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基本建設(shè)類檔案管理辦法
管理辦法是一種管理規(guī)定，通常用來約束和規(guī)范市場(chǎng)行為、特殊活動(dòng)的一種規(guī)章制度。以下是小編幫大家整理的基本建設(shè)類檔案管理辦法，僅供參考，大家一起來看看吧。
基本建設(shè)類檔案管理辦法
為了提高xx師范大學(xué)附屬中學(xué)基本建設(shè)類檔案（以下簡(jiǎn)稱基建檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)工作中的作用，依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，制定本管理方法。
一、基建檔案歸檔和不歸檔范圍
凡在基本建設(shè)管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表等文件材料，均屬基建檔案。
�。ㄒ唬w檔范圍
1.歸檔的基建管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。
2.歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并具有成套性。
3.歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)：項(xiàng)目工程可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和全套圖紙、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見附表。
（二）不歸檔的范圍
1.上級(jí)關(guān)于基建工作普發(fā)、不辦的文件材料。
2.正式施工前的草圖、未定型圖紙。
3.重份文件和重份圖紙。
4.無查考價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。
二、基建檔案工作崗位責(zé)任制
�。ㄒ唬┗ü芾聿块T領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.制定和健全基建檔案工作管理制度，并將其納入日常管理工作之中，監(jiān)督有關(guān)部門執(zhí)行。
2.加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.負(fù)責(zé)組織基建項(xiàng)目形成的應(yīng)歸檔的文件材料的整理歸檔工作。
4.指導(dǎo)基建檔案的鑒定工作。
5.指導(dǎo)本部門兼職檔案人員的工作，關(guān)心其工作條件的改善和工作質(zhì)量的提高。
（二）基建管理部門兼職檔案人員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交基建檔案。
三、基建文件材料的歸檔流程
�。ㄒ唬┬纬膳c積累
1.基建部門接到基建項(xiàng)目后，于項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。
2.所收集的工程資料必須真實(shí)有效，各種簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡工整，圖象清晰符合標(biāo)準(zhǔn)。
�。ǘ┱矸椒�
1.裝訂
歸檔文件材料按件裝訂，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；圖紙可以一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件或單張為一件，藍(lán)圖大于檔案盒的，以手風(fēng)琴式折疊成A4紙型的規(guī)格；成冊(cè)材料為自然件，使用不銹鋼釘或線裝訂。對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2.分類
分類方案：分年度──分二級(jí)類目──分保管期限
�。�1）分年度
綜合管理的文件材料歸入其形成年度；項(xiàng)目的全套文件材料歸入其竣工年度。
�。�2）分二級(jí)類目（分問題）
在每個(gè)年度下按問題分類，一級(jí)類目是基建檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為“JJ”。基建檔案劃分至二級(jí)類目，即分為綜合管理和按單項(xiàng)工程設(shè)置類目，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類目名稱 標(biāo)識(shí)代號(hào)
綜合管理 JJ11
單項(xiàng)工程 JJ12
單項(xiàng)工程從JJ12開始編制二級(jí)類目，1個(gè)單項(xiàng)工程為1個(gè)二級(jí)類目。在歸檔年度內(nèi)第1個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為 “JJ12”、第2個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為“JJ13”、 第3個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)置為“JJ14”，以此類推，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。
（3）分保管期限
基建文件材料在二級(jí)類目?jī)?nèi)劃分保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久標(biāo)識(shí)為“Y”，長(zhǎng)期標(biāo)識(shí)為“C”，短期標(biāo)識(shí)為“D”，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料在二級(jí)類目下同一保管期限內(nèi)排列。項(xiàng)目中的報(bào)建圖、用地通知書、建設(shè)規(guī)劃許可證等管理性文件排列在項(xiàng)目材料的前面；圖紙按圖的類別序號(hào)排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工竣工圖、結(jié)構(gòu)施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。
4.編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：
歸檔文件目錄
20xx-JJ11-C
件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項(xiàng)填寫要求如下：
件號(hào)：填寫檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；
日期：文件材料形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體件的最后一頁的右上角標(biāo)注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件材料需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7.備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料后，并填寫表內(nèi)項(xiàng)目?jī)?nèi)容：
�。�1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；
�。�3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
�。�4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
綜合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和積累部門初步整理后送檔案室整理歸檔；單項(xiàng)工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。檔案室于六月底前全部整理歸檔和制作全引目錄。
基本建設(shè)類檔案管理辦法
一、檔案管理內(nèi)容
1、建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成（投入使用）過程中形成的應(yīng)予歸檔、保存的檔案資料。包括基本建設(shè)項(xiàng)目的醞釀提出、調(diào)研論證、可行性研究、評(píng)估決策、規(guī)劃勘測(cè)、設(shè)計(jì)施工、調(diào)試驗(yàn)收、竣工交接各階段所形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等資料。
2、 建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料收集、整理、審查工作要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。建設(shè)檔案范圍應(yīng)包括自立項(xiàng)相關(guān)文件至所有工程保修期滿相關(guān)質(zhì)保證明文件的全部相關(guān)文件。
3、建設(shè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為各自項(xiàng)目有關(guān)檔案資料第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)收集、整理，整理確認(rèn)后移交給基建處綜合科檔案管理人員。
4、建設(shè)單位、工程總承包單位（施工單位）、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、保管和交接工作。各項(xiàng)目竣工資料整理完成后交基建處綜合科檔案管理人員清點(diǎn)無誤后，交學(xué)校檔案館保存。需交城市檔案館存檔資料由施工單位提交，存檔證明材料交學(xué)校保存。
5、工程總承包單位（施工單位）、監(jiān)理單位必須配備檔案資料管理員，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。
6、歸檔的文件材料要格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰、圖面整潔，不得用易褪色的材料書寫、繪制。歸檔的底圖格式需按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成，規(guī)格必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。
7、在工程承包合同簽訂時(shí)，應(yīng)對(duì)竣工資料及竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定，施工單位不按時(shí)提交合格竣工資料和竣工圖的，視為未完成施工任務(wù)并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。
8、工程竣工驗(yàn)收前由監(jiān)理單位主持，其它部門配合組織檢查竣工圖的質(zhì)量。
9、工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)、提交竣工結(jié)算前，移交工程檔案資料（付款前移交審計(jì)報(bào)告），否則，竣工結(jié)算不予接受。工程竣工驗(yàn)收合格后，監(jiān)理單位移交監(jiān)理全部資料文件，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收簽字后，支付剩余監(jiān)理費(fèi)。
10、 檔案管理員根據(jù)基建檔案的立卷要求和整理方法，進(jìn)行立卷歸檔和整理工作，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，積極做好向?qū)W校檔案館移交檔案的工作。
11、借閱有關(guān)檔案資料必須登記，重要資料的借閱須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，注明借閱時(shí)間，按時(shí)返還。
12、檔案管理人員要積極熱情，有較強(qiáng)的責(zé)任心，工作要認(rèn)真、細(xì)致，保證檔案整潔、衛(wèi)生，做好保密和消防等工作，嚴(yán)格檔案的驗(yàn)收和移交手續(xù)。
13、前期可研、勘察、規(guī)劃施工許可、土地證明、設(shè)計(jì)等資料由相關(guān)負(fù)責(zé)人員辦理后移交至基建處綜合科檔案管理人員，由檔案管理人員負(fù)責(zé)移交學(xué)校檔案館。
14、專業(yè)分包隊(duì)伍檔案移交至總包單位，作為總包單位資料的一部分經(jīng)總包審核后一并進(jìn)行移交。
二、檔案交接流程
基建處檔案管理由綜合科負(fù)責(zé)，施工單位（或監(jiān)理單位）將相關(guān)施工檔案按照規(guī)定整理成冊(cè)，檔案共需準(zhǔn)備三套，如需交濟(jì)南市檔案館備案，需將備案接收證明等資料交基建處綜合科檔案管理人員備存；剩余兩套交學(xué)校檔案館和基建處綜合科備存，并由基建處開具接受證明。
三、所需上報(bào)檔案資料
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1、合同、補(bǔ)充協(xié)議
2、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書
3、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、簽證、竣工圖紙
4、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告
5、材料認(rèn)價(jià)單
6、水電結(jié)清證明
7、施工階段質(zhì)量驗(yàn)收記錄
8、施工試驗(yàn)檢驗(yàn)資料
9、原材料、產(chǎn)品、設(shè)備等材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)及合格證明資料
10、施工過程控制資料
11、結(jié)算審計(jì)報(bào)告
（二）監(jiān)理單位
1、合同、補(bǔ)充協(xié)議
2、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書
3、監(jiān)理工程師施工日志
4、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則
5、工地例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知及回復(fù)
6、監(jiān)理過程控制資料
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