秘書事務性工作處理藝術淺析 -文秘文書

秘書事務性工作處理藝術淺析在秘書工作中，不論是文字還是事務秘書，都不可避免地要接觸、應對和處理大量的事務性工作，這既是由秘書工作的性質決定的，也是秘書工作的重要內容。因此，要游刃有余、恰如其分地處理各類事務，就必須掌握必要的事務性工作的處理方法和技巧。秘書事務性工作的內容十分廣泛，從處理日常具體事務、輔助決策到重大活動的組織協調、領導交辦的各類復雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細，特別是對其中一些刺手事務的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學的方法、高超的協調能力和靈活的人際關系處理技巧�！　� 為此，秘書首先必須了解事務性工作的主要特點�！　� 一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領導交辦的其它事項，所有這些都屬于秘書事務性工作內容，可謂面放量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務堆”里，花費大量的時間、精力去應對。這些事務性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領導工作甚至整個部門的正常運行受到影響�！　� 二、隨機突發(fā)性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但是，秘書部門即使將計劃制定得很完美，考慮得很細致，也常常會因突發(fā)事件的出現而打亂整個工作部署，秘書不得不充當“滅火員”的角色，迅速調整策略，處置臨時性、突發(fā)性事件。　　 三、領導指派性。秘書工作的核心就是為領導服務，這決定了秘書工作必須緊跟領導的需要。作為領導的參謀和助手，秘書除了要高質量地完作成各項分內工作外，還必須完成好領導交辦的其他事務，甚至對領導委托辦理的個人私事也必須全力以赴�！　� 四、保密性。秘書工作具有很強的機密性，因此秘書處理各類事務必須嚴守保密紀律，知而不言，做而不做，謹慎從事。秘書事務性工作的以上幾個特點往往是相互交織在一起的。因此，秘書只有掌握了處理事務性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術性，才能充分發(fā)揮參謀助手作用，履行好秘書的職責。下面，筆者結合工作實際，簡要介紹幾種常的處理方法�！　� 1、建立臺賬法。秘書在工作中建立必要的臺賬，使雜亂無章的事務性工作從無序走向有序，是處理好各類事務的一種有效手段和基本方法。目前，隨著計算機的普及和推廣，可運用辦公自動化手段，借助數據庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺賬，用于秘書事務性工作管理。當一次性錄入數據后，只要平時做好數據的管理、維護和更新，就能在需要時及時調用，做到有備無患、高效快捷。　　 2、追根溯源法。此法主要適用于對領導交辦的各類突發(fā)事件的處理。因處理此類事件往往不屬于秘書的職責范圍，作為下屬也不便追問領導，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給秘書一項“重新推薦一名局領導擔任市里某委員會領導小組成員”的任務，因此項工作并非秘書的職責范圍，秘書對許多情況并不了解。秘書接受任務后，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯系，摸清參加該委員會上一屆領導小組的局領導是誰，又查到了該委員會的電話號碼，直接與該委員會聯系，弄清了該委員會對新組成人員的有關資格要求，然后結合局領導的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批準，圓滿完成了此項任務�！　� 3、觸類旁通法。秘書工作的出發(fā)點和落腳點都是為了更好地為領導服務，因此秘書不僅要做好事務性工作，更要通過對具體瑣碎事務的處理見微知著、舉一反三，為領導提供理更高層次的服務。比如，秘書通過處理來信、來訪進行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，及時向領導提出建設性的意見，就會使領導取得更多的工作主動權。　　 4、個人日志法。作為一名秘書，每天都要處理大量的事務性工作，只有安排好自己的時間，用有限的時間和精力集中處理重要事務，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運用個人信息管理軟件處理日常事務，大大提高了工作效率。目前，運用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設計的友情強檔WINPIM軟件（各類網站均可下載，20元就可注冊長期使用）。借助此類軟件可以妥善地管理個人的通訊錄、名片、聯系人等信息，還可以管理個人日記、日程安排、待辦任務以及備忘錄信息，特別是對待辦事務具有定時提醒功能，使用后可以極大地增加工作的計劃性、條理性�！　� 5、綜合處理法。在日常工作中，將事務性工作按照輕重緩急進行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務，采取合并同類項的方法有計劃地進行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一并送給領導，這樣既節(jié)省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領導�！　� 6、授權委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規(guī)性事務工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件復印、裝訂等簡單的操作性事務交打字員完成，等等�！　� 總之，只要秘書在平時工作中多積累、善總結，遇事沉著冷靜、膽大心細，就能不斷提高處理事務性工作的藝術，履行好秘書職責，贏得領導和同事們的認可。 　　 　　來源:溫州秘書網

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