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前臺工作重點

時間:2024-07-11 15:20:33 管理制度 我要投稿
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前臺工作重點

前臺、文秘工作要點:工作繁雜,需認真仔細。

一.電話:

前臺工作重點

1.須在電話鈴響三聲內(nèi)接起。

2.使用標準用語,“您好”“請稍等”“對不起,他現(xiàn)在不在”“我能否留下您的聯(lián)系方式”等。

3.如有需領(lǐng)導接聽的電話,需提前問清楚對方情況。一般情況下,不允許將電話直接轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理室。如確實有問題,可轉(zhuǎn)到辦公室請相關(guān)負責人接聽。

4.不允許向任何人透露總經(jīng)理的任何聯(lián)系方式,如對方有急事,可記下對方聯(lián)系方式然后通知總經(jīng)理。

5.接電話時,對拿不準的事情,不可亂說,可先記下對方聯(lián)系方式,以便相關(guān)人員回復(fù)。不能隨便向?qū)Ψ酵嘎豆厩闆r,包括電話、地址等。

6.接電話時,需準確轉(zhuǎn)接到接聽人分機;如接聽人不在,最好能記下對方聯(lián)系方式,或有什么事情,以便及時通知相關(guān)負責人。

二.傳真:

1.發(fā)傳真前,須認真填寫傳真頭,仔細檢查,以免出錯。

2.發(fā)后傳真后,須以電話及其它方式進行確認!

3.收到傳真后,及時轉(zhuǎn)交收件人,并復(fù)印存檔。

4.做好詳細的傳真記錄。

三.電子文件:

1.每天上、中、下午自覺檢查公司郵箱,及時發(fā)現(xiàn)新郵件,轉(zhuǎn)接接收人。

2.及時下載、打印、保存公司電子文件。

3.及時清理信箱,以免占用空間。

4.不允許用公司信箱發(fā)收個人信件。

四.日常事務(wù):

1.負責公司員工外出旅店、火車(飛機)票等的預(yù)定及確認。

2.負責員工工作餐的預(yù)定。

3.負責每天日常事務(wù)的詳細記錄。

4.負責來訪客人的接待(注意來訪者身份、意圖;推銷人員不予接待)。

5.負責公司快遞等事務(wù)的處理。

6.管理好前臺衛(wèi)生。

7.日常文件處理,需用公司文案統(tǒng)一格式。

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