中輸入“四”，則其后的B4單元格中會(huì)自動(dòng)賦值為“學(xué)歷、學(xué)績(jī)技術(shù)職務(wù)材料”。當(dāng)各類標(biāo)題內(nèi)容更新時(shí)，所有人員目錄中各類標(biāo)題也會(huì)隨之自動(dòng)更新。

各類目錄中材料序號(hào)也可以利用公式自動(dòng)生成，并且可以根據(jù)該行材料的有無自動(dòng)標(biāo)注，其生成公式為(如序號(hào)1)：

A5=if(B5=

其它序號(hào)的填充只需利用A5單元格的自動(dòng)填充柄下拉即可，且不受記錄插入、刪除、排序等操作的影響。

2.2 數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)

對(duì)檔案目錄中“材料形成時(shí)間”的輸入進(jìn)行有效性設(shè)定，可自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)，發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)可提醒操作者及時(shí)更正。這一功能可通過Excel工具欄的數(shù)據(jù)菜單實(shí)現(xiàn)，如“年”可設(shè)定為整數(shù)，大小介于1900～year(today())1之間，“月”大小介于1～12之間，“日”大小則在1～31之間等。

2.3 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、排序功能

對(duì)各類記錄表中材料份數(shù)和材料頁數(shù)可以通過公式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算(表1)。材料份數(shù)：G4=SHB(G5:G100)；材料頁數(shù)：H4=sum(H5:H100)，該數(shù)據(jù)也隨著記錄的增、刪自動(dòng)更新。各類檔案目錄還可通過“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”功能輕松實(shí)現(xiàn)排序。

Excel的上述功能使檔案目錄的信息維護(hù)更加方便、準(zhǔn)確，相對(duì)于Word平臺(tái)管理可大

大提高工作效率。

3 方便頁面設(shè)置和輸出

在Word平臺(tái)上，每張頁面登記的記錄數(shù)是有限的，且每張頁面頂端都需要有表頭，以便打印輸出，遇到記錄增、刪操作時(shí)，必須在頁面之間重新調(diào)整和設(shè)置，操作很不便。相比之下，在Excel平臺(tái)上，每類目錄只需要有一個(gè)表頭即可，其多頁面多表頭的打印輸出可通過“頁面設(shè)置”菜單中的“打印標(biāo)題”功能來實(shí)現(xiàn)，所以各類檔案目錄的登記操作不會(huì)對(duì)頁面設(shè)置產(chǎn)生影響，故而其記錄的多少不受頁面的限制，可根據(jù)需要隨意進(jìn)行增、刪操作，方便靈活。輸出時(shí)紙張大小用A4對(duì)檔案目錄紙來設(shè)計(jì)，頁邊距限定如下：左邊距3.50cm，右邊距2cm，上邊距2.50cm，下邊距2.50cm。

4 有利于信息的保護(hù)和共享

鑒于個(gè)人檔案信息的保密性要求，可對(duì)Excel工作簿進(jìn)行不同層次的加密保護(hù)設(shè)置：工作簿打開權(quán)限、內(nèi)容修改權(quán)限、單元格的部分保護(hù)和全部保護(hù)、數(shù)據(jù)源的隱藏等，保護(hù)方式比Word平臺(tái)要靈活得多，也更利于檔案員的管理。

人事檔案，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案一般放在有人事管理權(quán)的單位，一般比較大的行政、企業(yè)、事業(yè)單位可以存放，這些單位存放一般是存內(nèi)部檔案免費(fèi)的，但現(xiàn)在更多的要求是放在人才交流中心，這樣方便流動(dòng)和管理，要收取一定的費(fèi)用，大約一年240元吧。

如果你們并不是具有人事管理權(quán)的單位，那老板讓你建立的人事檔案大概就包括以下幾項(xiàng)：學(xué)歷（畢業(yè)證），職稱（工程師之類的證書），獎(jiǎng)狀（牛一點(diǎn)的才算），然后做職工登記表，包括性別，年齡，學(xué)歷，職稱，現(xiàn)任職務(wù)等。

學(xué)歷（畢業(yè)證），職稱（工程師之類的證書），獎(jiǎng)狀（牛一點(diǎn)的才算），然后做職工登記表，包括性別，年齡，學(xué)歷，職稱，現(xiàn)任職務(wù)等。

工廠還要有健康記錄，建議你看相關(guān)法規(guī)就知道了。

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