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電子檔案歸檔管理辦法3篇
電子檔案歸檔管理辦法1
第一條 為了加強(qiáng)對(duì)電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)的電子公文，是指各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。
第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書(shū)處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。
第四條 副省級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。
第五條 電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。
第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔。
第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。
第八條 需要永久和長(zhǎng)期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。
第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。
第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在"全國(guó)政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)"平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門(mén)應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。
第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。
第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。
第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無(wú)缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。
第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過(guò)電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。
第十五條 通過(guò)存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門(mén)均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。
第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其軟件和說(shuō)明文件一同歸檔。
第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
第十八條 檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的.管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。
第十九條 超過(guò)保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷(xiāo)毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門(mén)列出銷(xiāo)毀文件目錄存檔備查。
第二十條 其他類(lèi)型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。
第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
電子檔案歸檔管理辦法2
與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒;筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán);檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的`職能應(yīng)相互滲 透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。
電子檔案歸檔管理辦法3
第一條設(shè)立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，為本公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。
第二條負(fù)責(zé)部門(mén)
電子文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
第三條電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1．收集方法
�。�1）及時(shí)按照要求制作備份。
�。�2）需在登記表中登記。
�。�3）登記表應(yīng)與備份一同保存。
�。�4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
（5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。
2．具體收集流程
�。�1）記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，由xxx確定是否保留。
�。�2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
�。�3）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。
�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
�。�5）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
�。�6）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。
二、電子文件的歸檔
1．電子文件的整理
電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。
2．電子文件的歸檔
�。�1）歸檔時(shí)間
邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
�。�2）歸檔檢測(cè)與鑒定
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。
�。�3）歸檔過(guò)程
A把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的`載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。
B存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
C將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
3．其他注意事項(xiàng)
�。�1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔類(lèi)型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
�。�2）歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
（3）具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
第四條電子檔案的管理
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門(mén)檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：
1．電子文件檢驗(yàn)
歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到xxx％。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的xxx％合格率應(yīng)達(dá)到x％。具體檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體有劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有錯(cuò)的，應(yīng)及時(shí)將錯(cuò)誤信息反饋部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。
2．電子文件保管
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對(duì)濕度選定范圍：xx％—xx％。
�。�3）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。
3．電子文件抽樣檢查
每滿(mǎn)xx年，對(duì)電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿(mǎn)xx年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于xxx％，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。定期檢驗(yàn)結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
4．電子文件的利用
利用時(shí)使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5．電子文件的銷(xiāo)毀
電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第五條附則
本辦法經(jīng)xxx核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。
本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。
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