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淺析如何做好辦公室文秘工作
辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門(mén)、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失，也就是說(shuō)，辦公室工作開(kāi)展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開(kāi)展和各項(xiàng)工作任務(wù)的完成。
秘書(shū)是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書(shū)人員起著關(guān)鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個(gè)人認(rèn)為秘書(shū)人員必須做到以下幾方面：
一、秘書(shū)工作人員必須具備的素質(zhì)和修養(yǎng)
第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書(shū)工作有很強(qiáng)的政治性，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，有時(shí)代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人撰文，談話(huà)、處理問(wèn)題，因而要求有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)。
第二，良好的個(gè)人品行。“忠誠(chéng)老實(shí)，事實(shí)求是”這八個(gè)字，應(yīng)該是一切秘書(shū)的座右銘。作為秘書(shū)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)組織、對(duì)上級(jí)、對(duì)同志必須忠誠(chéng)，不懷二心。鑒于秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，“求實(shí)”二字尤為重要，有須強(qiáng)調(diào)。因?yàn)槊貢?shū)言行的真假虛實(shí)，不僅是秘書(shū)個(gè)人問(wèn)題，而且會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的行為，關(guān)系至大。
第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂(lè)業(yè)的精神。做事要專(zhuān)心致志，聚精會(huì)神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責(zé)任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔(dān)任務(wù)，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實(shí)，既要有雷厲風(fēng)行、講究效率的干練作風(fēng)，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，既不專(zhuān)擅，又不推諉，既尊重領(lǐng)導(dǎo)，又不盲從。
第四，良好的文化知識(shí)素養(yǎng)。要有專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí)，干一行，懂一行。要有多種輔助知識(shí)，如社會(huì)知識(shí)、自然知識(shí)、科技知識(shí)、國(guó)際常識(shí)等。
二、要熟悉機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作的基本情況
機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)的工作基本情況，包括黨政各級(jí)機(jī)關(guān)的職能范圍、專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，本機(jī)關(guān)的結(jié)構(gòu)、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開(kāi)展各項(xiàng)工作，促進(jìn)辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運(yùn)轉(zhuǎn)。
三、做好文字起草和信息收集工作
文秘寫(xiě)作重在實(shí)用，只求格式、文種規(guī)范，內(nèi)容表述簡(jiǎn)明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實(shí)，或主觀(guān)主義想當(dāng)然，情況不明決心大，心中無(wú)數(shù)點(diǎn)子多。在撰寫(xiě)文稿前，文秘人員一定要做到“兩個(gè)吃透”，既又“吃透”中央和上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門(mén)、本單位的實(shí)際情況。總之，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫(xiě)出簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容充實(shí)、意見(jiàn)具體、措施有方的文字材料。
信息即苗頭性，動(dòng)態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時(shí)刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過(guò)調(diào)查研究，報(bào)刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關(guān)的信息，只有平時(shí)多留心，常細(xì)心，多用心，就會(huì)做到“心中有數(shù)，胸有成竹”，就能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供動(dòng)向。
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