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高校財(cái)務(wù)管理信息化與流程研究論文
摘要：從業(yè)務(wù)流程角度出發(fā)，考察高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，再將信息化與流程再造結(jié)合起來，給出解決問題的辦法。介紹了高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)階段模型。對流程再造理論的核心思想和原則進(jìn)行介紹，探討了將流程再造應(yīng)用于高校管理中的原因、方式和內(nèi)容。分析了流程再造和信息化之間的關(guān)系，流程再造在信息化建設(shè)各階段中的地位和作用，以及流程再造和信息化對組織的結(jié)構(gòu)、文化和人力資源構(gòu)成帶來的影響。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)；管理；信息化；流程再造
一、我國高校財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展階段理論
信息化本身是一個動態(tài)發(fā)展的過程。具體到高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，同樣有其自身發(fā)展規(guī)律可循。研究高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的發(fā)展階段理論，有助于高校認(rèn)清自身信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和所處階段，為未來的發(fā)展指明方向。
1、諾蘭信息化發(fā)展階段模型
諾蘭模型是為信息系統(tǒng)規(guī)劃所制定的框架，它闡明了信息系統(tǒng)的成長曲線是S型曲線，并提出了信息系統(tǒng)成長的六個階段。即初始階段、傳播階段、控制階段、集成階段、數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段。在初始階段，組織中開發(fā)了應(yīng)用于某個具體功能的應(yīng)用程序，各部門逐步應(yīng)用了針對本部門工作的管理軟件來降低成本。在傳播階段，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，信息化對辦公方式的改變被越來越多人接受。管理者也開始關(guān)注信息化帶來的經(jīng)濟(jì)效益。在控制階段，“控制”成為一種需求，管理者和各部門用戶共同規(guī)劃組織信息化的發(fā)展，對信息系統(tǒng)進(jìn)行集中控制。在集成階段，經(jīng)過前三個階段的發(fā)展，組織內(nèi)各部門都有了各自獨(dú)立的管理系統(tǒng)。在這一階段，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，分散獨(dú)立的管理系統(tǒng)被整合為一體化的解決方案。在數(shù)據(jù)管理階段，建立數(shù)據(jù)管理體系和數(shù)據(jù)通用標(biāo)準(zhǔn)，對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和應(yīng)用。管理者對組織中的信息化建設(shè)進(jìn)行全面評估和規(guī)劃。最后，在成熟階段，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，更有效的利用數(shù)據(jù)資源，提升組織的競爭力[1]。
2、我國高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)階段模型
諾蘭模型的正確性和預(yù)見性后來被全球很多企業(yè)的信息化建設(shè)過程所證實(shí)，該理論已經(jīng)成為描述企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展階段的工具。高等學(xué)校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是教育信息化的一部分，必然遵循一定的發(fā)展規(guī)律，呈現(xiàn)諾蘭模型中描述的階段性特征[2]。同時，由于諾蘭模型提出的時間和背景與我國高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的環(huán)境相比較，發(fā)生了很大變化。因此，應(yīng)該在結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理信息化自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上借鑒諾蘭模型，找到適合高校財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展階段劃分方法，并對各發(fā)展階段的目標(biāo)、內(nèi)容和可能出現(xiàn)問題做出相應(yīng)的規(guī)劃。首先，要對高校的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要管理者站在全校的高度進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃作為支撐，信息化建設(shè)難以取得成功。其次，高校的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)具有階段性，各發(fā)展階段具有自己的內(nèi)容和特點(diǎn)，并未作為進(jìn)入下一階段的基礎(chǔ)，循序漸進(jìn)，不能片面追求發(fā)展速度。第三，高校應(yīng)當(dāng)對自身進(jìn)行合理的定位，認(rèn)清本校所處的發(fā)展階段，這樣才能使信息化建設(shè)更加合理更符合本校的實(shí)際需要。綜上所述，以諾蘭階段模型作為理論基礎(chǔ)，結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的實(shí)際，本文將高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)劃分為三個階段，即單項(xiàng)業(yè)務(wù)引人階段、各部門系統(tǒng)化集成階段和學(xué)校整體系統(tǒng)化集成階段[3]。單項(xiàng)業(yè)務(wù)引人階段，對應(yīng)諾蘭模型中的初始階段和傳播階段，為高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。隨著個人電腦和網(wǎng)絡(luò)的普及，特別是微軟Office系列應(yīng)用軟件的使用，高校中的財(cái)務(wù)管理人員也逐步把手工完成的工作用信息化的方式來完成，特別是重復(fù)性強(qiáng)、相對獨(dú)立并且易于實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部主導(dǎo)完成，為后兩個階段的發(fā)展打下基礎(chǔ)。各部門系統(tǒng)化集成階段，對應(yīng)諾蘭模型中的控制階段和集中階段，起著承上啟下的作用。在上一階段中，信息化給工作帶來的變革，工作效率得到了提升，信息化的理念逐步深入人心。同時上一階段中存在的問題也顯露出來，設(shè)計(jì)和開發(fā)時缺乏前瞻性、專業(yè)性的管理軟件不能適應(yīng)工作中新的變化和需要。在高校擴(kuò)大規(guī)模、財(cái)務(wù)部門工作量增加的情況下，各自獨(dú)立的管理軟件數(shù)據(jù)冗余、準(zhǔn)確性差的弊端更加凸顯。為了解決以上問題，在這一階段中，如何將分散在各工作崗位或工作流程中獨(dú)立的管理軟件進(jìn)行集成和整合，形成財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，是高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的主要方向。為了實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，需要對財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)的分析和梳理，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，使工作效率進(jìn)一步提高。這一階段對財(cái)務(wù)人員信息化素質(zhì)水平更加重視，高校普遍建立信息中心等部門對本校的信息化建設(shè)提供支持。學(xué)校整體系統(tǒng)化集成階段，對應(yīng)諾蘭模型中的數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段，是高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的最高階段。在這個階段中，高校將站在更高的層次統(tǒng)一規(guī)劃包括財(cái)務(wù)管理在內(nèi)的全校的信息化建設(shè)，建立校級的信息化工作指導(dǎo)小組或者CIO機(jī)制。面對上一階段產(chǎn)生的信息孤島現(xiàn)象，從認(rèn)真研究高校教學(xué)、管理的業(yè)務(wù)流程和服務(wù)對象入手，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)流程中各部門之間的關(guān)系，建立健全相應(yīng)政策和規(guī)定，應(yīng)用新的信息化技術(shù)手段，統(tǒng)一制定數(shù)據(jù)格式和各管理系統(tǒng)之間的接口，使信息能夠在各部門之間充分流通和共享。最終實(shí)現(xiàn)高校信息化的目標(biāo)，使高校教學(xué)、科研和管理現(xiàn)代化、規(guī)范化，為廣大高校師生服務(wù)。
二、流程再造理論在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
1、流程再造理論簡介
企業(yè)流程再造(BusinessProcessReengineering)，簡稱BPR，哈默和錢皮在《改造企業(yè)——再生策略的藍(lán)本》一書中對流程再造的定義是：“業(yè)務(wù)流程再造就是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，從而獲得可以用諸如成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的業(yè)績來衡量的戲劇性的成就”。（1）流程再造的核心思想流程再造的核心思想是打破企業(yè)按職能設(shè)置部門的管理方式，代之以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計(jì)企業(yè)管理過程，從整體上認(rèn)識企業(yè)的作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，而不是個別最優(yōu)。傳統(tǒng)的層級制管理機(jī)制是各職能部門層層分工形成的“金字塔”型組織結(jié)構(gòu)，整個業(yè)務(wù)流程被分解開由各部門分別完成，關(guān)注的是職能管理和職能部門的精細(xì)化、專業(yè)化。用三角形來代表傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，組織中的絕大多數(shù)人位于三角形的下部，科層制的管理向上延伸。這種類型的組織往往由一系列“子組織”構(gòu)成。這些稱作職能部門的“子組織”由擁有專業(yè)技能的人員組成。流程再造的核心思想是把“流程”作為關(guān)注的重點(diǎn)。打破面向職能的科層制組織結(jié)構(gòu)和職能分工的界限。建立面向客戶、市場的業(yè)務(wù)流程體系，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾�，建立扁平化的流程型組織結(jié)構(gòu)。（2）流程再造的基本原則流程再造過程中需要堅(jiān)持的三個基本原則是：以流程為中心原則、以人為本的團(tuán)隊(duì)式管理原則和以顧客為導(dǎo)向原則。以流程為中心原則。指的是把原本層級組織結(jié)構(gòu)中以部門和分工為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為中心，堅(jiān)持以流程為向?qū)�，調(diào)整組織內(nèi)部部門的辦事方式和任務(wù)，協(xié)調(diào)處在業(yè)務(wù)流程中各部門之間的關(guān)系，使業(yè)務(wù)流程的方向直接指向顧客。以人為本的團(tuán)隊(duì)式管理原則。傳統(tǒng)的層級組織結(jié)構(gòu)中，管理的方向是垂直的，領(lǐng)導(dǎo)制定計(jì)劃、分配資源、安排下屬工作，下屬對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量按時完成工作，他們不關(guān)心其他個人和部門的工作，忽視整體的業(yè)務(wù)流程的完成情況。以顧客為導(dǎo)向原則。顧客是組織或企業(yè)業(yè)務(wù)流程的服務(wù)對象，業(yè)務(wù)流程為顧客創(chuàng)造價值。在流程再造過程中，應(yīng)當(dāng)以顧客的需要和訴求作為導(dǎo)向，從顧客的角度出發(fā)分析、設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，使之真正為顧客提供便捷、滿意的服務(wù)，為顧客創(chuàng)造價值[4]。流程再造的三個基本原則是相互依存互為前提的，在流程再造的實(shí)施過程中，需要以客戶為向?qū)硪?guī)劃流程，那么就需要打破原有的組織形式和管理方式，以流程為中心并且使用團(tuán)隊(duì)式的管理方式取而代之。
2、流程再造在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
高校的財(cái)務(wù)管理中存在諸多業(yè)務(wù)流程，離不開對流程的設(shè)計(jì)。把流程再造理論和高校財(cái)務(wù)管理結(jié)合起來，對提高我國高等教育質(zhì)量和提高高校財(cái)務(wù)管理水平具有十分重要的意義。把流程再造理論中以流程為中心的思想應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)管理，有助于我們發(fā)現(xiàn)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和不足，有針對性的進(jìn)行改造，以建立合理、高效的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理水平的提高。對現(xiàn)有流程改造的重點(diǎn)是增進(jìn)服務(wù)水平和提高工作效率，理順管理工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，減少非增值環(huán)節(jié)。具體來說就是用ESIA代表的四個字：清除(Eliminate)，簡化(Simply)，整合(Integrate)，自動化(Automate)[5]。清除，主要指清除業(yè)務(wù)流程中的非增值環(huán)節(jié)，重新審視和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是消除非增值活動。簡化，對流程進(jìn)行簡化。使業(yè)務(wù)流程科學(xué)合理。整合，將業(yè)務(wù)流程中原本分散在不同部門、由不同員工完成的工作，通過流程的合理設(shè)計(jì)，整合為單個部門、單個人員或者以團(tuán)隊(duì)的方式來完成。自動化，體現(xiàn)出信息技術(shù)在流程再造中的重要地位。在業(yè)務(wù)流程的改造中充分運(yùn)用信息技術(shù)，使財(cái)務(wù)管理人員從大量繁雜數(shù)據(jù)的桎梏中解脫出來，并確保數(shù)據(jù)的完整性和正確率。建立團(tuán)結(jié)協(xié)作高效的管理團(tuán)隊(duì)。流程再造理論中的另一個重要原則是建立以人為本的團(tuán)隊(duì)管理模式。我國高校目前普遍存在的以職能為中心的科層制組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能很好的適應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的需要。近年來，我國各高校都準(zhǔn)備進(jìn)行或者正在進(jìn)行內(nèi)部管理體制和運(yùn)行機(jī)制改革，如管理機(jī)構(gòu)大部制改革、二級學(xué)院制改革等，這些改革降低了組織的管理層次，增加了管理圍度，使組織扁平化。各職能處室的管理邊界變得模糊，加強(qiáng)了各部門之間的溝通。決策權(quán)的下放，增強(qiáng)了管理人員的責(zé)任意識。這些改變都迎合了高效業(yè)務(wù)流程再造的需要，把流程再造理論和高校管理體制改革結(jié)合起來，才能更好的促進(jìn)學(xué)校的改革發(fā)展，使改革的成效發(fā)揮出來。關(guān)注于流程的管理團(tuán)隊(duì)必須是一個學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)。流程管理使工作中各部門間的交流和溝通增多，對流程負(fù)責(zé)的整個團(tuán)隊(duì)需要對工作進(jìn)行整體的了解，這就促使員工加強(qiáng)學(xué)習(xí)新的知識和技能。革新高校管理理念，增強(qiáng)服務(wù)意識。我國高校的管理體制長久以來參考了政府管理體制的模式，由此帶來“官本位”思想盛行，高校行政權(quán)利泛化等弊端。同時，高校所處的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，高等教育已經(jīng)從以往的“精英化”轉(zhuǎn)變?yōu)椤按蟊娀�，高校教育資源的配置方式也從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)模式，高校之間的競爭越來越激烈，陳舊的高校管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。以顧客為導(dǎo)向是流程再造理論的核心原則。滿足客戶的需求、為客戶創(chuàng)造價值是業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。高校財(cái)務(wù)管理面對的“顧客”最主要的組成部分是學(xué)生和廣大教職員工�！邦櫩汀钡陌l(fā)展是高校發(fā)展的前提，“顧客”對服務(wù)的滿意程度是衡量高校管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。重新審視高校管理所面對的顧客群體，從滿足他們的需要，為他們創(chuàng)造價值，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的角度出發(fā)，是轉(zhuǎn)變高校管理理念的一條有效途徑。
高校財(cái)務(wù)管理信息化和流程再造是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系。流程再造是一種管理思想，它能夠使高校財(cái)務(wù)管理在業(yè)務(wù)運(yùn)行和團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面發(fā)生根本的變革，這些改變正與信息化建設(shè)現(xiàn)階段的發(fā)展需要相契合。信息化的發(fā)展又為流程再造提供了動力和技術(shù)支持，成為流程再造取得成功的保障。高校的管理者需要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)，實(shí)施對學(xué)校整體的信息化集成。而集成的依據(jù)應(yīng)當(dāng)以工作流程為重點(diǎn)，因?yàn)楣芾砉ぷ魍ㄟ^業(yè)務(wù)流程得以實(shí)現(xiàn)，正是業(yè)務(wù)流程中的一系列活動將各部門、管理人員和顧客聯(lián)系起來，組織在業(yè)務(wù)流程中為顧客創(chuàng)造價值。高校財(cái)務(wù)管理信息化和流程再造理論的結(jié)合對高校管理部門的組織結(jié)構(gòu)、管理文化和管理人員團(tuán)隊(duì)都提出了更高的要求，這些都需要把流程再造和信息化建設(shè)結(jié)合起來，以使高校信息化建設(shè)的功能和優(yōu)勢得到充分的發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)
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